To bardzo ważny element w każdym budynku, w którym pracują ludzie, w szczególności biurowcem klasy A.
Z badań przeprowadzonych przez firmę Knight Frank wynika, że usługi utrzymania czystości wymagają regularnego finansowania. Koszt usługi sprzątania to między 6 a 9 proc. całkowitych kosztów eksploatacyjnych biurowca [źródło: Koszty i opłaty eksploatacyjne w budynkach biurowych w latach 2011-2019]. Jak zatem zminimalizować koszty usługi sprzątania i gdzie szukać oszczędności? Przede wszystkim warto zwrócić szczególną uwagę na eliminowanie błędów, które w długofalowej perspektywie, mogą generować największe koszta.
Za co płacisz firmie sprzątającej?
Na wycenę usługi składa się wiele elementów takich jak m.in.: rodzaj obiektu, metraż, częstotliwość użytkowania czy rodzaj powierzchni. Profesjonalna firma dopiero na podstawie wizji lokalnej i obejrzenia specyfiki budynku może zaproponować wiążącą cenę.
Jak właściwie przedstawia się koło kosztów usługi sprzątania? Nie dziwi, że najwięcej pochłaniają koszty ludzkie. Koszty personelu składają się na około 70 proc. wszystkich kosztów, jakie ponosi firma sprzątająca w związku z realizacją kontraktu na biurowcu. Składa się na to nie tylko realne wynagrodzenie pracownika, środki czystości, ale także składki na ubezpieczenia i podatki.
Przyjmuje się, że środki czystości generują jedynie 3 proc. kosztów, jednak ten czynnik jest bardzo ważny. Dobre środki czystości potrafią skrócić czas pracy personelu i obniżyć znacznie koszt usług porządkowych. Im lepszej jakości środek czy sprzęt, tym sprzątanie trwa krócej. Profesjonalne firmy są świadome tych procesów i inwestują w wysokiej jakości środki i sprzęt.
Mimo wszystko nawet najlepsza maszyna nie zastąpi doświadczeń i umiejętności personelu. Regularne szkolenia personelu sprzątającego są koniecznością i stałym elementem kosztów personalnych, które ponosi każda ceniąca sobie jakość usługi firma sprzątająca. Jakościowa realizacja usług porządkowych w biurowcu wymaga doskonalenia personelu, dzięki np. spotkaniom z technologiem ds. utrzymania czystości, który przekaże bieżącą wiedzę z zakresu materiałoznawstwa, dozowania produktów i specyfiki czyszczonej powierzchni. Nowoczesne biurowce wyposażonej są często w wymagające materiały, które, aby nie zostały zniszczone, nie mogą być czyszczone tradycyjnymi, uniwersalnymi metodami.
Ile kosztuje doświadczony personel?
Całościowe koszty personelu są oczywiście podyktowane wysokością minimalnej stawki godzinowej czy minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ale czy to w tym obszarze należy szukać oszczędności?
Nie szukamy oszczędności w obszarze kadrowym. Nie chcemy, aby pracownicy zarabiali minimalne stawki, bo to może doprowadzić do spadku jakości i motywacji do pracy oraz wzrostu rotacji. Zmieniający się personel jest obciążeniem dla koordynatora, który musi wdrażać nowego pracownika na obiekt i szkolić ze stosowanych technik sprzątania czy obsługi sprzętu. Doświadczony i sprawdzony personel pierwszej linii to core naszej działalności, który należycie wynagradzamy – mówi Joanna Kowalczyk, manager operacyjny zarządzający krakowskim oddziałem Fresh Office.
Z kolei Anna Gałowicz, koordynator odpowiedzialny za personel realizujący usługę w obiektach Lobos, Triforum, TDJ czy Knight Frank dodaje, że dobra płaca to inwestycja, która bardzo łatwo się zwraca: – Godna płaca dla osób sprzątających, pozwalają wypracować sieć zaufanych osób, dzięki czemu zapewniamy ciągłość usługi, jesteśmy w stanie organizować zastępstwa w sytuacji przypadków losowych czy zwolnień L4.
Za każdy błąd się płaci?
Brak przeszkolonej i dobranej kadry generuje koszty i rodzi problemy. Niedociągnięcia personelu bywają widoczne gołym okiem, często jednak zarządcy ponoszą koszty nieumiejętnego sprzątania dopiero po dłuższym okresie czasu.
Property Managerowie narzekają np. na nieumiejętne mycie holi i zaniedbania, głównie przy sferze wejściowej. Przyczyną jest często źle dobrany środek chemiczny, nieodpowiednie dozowanie chemii, roztwory o nieprawidłowym stężeniu czy błędy w technice mopowania. Takie niedociągnięcia przekładają się nie tylko na widoczne smugi i zauważalną drogę mopowania, ale też mają swoje długofalowe konsekwencje. Błędy mogą doprowadzić do zmatowienia posadzek, odbarwień, spowodować łuszczenie się powłoki powstałej z odkładania się nadmiaru chemii na powierzchni, co w przyszłości może wygenerować bardzo duże koszty napraw czy wymiany.
Holistyczne spojrzenie na usługi porządkowe
Dużym ułatwieniem dla zarządzających obiektami jest współpraca z kompleksowym dostawcą. Usługi porządkowe to nie tylko dbanie o tereny zielone, ciągi komunikacyjne, recepcję czy parkingi podziemne, ale także szybkie reagowanie na sytuacje awaryjne takie jak: zalania, przeprowadzki najemców, remonty, renowacje czy odśnieżanie dachu i mycie wysokościowe.
Szukanie kolejnych dostawców usług może generować koszty i zabierać cenny czas zarządcy. Kompleksowa firma sprzątająca posiada siatkę zorganizowanych pracowników, ale też podwykonawców, którzy specjalizują się w wąskiej dziedzinie usług, np. w alpinistycznym myciu okien, opiece florystycznej czy szybkich remontach.
Nawiązanie współpracy z taką firmą to znaczna oszczędność czasu, ponieważ wszystkie te procesy dzieją się w tle i nie wymagają ciągłych interwencji czy nadzoru. Doświadczona firma obsługuje budynek całościowo, rozumiejąc jego potrzeby i specyfikę. Układa harmonogram sprzątania, konserwacji i generalnego doczyszczania, dzięki czemu zmniejsza koszty sprzątania obiektu.
Ekipa do zadań specjalnych
Przysłowie mówi, aby zawsze spodziewać się najlepszego i być przygotowanym na najgorsze. Dobitnie udowodniła to zima 2020/2021, która zaskoczyła nie tylko kierowców, ale także zarządców budynków. Osoby odpowiedzialne za utrzymanie porządku wokół terenów biurowców miały nie lada wyzwanie, ponieważ potrzeby związane z odśnieżaniem znacznie przekroczyły przedsezonowe założenia budżetowe.
Braki finansowe w niektórych przypadkach powodowały oszczędności, chociażby na chlorku, którym posypuje się oblodzone powierzchnie. To spory błąd. Klasyczna sól, choć tańsza, nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem i nie powinna być stosowana w celach antypoślizgowych. Jej właściwości mogą np. przyczynić się do trwałych uszkodzeń betonu.
Dezynfekcja pomieszczeń
Dużym wyzwaniem nie tylko minionej zimy, ale też całego 2020 roku była kwestia dezynfekcji. W pierwszej fazie wybuchu pandemii problem okazała się sama dostępność środków dezynfekujących. Następnie problematyczna okazała się jakość dostarczanych środków czystości. Produkcją zajęły się firmy bez doświadczenia, wytwarzając masowo środki dezynfekujące, które często w kontakcie z powierzchnią okazywały się szkodliwe i w rezultacie niszczyły materiał.
Dezynfekcja najczęściej dotykanych miejsc takich jak przyciski w windzie, blat recepcji, klamki, włączniki świateł jest kluczowa i konieczna, jednak należy wybierać środki atestowane z certyfikatami, które nie uszkodzą i nie zmatowią powierzchni. Firmy sprzątające mają dostęp do profesjonalnych środków i hurtowych cen oraz doradzą jak dobrać najlepsze środki w atrakcyjnych cenach.
Błędy w usługach porządkowych, szczególnie w biurowcach klasy A oraz A+ kosztują najwięcej. W tym wypadku najbardziej opłacalne są działania prewencyjne, czyli zaufanie do wiedzy i umiejętności specjalistów. Profesjonaliści zadbają o czystość, wizerunek, podniosą prestiż obiektu, ale też nie zniszczą powierzchni, zakonserwują je, tak aby zachowały swój reprezentatywny wygląd na długo.