O tym, jak wykonać realizację na „żywym organizmie” i przezwyciężyć związane z nią niedogodności rozmawiamy z inż. Tomaszem Bąkiem, Project Managerem z firmy Interbiuro Sp. z o.o.
W jednym z ostatnich wywiadów [kliknij, by zobaczyć], pan Mirosław Chodelski, odpowiadając na pytanie dotyczące najbardziej wymagającej realizacji wykonywanej przez firmę Interbiuro, wspomniał o przebudowie biura na tzw. „żywym organizmie”, czyli w czasie, gdy ono normalnie funkcjonowało. Jak często zdarza się Państwu wykonywać remont biura w takich warunkach - gdy przebywają w nim pracownicy?
Takie realizacje zdarzają się, i to coraz częściej. Tylko w tym roku wykonaliśmy ich już co najmniej kilka w wielu warszawskich biurowcach klasy A. W tym momencie także jesteśmy w trakcie jednej z nich w biurowcu Iris przy ul. Cybernetyki w Warszawie, jest to modernizacja całej firmy, zajmującej jedno z pięter budynku.
Z czego wynika zainteresowanie taką formą remontu?
Przede wszystkim dotychczasowe biuro z jakichś powodów musi przedsiębiorcy odpowiadać - np. ze względu na dogodną lokalizację czy zadowalające warunki najmu. Po kilku latach następuje jednak zużycie niektórych materiałów wykończeniowych - należy odświeżyć pomieszczenia, pomalować ściany, zmienić wykładzinę czy, jeśli firma się rozrasta, zorganizować miejsce dla nowych pracowników. Właścicielowi nieruchomości zazwyczaj zależy na tym, by najemca przedłużył z nim umowę, toteż - w ramach pewnego bonusu, czy też w wyniku renegocjacji z najemcą - przeznacza określoną kwotę na wyremontowanie wynajmowanej powierzchni. Wówczas najczęściej remont odbywa się na wspomnianym „żywym organizmie”.
Jak wygląda remont „żywego organizmu”? Czy jego organizacja w znaczący sposób różni się od remontu wolnej przestrzeni?
Zaczynamy tradycyjnie - od projektu i wyboru materiałów, które później dostarczamy i staramy się zgromadzić w budynku, w którym będą odbywały się prace, najlepiej tak, by mieć do nich jak najłatwiejszy dostęp. Oczywiście nie możemy ich rozładować w tych miejscach, w których przebywają pracownicy. Właściciel nieruchomości udostępnia nam przeważnie jakieś wolne pomieszczenia, np. magazyny, a ponadto, dla ułatwienia transportu materiałów wykończeniowych, wydziela windę towarową lub jedną z klatek schodowych i część korytarza niedostępną wówczas dla personelu. Przewóz materiałów czy wywóz nieczystości staramy się również organizować w nocy lub w weekendy.
Kiedy wszystko jest już na miejscu, pracownicy zabierają do domów lub przenoszą w inne miejsce komputery (obecnie większość firm wyposażona jest w laptopy), a także chowają do biurka lub zabierają do domów wszystkie osobiste rzeczy. Wówczas wkraczamy my: wynosimy meble, zabezpieczamy powierzchnię, robimy pionowe kurtyny oddzielające przestrzeń aktualnie przebudowywaną od pozostałych miejsc, dokonujemy demontaży istniejącego wyposażenia. Pracujemy do wczesnych godzin rannych, kiedy to meble wracają na swoje miejsce, a pracownik, przychodząc do firmy, zastaje swoje biurko czyste i stojące praktycznie w tym samym miejscu, w którym je zostawił.
Czy zdarza się, że remont odbywa się w godzinach pracy personelu, np. wówczas gdy firma funkcjonuje w systemie 24/7? Jeśli tak, to czy nie utrudnia on pracy personelu? Czy ewentualne niedogodności można jakoś zminimalizować?
Zdobyte doświadczenie pozwala nam na przeprowadzenie remontu, który nie będzie wiązał się z utrudnianiem pracy personelu firmy, a przy tym pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze. Pierwszą rzeczą, jaką radzimy wziąć pod uwagę, jest pora roku - remont najlepiej zaplanować na okres letni, kiedy to część pracowników przebywa na urlopach - łatwiej wówczas podzielić firmę na dwie strefy: tę remontowaną, i tę, w której funkcjonują pracownicy.
Po drugie tego typu realizacji nie wykonujemy raczej w systemie dziennym od poniedziałku do piątku. Kiedy remont odbywa się na „żywym organizmie”, standardem jest, że prace - przede wszystkim te głośne - planujemy na późniejszą porę lub na weekendy. Niekiedy zdarza się, że w ciągu dnia przeprowadzamy tzw. prace ciche, które nie powinny nikomu przeszkadzać, np. malowanie ścian czy położenie wykładziny dywanowej, a prace głośne zostawiamy zazwyczaj na godziny nocne i dni wolne dla personelu. System wieczorowo-weekendowy pozwala zminimalizować niedogodności odczuwane nie tylko przez pracowników firmy, ale też jej sąsiadów - przedsiębiorców zajmujących niekiedy to samo piętro, dzielących te same przestrzenie wspólne.
Czy można w jakiś sposób ograniczyć czas wykonywanego remontu?
Remont na powierzchniach zajmowanych trwa zwykle kilka czy nawet kilkanaście dni dłużej niż normalnie. Zminimalizowanie czasu realizacji możliwe jest, jeśli wykonujemy remont etapowo, wówczas w jednym pomieszczeniu odbywają się prace, a w innym przebywa personel. Po skończeniu jednego z etapów, po prostu zamieniamy się miejscami. Wówczas nie musimy każdego wieczoru odstawiać mebli, a po kilkunastu godzinach znów wstawiać ich na swoje miejsce. Przy realizacjach etapowych, sprzęt i wyposażenie pomieszczenia przeniesione są do innych pokoi, a to, w którym aktualnie wykonujemy prace remontowe, pozostaje całkowicie do naszej dyspozycji. Pomijając codzienne sprzątanie, skracamy czas remontu. To jednak, czy realizacja etapowa może się odbyć, zależy po pierwsze od specyfiki pracy najemcy i tego, czy ma on warunki do tego, by całkowicie zwolnić nam część pomieszczeń: 1/6, niekiedy nawet 1/4 biura, a po drugie od charakteru planowanych prac, czy jest to tylko odnowienie ścian, czy np. ich zburzenie i dokonanie reorganizacji całego biura.
Co z firmami, do których przychodzą klienci? Czy one mogą pozwolić sobie na remont bez czasowego zawieszenia działalności?
Wszystko jest kwestią organizacji. Interbiuro przeprowadziło np. remont firmy ubezpieczeniowej, do której przychodzili klienci. Znajdowały się w niej jednak dwie strefy: jedna przeznaczona dla spotkań z osobami z zewnątrz, składająca się z recepcji, sal konferencyjnych i pokoi spotkań z klientem, i druga, w której mieściły się gabinety dostępne wyłącznie dla pracowników. Na czas remontu pierwszej z nich, petenci byli przyjmowani w części dotąd dla nich niedostępnej. W firmie, w której bardzo ważne są spotkania z klientem, kolejność prac ustalamy z najemcą, dopasowując się do jego potrzeb i planów. Jeśli w danym tygodniu najemca ma zaplanowane spotkanie z ważnym klientem, planujemy prace tak, by w żaden sposób mu nie przeszkodzić. Jak widać, uprzednie przemyślenie i dobre zaplanowanie działań pozwalają także na takie realizacje.
Dziękuję za rozmowę.