Równie ważne jest wyposażenie, na podstawie którego uczestnicy wyrabiają sobie pierwsze wrażenie o firmie. Zadbaj o to, żeby było ono jak najbardziej pozytywne!
Pierwsze wrażenie na uczestnikach możesz zrobić tylko raz
To zaledwie kilka sekund, które uczestnikom spotkania wystarczą, aby wyrobić sobie opinię na temat wydarzenia oraz organizującej je firmy. Na co zwrócą uwagę Twoi goście, przekraczając próg sali konferencyjnej? Na czystość, jakość powietrza i panującą w środku temperaturę, wystrój. Ocenią to automatycznie, bo pierwszego wrażenia nie da się kontrolować.
To, że w sali konferencyjnej musi być czysto, jest oczywiste. A co z wyposażeniem tego pomieszczenia? Tutaj liczy się:
- sprzęt multimedialny oddany do dyspozycji prowadzącego,
- system wygłuszający,
- regulacja temperatury możliwa dzięki roletom i klimatyzacji,
- wygodne meble – stoły i krzesła.
Nowocześnie wyposażone sale konferencyjne stawiają przed zarządcami nowe wyzwania. Są nimi troska o sprawność techniczną sprzętów, a także utrzymanie ich w czystości. Dopiero wtedy, gdy te trzy elementy (czystość, standard wyposażenia, jakość sprzętów) współgrają ze sobą, można być pewnym, że spotkanie będzie efektywne.
Profesjonalny sprzęt multimedialny do sali konferencyjnej
Dzisiaj nie wystarczy już tylko laptop, rzutnik i mikrofon, aby można było uznać wyposażenie sali konferencyjnej za kompletne. Interaktywny sposób prezentacji uchodzi za bardziej dynamiczny i angażujący uczestników. Nic dziwnego, że organizatorzy oczekują zaawansowanych rozwiązań audiowizualnych:
projektor – model biznesowy musi mieć optymalną rozdzielczość. Przyjmuje się, że powinna ona wynosić co najmniej 1920x1200 pikseli. Do tego liczy się jakość lampy (im wyższa, tym dłuższa żywotność sprzętu) i rodzaj oraz liczba interfejsów. Nowoczesne sprzęty łączą się z laptopami czy tabletami bezprzewodowo, co oznacza mniej kabli i skomplikowanych połączeń. Projektor powinien mieć opcję regulacji jasności (minimalna 3500-4000 lumenów), kontrastu oraz wygodny system montażu. Zazwyczaj jest do uchwyt pozwalający na podwieszenie pod sufitem. Z racji swojej lokalizacji, najlepiej kiedy taki projektor jest obsługiwany pilotem. Dla prelegenta wygodnymi dodatkami będą – laserowy wskaźnik oraz interaktywna tablica do prezentacji,
nagłośnienie – zazwyczaj głośniki wbudowane w projektor to za mało, aby zapewnić uczestnikom dobrą słyszalność podczas prelekcji. Lepiej zainwestować w oddzielny zestaw audio. W komplecie znajdziesz przykładowo: odłączany od głównej kolumny mikser, wzmacniacz, szerokopasmowe kolumny (zazwyczaj dwie) i okablowanie. Zestawy mogą być mobile lub montowane na stałe, np. w narożnikach pomieszczenia czy pod sufitem,
mikrofon – podobnie, jak w przypadku projektora czy głośników najlepszym wyborem będzie model bezprzewodowy. Pozwoli na swobodne przemieszczanie się konferansjera i jest znacznie łatwiejszy w konfiguracji. Do niego warto dokupić mikrofon pulpitowy z wbudowanymi głośnikami. Bardziej zaawansowane wersje potrzebne na dużych salach konferencyjnych mają nawet systemy sterowania kamerami, opcję tłumaczeń czy funkcję przewodniczącego pozwalające na swobodne prowadzenie dyskusji.
Dlaczego warto wybierać sprzęty multimedialne zasilane w sposób bezprzewodowy? Są one wygodniejsze w obsłudze, szybciej łączą się z nadajnikami i są łatwiejsze w sprzątaniu. Zresztą sala nowocześnie wyposażona również pod tym względem ma swoje wymagania. Porządków nie powierzysz przypadkowej osobie, a zaangażujesz profesjonalną ekipę, która skupi się na regularnym usuwaniu kurzu, smug, silnych zabrudzeń. Sięgnie w tym celu po sprężone powietrze, ściereczki z mikrofibry, chusteczki nawilżane, pędzelki oraz inne akcesoria i preparaty do łagodnego, lecz skutecznego czyszczenia. Co ważne, zawodowa ekipa ma też wykupioną polisę OC, z której pokrywane są ewentualne szkody wyrządzone w czasie sprzątania.
Wygodne meble konferencyjne i cateringowe
Konferencje mogą trwać godzinami, a nawet jeśli są to krótkie spotkania członków zarządu, to powinny one odbywać się w komfortowych warunkach. Tutaj ogromną rolę odkrywają krzesła i stoły. O tym, czy będzie to jeden długi prostokątny lub owalny stół, czy kilka mniejszych, zadecyduj mając na uwadze przeznaczenie sali, a także to, ile osób pomieści. Standardowo przyjmuje się, że:
- każdy uczestnik konferencji potrzebuje na wyłączność – 70 cm szerokość blatu i 90 cm głębokości blatu,
- uczestnicy szkoleń czy prelekcji wygodnie czują się przy pojedynczych stolikach ze składanymi pulpitami. Stanowią one popularne wyposażenie sal egzaminacyjnych,
- krzesła mogą zawierać podłokietniki, ale wtedy zajmują więcej miejsca. Na ograniczonym metrażu lepsze będą krzesła minimalistyczne,
- ciekawym rozwiązaniem są krzesła i stoły z opcją regulacji wysokości,
- najwygodniejsze są krzesła tapicerowane, najlepiej obite materiałem odpornym na plamy, który będzie regularnie czyszczony z kurzu.
W sali konferencyjnej oprócz krzeseł i stołu (lub stołów) powinna znaleźć się katedra dla prowadzącego lub biurko na podwyższeniu. Ważny będzie też kącik cateringowy, gdzie można zaparzyć sobie kawę lub herbatę.
Otoczenie sali konferencyjnej – szklane ścianki są w modzie
Wyposażenie i czystość to jedno, a drugie to sposób, w jaki sala konferencyjna zostanie zaaranżowana. Nie bez powodu dzisiaj najpopularniejsze są pomieszczenia przeszklone. Z jednej strony stanowią one strefę zamkniętą, wizualnie oddzieloną do reszty biura. Z drugiej, stwarzają wrażenie otwartości i przełamywania barier. Aby zapewnić sobie większą prywatność, uczestnicy w każdej chwili mogą opuścić rolety lub automatycznie zaciemnić szyby.
Jakie są zalety przeszklonych sal konferencyjnych?
jasność – wnętrze jest dobrze doświetlone,
optyczne powiększenie pomieszczeń,
otwartość – pracownicy nieuczestniczący w szkoleniu mogą śledzić jego przebieg, obserwując np. mowę ciała prelegenta.
Niektórzy obawiają się, że przeszklone sale konferencyjne nie dają prywatności, są mało przytulne i trudne w utrzymaniu czystości. Najlepszym wyborem, zarówno pod względem estetyki, jak i późniejszego sprzątania okażą się szyby bezszprosowe, hartowane, odporne na uszkodzenia i zarysowania. Można je myć przy pomocy ściereczek z mikrofibry, myjek, a na końcu polerować. Dobrym pomysłem na poprawę wyglądu szkła jest jego impregnacja, czyli nałożenie warstwy hydrofobowej (na etapie produkcji).
Efektywne spotkanie zależy zarówno od przygotowania prowadzącego, zaangażowania uczestników, jak również miejsca, w którym konferencja się odbywa. Czysta, dobrze wyposażona, przestronna i wygodna sala na pewno podniesie prestiż wydarzenia i pomoże w zbudowaniu pozytywnego wizerunku organizatora.