Dostosowanie powierzchni biurowych do potrzeb najemców z sektora publicznego jest z perspektywy firm deweloperskich zadaniem dość trudnym. Wynika to z jednej strony ze specyfiki pracy oraz wymagań w zakresie lokalizacji danego urzędu – większość urzędów musi znajdować się w ścisłym centrum miasta. A z drugiej ze środków budżetowych, którymi dana jednostka dysponuje. Ponadto podmioty z sektora publicznego oczekują zamkniętych oraz wydzielonych gabinetów, które pozwolą na sprawne funkcjonowanie wszystkich działów organizacji. Najemcy instytucjonalni mają zupełnie inne wymagania co do standardu powierzchni, z roku na rok są one coraz wyższe. Wiedzą jednak, że przy określonym budżecie muszą wyważyć swoje wymagania. Ich specyfika polega przede wszystkim na dużo większej trosce dotyczącej przestrzegania zasad BHP i wszystkich norm pracowniczych – mówi Mateusz Strzelecki, Senior Associate z firmy Walter Herz.
Kolejną istotną kwestią jest specyficzny proces wyboru nieruchomości, negocjacji warunków umowy najmu oraz jej zawarcia. Zazwyczaj przeprowadzany jest w inny sposób niż w przypadku firm z sektora prywatnego. Aby pozyskać najemcę z segmentu publicznego, inwestor w pierwszej kolejności musi spełnić szereg wymagań specyficznych dla tego typu jednostek.
Skomplikowany proces?
Zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym poszczególne etapy postępowania w zakresie wynajmu powierzchni biurowej są do siebie podobne. W obu przypadkach proces ten zaczyna się od złożenia oferty, po której następują negocjacje, ustalenie warunków i w dalszej kolejności podpisanie umowy, a także oddanie wynajętej przestrzeni. Nie można jednak ustalić jednego schematu postępowania – ten bowiem zależy od wielu czynników. Jeżeli firmy oferujące powierzchnie najmu reprezentowane są przez organizacje doradcze, to w dużym stopniu proces komercjalizacji będzie przebiegał zgodnie ze standardami przyjętymi przez te podmioty.
Przemysław Jankowski, reprezentujący Satoria Group zdradza, że proces ten przebiega następująco: przed przystąpieniem do ofertowania budynku dla danej instytucji analizujemy obecne umowy najmu w budynku biurowym pod kątem ich wypowiedzenia i możliwości zapewnienia naszym klientom na zasadzie relokacji miejsca w innych naszych obiektach. Następnie negocjujemy warunki umowy i dostosowania powierzchni pod oczekiwania urzędu. Po zaakceptowaniu wszystkich warunków przez obie strony przystępujemy do wypowiedzeń umów oraz relokacji, następnie projektowania i remontu powierzchni. Ostatnim etapem są odbiory i przekazanie budynku dla najemcy. Jeśli chodzi zaś o komercjalizację budynku w trakcie trwania najmu, z reguły instytucje państwowe wynajmują od nas całe budynki, stąd nie ma problemu współużytkowania powierzchni z innymi najemcami.
Specyfika klienta z sektora publicznego wymaga również innych zasad w zakresie kontaktu w procesie transakcyjnym niż ma to miejsce w przypadku firm prywatnych. Spotkania przeprowadzane są w sposób bardziej formalny oraz udokumentowane notami służbowymi. Rola agencji, która specjalizuje się w kontakcie z urzędami, powinna być bardzo profesjonalna i często formalna. Instytucje cenią sobie bezpośredni kontakt i niezwykle istotnym jest jasne i klarowne kształtowanie kolejnych etapów negocjacji – komentuje Mateusz Strzelecki. Częstą sytuacją jest to, iż poszczególni agenci nawiązują dobre relacje z osobami, które są odpowiedzialne za znajdowanie nowych lokalizacji ze strony urzędów państwowych. Wynika to z niskiej rotacji pracowników na tego typu stanowiskach. W rezultacie kontakt, a w ostateczności także zawarcie umowy, jest znacznie ułatwiony.
Sam kontrakt dotyczący wynajmu podpisywany jest zazwyczaj na okres pięciu lat z możliwością przedłużenia o kolejne pięć. Nierzadko instytucje pytają o możliwość zakupu budynku po okresie najmu, jednak dla właściciela najlepszym okresem najmu jest umowa 10-letnia – dodaje Mateusz Strzelecki. Należy także podkreślić, iż instytucje państwowe są bardziej wiarygodnymi najemcami pod względem przejrzystości finansowej i wpłat czynszu niż firmy prywatne. Są to klienci, którzy realizują i wywiązują się w pełni ze wszystkich podpisanych postanowień umowy najmu. Każdy punkt umowy jest istotny i obie strony muszą bardzo uważnie i precyzyjnie formułować jej zapisy – podkreśla ekspert z firmy Walter Herz.
Biura na miarę potrzeb sektora publicznego
Przykładem obiektów biurowych, w których powierzchnie wynajęły instytucje państwowe, są biurowce zlokalizowane przy ul. Erazma Ciołka w Warszawie, należące do spółki Satoria Group. Swoje siedziby mają tam m.in. Izba Celna i Prokuratora Rejonowa. Jak podkreśla Przemysław Jankowski, podmioty te zdecydowały się na wynajem powierzchni w tych budynkach z powodu nie tylko dobrej lokalizacji, ale także odpowiedniego układu pomieszczeń i solidnej konstrukcji obiektów. Podobnie jak w przypadku najemcy komercyjnego, tutaj także kluczowym czynnikiem jest dostępność parkingu dla pracowników oraz interesantów załatwiających swoje sprawy w instytucjach publicznych. Odpowiednia liczba miejsc parkingowych to główne wymogi przystąpienia do przetargu. Dodatkowo wymieniłbym pomieszczenia socjalne oraz toalety. Liczba tych pomieszczeń musi być zgodna z przepisami dotyczącymi odpowiedniej liczby pracowników przebywających na piętrze czy w budynku – mówi Przemysław Jankowski. Prysznice i szatnie to dla przykładu dodatkowe oczekiwania Izby Celnej. Jeśli chodzi zaś o wejścia do budynku, to tu zwracana jest uwaga na dużą recepcję z miejscem dla ochrony, bramki wejściowe tylko z możliwością wejścia na kartę dostępu. Przestrzeń w budynku ma być jasna i tak zaprojektowana, aby można było ją maksymalnie wykorzystać. Pokoje socjalne, magazyny, pokoje drukowania dokumentów, serwerownie oraz salki konferencyjne to wymogi podstawowe instytucji publicznych– dodaje Kierownik ds. Nieruchomości z Satoria Group.
Specyficzne wymagania instytucji z sektora publicznego w stosunku do powierzchni biurowych sprawiają, że znalezienie odpowiedniej inwestycji może być trudniejsze niż w przypadku najemców z sektora prywatnego. Niemniej jednak takie powierzchnie dostępne są w ofercie rynkowej, a dodatkowo potrzebom tej grupy najemców odpowiadają także inwestycje obecnie realizowane. Przykładem tego typu obiektu jest biurowiec C12A, który zostanie oddany do użytku na przełomie III i IV kwartału 2017 r. Dzięki regularnemu układowi piętra umożliwi on zarówno podział na liczne gabinety, jak i stworzenie dużych powierzchni open space. W rezultacie będzie istniała możliwość dostosowania powierzchni także do wymagań instytucji publicznych.
Najemcy z sektora publicznego są z pewnością bardziej wymagającymi klientami niż firmy prywatne ze względu na specyfikę pracy tej grupy, która jest regulowana ściśle określonymi przepisami. W efekcie inwestor biurowca, a także agencja, która odpowiedzialna jest za wynajem powierzchni muszą sprostać wielu wymaganiom stawianym przez te instytucje. Jednak pozyskanie tego typu najemcy może przyczynić się m.in. do wzrostu zainteresowania danym biurowcem wśród innych podmiotów publicznych.