Jestem najemcą, wynajmuję powierzchnię biurową i sam jestem odpowiedzialny za jej wykończenie i aranżację. Rozważam dwie możliwości: szukam konkretnych produktów i wykonawców na „własną rękę” lub polecam zadanie wyspecjalizowanej firmie. Która opcja będzie dla mnie bardziej korzystna?
Tomasz Frąckiewicz:To duże wyzwanie stojące przed najemcą. Jedynym dobrym rozwiązaniem jest znalezienie doświadczonej firmy z szerokimi kompetencjami. Wariant z własną koordynacją całego procesu realizacji aranżacji jest możliwy tylko dla najemców, którzy maja w swoich szeregach specjalistów lub maja zasobne portfele.
Dlaczego urządzanie biur jest trudniejsze od urządzania powierzchni domowych?
Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że biura są powierzchniami publicznymi, a to oznacza, że muszą odpowiadać pewnym przepisom prawnym. Ich funkcjonalność jest również uzależniona od możliwości, jakie daje sam budynek, a jednocześnie od ograniczeń, które posiada. Z tych przyczyn skorzystanie z wiedzy osób odpowiednio do tego przygotowanych okazuje się absolutnie niezbędne. To właśnie po stronie wyspecjalizowanej firmy leży określenie możliwości, jakie dana przestrzeń daje, i zaproponowanie takiego rozwiązania funkcjonalnego, które będzie odpowiadało potrzebom najemcy, a przede wszystkim będzie zgodne z przepisami jak również z budżetem klienta.
Decyduję się więc na specjalistyczną firmę. Proszę powiedzieć, jakie prace wchodzą w zakres działania specjalistycznych firm świadczących usługi na tej płaszczyźnie? Na jakie etapy można je podzielić?
Współpraca ta zaczyna się tak naprawdę w momencie pierwszego spotkania z najemcą i określenia jego potrzeb. Warto podkreślić, że nie wygląda ono zawsze tak samo. W niektórych przypadkach wystarczy spotkanie office menagera bądź innej osoby dysponującej ogólnymi informacjami o potrzebach najemcy z architektem reprezentującym wyspecjalizowaną w aranżacji powierzchni biurowej firmę. Zdarzają się też sytuacje, przede wszystkim dotyczy to większych najemców, w których niezbędnym okazuje się przeprowadzenie due diligence, czyli badań określających rzeczywiste potrzeby. Bo, jak pokazuje życie, nie zawsze najemca jest je w stanie jasno sprecyzować. Wśród informacji, jakie na tym etapie musi pozyskać firma zajmująca się wykończeniem powierzchni biurowej, są dane na temat tego, ile osób będzie przebywało w biurze, czy to będą stali pracownicy, czy będą odbywać wspólne spotkania, czy komunikacja między nimi musi być ścisła itp. Dopiero zebranie szczegółowych informacji umożliwi zaproponowanie konkretnych rozwiązań funkcjonalnych na potrzeby biura. Istotne są tu także kwestie estetyczne. Podczas spotkania architekt stara się zrozumieć najemcę, wyciągnąć tzw. źródła inspiracji, które zostaną wykorzystane podczas wyboru kolorystyki czy rozwiązań materiałowych i funkcjonalnych dla danej powierzchni.
Dodatkowo profesjonalne firmy mają świadomość pracy ceną. Nie proponujemy klientowi rozwiązań, które są na wyrost. Staramy się „szyć na miarę”.
Współpraca najemcy z wyspecjalizowaną firmą zaczyna się więc od określenia potrzeb w drodze spotkań konsultacyjnych, rzadziej są to typowe badania na podstawie obserwacji istniejącej powierzchni. Trzeba bowiem pamiętać, że najemca albo zmienia lokalizację, albo przebudowuje istniejące biuro, ponieważ czuje potrzebę zmian.
Najpierw firma, której powierzę wykończenie i aranżację powierzchni biurowej, sprecyzuje moje potrzeby, jak przebiegać będą kolejne etapy?
Po wstępnym określeniu potrzeb zazwyczaj następuje przygotowanie tzw. space planu, czyli wstępne zaaranżowanie powierzchni. Tak jak wcześniej wspominałem, oprócz oczekiwań klienta, architekt definiuje również między innymi wszystkie ograniczenia związane z bezpieczeństwem czy warunkami, na jakie dany obiekt pozwala. Mam na myśli drogi ewakuacji, maksymalne odległości od klatek schodowych, układy funkcjonalne, które w zależności od przepisów albo od warunków lokalnych danego obiektu, muszą być implementowane w taką aranżację. Po wstępnym określeniu potrzeb nastąpi wstępne przygotowanie aranżacji, która zobrazuje najemcy, jak może wyglądać jego biuro. Zazwyczaj w późniejszym etapie weryfikuje się wstępną aranżację poprzez kolejne rewizje. W zależności od najemcy już po jednej bądź dwóch rewizjach dokumentacji wstępnej udaje się znaleźć kompromis między możliwościami, oczekiwaniami i ograniczeniami, jakie stawia dana nieruchomość.
Wiele osób błędnie myśli, że rola firm realizujących powierzchnie biurowe ogranicza się tylko do wyposażenia biur, to jednak tak naprawdę ostatni etap prac. Proszę opowiedzieć o bardzo ważnych czynnościach, które wykona firma, a które po zakończeniu prac nie będą widoczne „gołym okiem”?
Już podczas określania potrzeb najemcy, możliwości i ograniczeń budynku doradca ma „z tyłu głowy” wszystkie instalacje techniczne budynku, takie jak wentylacja, klimatyzacja, wod-kan oraz instalacje bezpieczeństwa pożarowego (takie jak SAP, DSO i inne), a także w zależności od oczekiwań klienta – sieć strukturalną (IT oraz telekomunikacyjną) AV i inne. Wszystkie są także skrupulatnie analizowane i uwzględniane w projektach przestrzeni biurowej w późniejszym etapie. Nie można zapominać o tym, że aranżacja powierzchni biurowej niczym nie różni się od każdej innej inwestycji budowlanej. Tutaj mówimy o wszystkich obowiązkach, jakie nakłada Prawo budowlane. Niejednokrotnie wykończenie powierzchni biurowej wiąże się z koniecznością sporządzenia projektu budowlanego, zaprojektowania wszystkich niezbędnych instalacji, które poprawiają komfort użytkowników powierzchni. Firma świadcząca tego typu usługi z jednej strony musi uwzględnić przepisy, które nakładają pewne obowiązki na tego typu przestrzenie, a z drugiej oczekiwania klienta.
Jakie czynności wchodzą w zakres działań wyspecjalizowanej firmy i jakie są największe wyzwania podczas koordynacji wszystkich prac?
Realizacja powierzchni biurowej to skomplikowane i wielopłaszczyznowe zadanie, które wymaga skoordynowania ze sobą wielu branż. Najemca, decydując się na powierzenie wykonania powierzchni biurowej różnym podmiotom, na zasadzie: jedna firma zbuduje ściany działowe, druga położy wykładzinę, a trzecia powiesi lampy, bierze na siebie obowiązek koordynacji wszystkich prac. Jak wiemy, głównym zadaniem najemcy nie jest aranżacja własnej przestrzeni biurowej, to tylko działanie poboczne. Dlatego wielu klientom zależy na tym, aby realizacja nowej powierzchni biurowej nie zakłócała płynności ich podstawowych obowiązków. Z tych powodów decydują się na współpracę z wyspecjalizowaną firmą, która koordynację wszystkich prac bierze na siebie. Warto podkreślić, że przy tak krótkich terminach (w przypadku realizacji powierzchni biurowych są to najczęściej 2-3 miesiące) dużym wyzwaniem jest skoordynowanie wszystkich prac, aby zamówić potrzebne materiały w odpowiednim czasie i wreszcie, aby wykonać wszystkie prace instalacyjne w odpowiedniej kolejności i zrobić to zgodnie z prawem. Dodatkowo powierzchnia biurowa, którą zajmuje jeden najemca, sąsiaduje z powierzchniami zajmowanymi przez inne firmy, które swoje siedziby mają piętro niżej lub wyżej. Należy więc pamiętać o tym, że wszelkie działania związane z adaptacją wnętrza nie mogą zakłócić pracy sąsiadów. W związku z tym część z nich trzeba wykonywać w nocy – po godzinach pracy biurowca. Dodatkowo wszystkie prace wymagające ingerencji w instalacje bezpieczeństwa budynku jak również prace niebezpieczne pożarowo muszą być konsultowane ze służbami technicznymi budynku.
I wszystkie te czynności, a więc także kontakt ze strażą pożarną czy służbami technicznymi, wykona za najemcę wyspecjalizowana w aranżacji i wykończeniach powierzchni biurowych firma?
Tak. Taka firma weźmie na siebie kompleksowe zamierzenie budowlane. Jej działanie nie ogranicza się tylko do pomalowania ścian. Współpraca najemcy z taką firmą to proces, który zaczyna się podczas pierwszych spotkań z klientem, a kończy przekazaniem kluczy do gotowego pomieszczenia, które nie tylko spełnia oczekiwania najemcy, ale jest też bezpieczne i wykonane zgodnie z przepisami.
W chwili obecnej rynek należy do najemcy, czego zatem każdy najemca powinien wymagać od firmy, której powierza realizację powierzchni biurowej?
Najemca powinien wymagać przede wszystkim tego, aby doradca był podmiotem profesjonalnym. Odradzałbym współpracę z tzw. architektami wnętrz, którzy wiedzą jak ładnie powinno wyglądać biuro, mają poczucie estetyki, są w stanie zrozumieć gusta klienta, ale nie mają takiego zaplecza, którym dysponują wyspecjalizowane firmy. Posiadają one w swoich szeregach inspektorów nadzoru, projektantów, kierowników z uprawnieniami budowlanymi. Są kompleksowo przygotowane do tego, by wykonać usługę w sposób profesjonalny. Niejednokrotnie spotykaliśmy się z sytuacją, w której najemca przychodził do nas z aranżacją, z tzw. space planem przygotowanym wcześniej przez innego doradcę, który na pewnym etapie był mu w stanie pomóc. My zostaliśmy poproszeni wyłącznie o sporządzenie wyceny realizacji tych prac. Podczas weryfikacji, której zawsze dokonujemy, okazywało się, że przestrzeń biurowa była zaprojektowana niezgodnie z obowiązującymi przepisami, że zastosowano w niej zupełnie niefunkcjonalne rozwiązania. Projektując przestrzeń biurową, nie można zapominać o tym, że istnieją przepisy ograniczające np. liczbę osób, które mogą przebywać na stałe w jednym pomieszczeniu, określające, jaki powinien być dostęp światła dziennego do pomieszczeń, w których przebywają pracownicy itd. Jest szereg tego typu rzeczy – wszystkie z nich znane są wyspecjalizowanym firmom. Sugerowałbym też, aby najemca sprawdził profesjonalizm i referencje podmiotu, któremu powierza aranżację powierzchni biurowej.
Czy firmy specjalizujące się w aranżacji i realizacji powierzchni biurowych udzielają gwarancji? Jak kwestia ta wygląda w praktyce?
Współpraca firmy kompleksowo obsługującej najemcę w zakresie aranżacji powierzchni biurowej jest realizowana na podstawie umowy o roboty budowlane. W myśl Kodeksu cywilnego obowiązuje gwarancja, w zależności od potrzeb, na 24-36 miesięcy. Taka praca jest również objęta rękojmią. Co oznacza, że niczym nie różni od każdej innej inwestycji budowlanej. Zaletą takiego rozwiązania jest fakt, że klient na etapie realizacji i później w przyszłości ma jednego partnera. W przypadku zmian czy ewentualnych awarii nie szuka winnego – ma jednego partnera, któremu zgłasza problem, a rolą firmy kompleksowo zajmującej się tego typu zadaniami jest rozwiązanie tego problemu.
Korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm świadczy więc o odpowiedzialnym podejściu najemcy do aranżacji powierzchni biurowej?
W dzisiejszych czasach korzystanie z profesjonalnych podmiotów przy tego typu aranżacjach jest praktycznie nieodzowne. Dlaczego? Ponieważ jest to jedyne właściwe rozwiązanie, natomiast zdarza się, że klienci nie mają tej świadomości. Wydaje się im, że skoro są w stanie zaaranżować swoją przestrzeń domową, to mogą to zrobić również w biurze. Takie myślenie może powodować pewne komplikacje na późniejszym etapie. Niejednokrotnie już po pierwszym spotkaniu klient uświadamia sobie jak wielowątkowe jest zagadnienie określenia własnych potrzeb. Na początku wydaje się nam, że wiemy czego chcemy, ale dopiero pod wpływem profesjonalisty, który od kilkunastu lat zajmuje się przestrzeniami biurowymi, zmieniamy nasze wyobrażenia.
Dziękuję za rozmowę.