Kraków synonimem rozwoju
Raport został zaprezentowany w ramach tegorocznej edycji Akademii Najemcy. Spotkanie odbyło się w bardzo reprezentacyjnej siedzibie Grupy Nowy Styl, na kondygnacji budynku w całości poświęconej na spotkania.
Kraków jest miejscem, w którym powstaje rekordowa ilość biur. W 2017 r. sektor pobił rekord pod względem liczby oddanej powierzchni, ponieważ całkowita liczba metrów kwadratowych przekroczyła 1,1 mln. Te liczby czynią Kraków największym rynkiem regionalnym w Polsce, odpowiadającym za 30 proc. całkowitej powierzchni najmu na rynkach regionalnych. Z tego względu, pomysł odbycia jednego ze spotkań Akademii Najemcy w tym mieście wydawaje się być niezwykle trafny.
Biuro ma przyciągać
Wkroczenie do pracy coraz młodszych pokoleń, zmiany demograficzne, wpływ globalnych i lokalnych trendów – te wszystkie czynniki wpływają na ewolucję rynku pracy. Do 2022 r. przedstawiciele pokolenia millenialsów ze swoimi oczekiwaniami mają stanowić 75 proc. osób aktywnych zawodowo na świecie, co dla polskich firm będzie stanowiło wyzwanie ze względu na niskie bezrobocie w kraju.
Wobec tych wymagań ewolucji musi ulec także biuro. Siedziba firmy, oprócz bycia funkcjonalną, musi zacząć spełniać nowe funkcje, m.in. wizerunkową, ponieważ dobra aranżacja staje się kluczowa w kontekście walki o nowych pracowników. Właściwie zaprojektowanym i zrealizowanym biurem możemy zbudować markę firmy i employer brandingu. Obecnie pracodawcy są tego coraz bardziej świadomi i poświęcają więcej uwagi swojej przestrzeni biurowej – lokalizacji, aranżacji oraz organizacji. O tych wyzwaniach, na konferencji opowiedzieli prelegenci z firm Walter Herz, Billennium, Nowy Styl Group oraz Reesco.
Polscy przedsiębiorcy wyraźnie zmienili podejście do wyboru i adaptacji nowego miejsca dla swojej firmy. Kraków nie jest dla nich atrakcyjny tylko pod względem tańszych kosztów. Wyróżnia się przede wszystkim najwyższym w Polsce potencjałem edukacyjnym. Stolica Małopolski może pochwalić się największą liczbą wykwalifikowanych specjalistów w kraju – podkreślił w raporcie Bartłomiej Zagrodnik, Prezes Zarządu firmy doradczej Walter Herz.
Najpierw analiza
Podczas konferencji, prelegenci opowiadali o 10 krokach, które należy wykonać, aby właściwie wprowadzić zmiany podczas relokacji lub renowacji biura.
Pierwsze 4 kroki, stanowią analityczne podejście do tematyki zmian prowadzonych w biurze. Mówcy poruszyli tematykę analizy potrzeb, także technicznych, przygotowania założeń, a także aktualnych wymagań powierzchniowych. W tej części panelu odniesiono się również do kwestii trendów panujących w tym sektorze. Jedną z popularyzowanych tendencji jest desk sharing, który polega na rezygnacji z własnego, stałego miejsca pracy na rzecz współdzielenia biurek. Analizy wykazały, że wykorzystanie tych powierzchni w firmach wynosi średnio ok. 45 proc., co oznacza, że ponad połowa miejsc pracy jest pusta. Generuje to dodatkowe koszty dla pracodawcy, bowiem mniejsza ilość biurek oznaczałaby zaoszczędzenie przestrzeni i możliwość wykorzystania jej do innych celów.
W rzeczywistości desk sharing wprowadza udogodnienia w przestrzeni biurowej. Zgodnie z tą koncepcją, efektywne i komfortowe wykonywanie pracy polega nie na posiadaniu własnego biurka, ale na dostępie do różnych miejsc, w których można zrealizować dane zadanie – komentuje Sylwia Krasińska, Business Development Manager w Grupie Nowy Styl – Taka praca w różnych strefach biura umożliwia częstsze kontakty ze współpracownikami z innych działów, lepszą integrację wewnątrz organizacji oraz szybszy przepływ wiedzy i informacji.
Coraz bardziej popularna staje się przez to również metoda pracy zdalnej. Mobilni pracownicy powinni mieć możliwość wykonywania obowiązków z dowolnego miejsca przy zachowaniu efektywności i poczucia przynależności do organizacji. Tutaj z pomocą przychodzi technologia, tj. scentralizowane archiwa dokumentów online czy wideokonferencje.
Kolejnym trendem, o którym szeroko dyskutowano podczas konferencji, była digitalizacja, którą można przeprowadzić m.in. poprzez wprowadzenie koncepcji paperless office. Tematykę tę omówił Piotr Aftewicz, członek zarządu ds. produktów w firmie Billennium.
Oprócz korzyści finansowych, brak papieru sprawia, że znikają szafy z segregatorami i dodatkowe wyposażenie z biurek. Pojawia się nowa przestrzeń, która podnosi komfort pracy i jakość wykonywanych zadań, zarazem pozytywnie wpływająca na środowisko naturalne – skomentował Piotr Aftewicz.
Następnie działanie
Kolejne 6 kroków skupiało się na projektowaniu przestrzeni, jej wyborze oraz wszystkich ustaleń dotyczących wykreowania przestrzeni do pracy. Na początku należy sporządzić listę nieruchomości, spełniającej kryteria firmy, a po ustaleniu wszystkich szczegółów wynegocjować stosowną umowę. Po wypełnieniu tych czynności można przystąpić do kolejnego etapu, jakimi są projekt oraz prace wykonawcze w nowej lokalizacji. Podkreślanym przez ekspertów, równie ważnym etapem, jest fit-out, będący bardzo obszernym zagadnieniem, przewijającym się na wszystkich etapach prac. Na zakończenie prelegenci omówili ostatnie kwestie: wykończenie wnętrz, przeprowadzkę do nowego miejsca oraz wsparcie poprocesowe.
Eksperci podkreślali, że postrzeganie biura jedynie jako miejsca, w którym pracownicy wykonują swoje obowiązki, jest anachronizmem, wobec czego należy zmienić postrzeganie tej przestrzeni. Należy sobie wówczas odpowiedzieć na pytania: w jaki sposób ustalić, którego typu przestrzeni potrzebuje dana firma: open space, biura strefowego czy activity-based working? Jakie są główne błędy popełniane podczas aranżacji? Jak skutecznie zaangażować pracowników w cały proces? W jaki sposób komunikować się z personelem, aby uniknąć napięć i konfliktów? Podczas prelekcji twórcy raportu starali się udzielić szczegółowych odpowiedzi.
Po głównej części konferencji, władze siedziby Nowy Styl Group umożliwiły zwiedzanie ich nowego budynku. Raport „Biuro 10.0. - 10 kroków do idealnego biura” jest prezentowany w ramach tegorocznej edycji Akademii Najemcy. Autorami Raportu są: Walter Herz, Billennium, Grupa Nowy Styl, Reesco oraz Clue PR.