Czy na etapie rozpoznania potrzeb zdarza się, że wymagania klienta są ciężkie do zrealizowania w praktyce?
Bywa różnie. Zazwyczaj nam się udaje. Współpracujemy z organizacjami, które mają świadomość swoich wewnętrznych ograniczeń. Jeśli napotykamy jakieś trudności, to szukamy rozwiązania i przedstawiamy możliwe opcje klientowi. Czasem wystarczy przeprojektować przestrzeń, a innym razem okazuje się, że powierzchnia w danym budynku nie będzie odpowiednia dla klienta, bo np. cały zespół się tu nie zmieści. Wtedy trzeba szukać nowego miejsca.
Jaki jest kolejny krok po rozpoznaniu potrzeb klienta?
Przygotowanie tzw. space planów. Wówczas architekt nakłada potrzeby na przestrzeń i dodatkowo patrzy przez pryzmat możliwości technicznych powierzchni, samego budynku i ogólnie obowiązujących przepisów. Następnie opowiadamy klientowi, jak według nas powinna wyglądać przestrzeń biurowa i dostajemy informację zwrotną – czy to jest dobry kierunek i czy możemy iść dalej. Ważne jest to, że w Tétris Design Studio stara się uczestniczyć w każdym etapie tworzenia biura, dlatego postrzegamy ten proces w sposób całościowy. Nasza rola nie kończy się jednak na oddaniu klientowi biura.
Potrzebna jest jeszcze instrukcja obsługi przestrzeni biurowej?
Tak, chodzi głównie o wytłumaczenie pracownikowi, dlaczego nowa przestrzeń różni się od tego do czego był przyzwyczajony i pokazanie, jak może korzystać z nowych funkcji biura. Tu warto wspomnieć też o czasem towarzyszącemu takim zmianom procesowi change-managmentu. W połączeniu z nowym środowiskiem pracy wymaga to doskonałej komunikacji opartej na prezentacjach, webinarach, i szkoleniach pokazujących jak to, co nowe, ma pomóc w codziennej pracy, a nie ją utrudniać. Przy tak dużych zmianach, z jakimi mieliśmy do czynienia w 2020 roku, ta instrukcja obsługi biura jest po prostu niezbędna. Osobiście czuje się odpowiedzialna za edukowanie naszych klientów, bo same pytania, czy coś się spodoba pod względem estetycznym, to za mało.
Jak na takie zmiany reagują klienci?
Doceniają naszą pracę. Dzięki temu, że dostają informację, dlaczego, po co i dla kogo coś zostało zrobione, są bardziej otwarci na zmiany i dostrzegają ich pozytywne aspekty. Dziś biura dają o wiele większe możliwości pracy niż kiedyś. Choćby to, że przy biurku mogę siedzieć na piłce albo poćwiczyć, jest już pewną zmianą. Elastyczna sala konferencyjna może pomieścić 5 osób, a może 15, jeśli otworzymy dodatkowe, mobilne skrzydło. Musimy pracować nad świadomością naszych klientów, by pracodawca, który ponosi nierzadko duże koszty w związku z realizacją idealnego biura nie spotkał się z jego negatywnym odbiorem, tylko dlatego, że ludzie nie wiedzą, jak korzystać z nowej przestrzeni.