Biuro – przestrzeń do pracy
Rangę odpowiedniej aranżacji przestrzeni biurowej potwierdzają regulacje prawne określające wymogi związane z tym zagadnieniem. Odpowiedni poziom oświetlenia czy hałasu, zapewnienie właściwej wentylacji pomieszczenia czy też wielkość powierzchni przeznaczonej dla jednego pracownika to tylko niektóre wskaźniki określone w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Spełnienie ich gwarantuje stworzenie optymalnego stanowiska pracy.
Z drugiej strony warto jednak pamiętać, że aranżacja przestrzeni biurowej powinna również w dużym stopniu wiązać się z charakterem branży, w jakiej działa firma. Zgodność wizerunkowa w postaci nowoczesnej aranżacji czy wykorzystanie najnowszych rozwiązań architektonicznych (np. pokoje funkcjonalne, przestrzenie typu open space) mogą stanowić solidne wzmocnienie wizerunku nowoczesnej, otwartej na innowacje firmy.
Układ pomieszczeń i ich wyposażenie nie służą jedynie funkcjonalnemu działaniu pracowników – podkreśla Marta Sobczak, Kierownik Działu Projektowego w firmie Interbiuro. Meblami możemy podkreślić swoją innowacyjność, podążanie za trendami lub zaakcentować przywiązanie do tradycji - dodaje.
Niewłaściwa powierzchnia
Aranżację przestrzeni biurowej warto rozpocząć od dostosowania powierzchni do ilości zatrudnionych osób. Według Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997r. każdy z pracowników powinien mieć zapewnione 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia. Dodatkowo pracodawca musi zagwarantować 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi dla każdego pracownika.
Niewłaściwe dobranie powierzchni do ilości zatrudnionych osób może nieść ze sobą nie tylko konsekwencje prawne, ale przede wszystkim negatywnie wpływać na pracę podwładnych. Zbyt małe i ciasne pomieszczenia nie tylko utrudniają organizację stanowiska pracy. Nagromadzenie zbyt wielu osób w niewielkim biurze naraża pracowników na nadmierny hałas, znaczne ograniczenie świeżego powietrza czy na brak możliwości wygospodarowania własnego miejsca do pracy.
Zbyt małe powierzchnie, szczególnie w przypadku wysoko wykwalifikowanej kadry, wpływają negatywnie na kreatywność i jakość pracy – przyznaje Marta Sobczak.
Przeciwną sytuacją jest zbyt duża powierzchnia biura. Wbrew pozorom za dużo miejsca również negatywnie wpływa na wydajność pracy pracownika. Rozplanowanie stanowisk pracy na bardzo rozległej przestrzeni generuje dodatkowe wykorzystywanie czasu pracy. Zbyt długie wędrówki między poszczególnymi działami czy brak sąsiedztwa stale współpracujących ze sobą stanowisk dezorganizuje czas pracy nie tylko jednego pracownika, ale również całego zespołu.
Jak zatem zapewnić przestrzeń idealną? Oprócz przestrzegania norm prawnych związanych z wielkością powierzchni pracy, warto również dostosować powierzchnię do wymogów pracowników. Indywidualne podejście do tego zagadnienia może stanowić klucz do sukcesu.
Idealne miejsce pracy powinno być zaprojektowane indywidualnie do potrzeb branży, pracownika i charakteru wykonywanej przez niego pracy. Niestety nie ma uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich firm – zaznacza Marta Sobczak. Powierzchnia optymalnie zaprojektowana na potrzeby kancelarii prawniczej zupełnie nie zda egzaminu jako biuro agencji reklamowej.
Aranżacja w oderwaniu od struktury organizacyjnej
Kolejnym błędem, popełnianym w trakcie aranżacji biura, jest organizacja przestrzeni biurowej w zupełnym oderwaniu od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Wbrew pozorom, podział firmy na poszczególne działy oraz wyodrębnienie osób decyzyjnych w przedsiębiorstwie powinno być odzwierciedlone w aranżacji biurowej przestrzeni. Wyraźne wydzielenie gabinetu prezesa czy poszczególnych managerów nie tylko zapewni osobom decyzyjnym optymalne warunki pracy, ale również ułatwi identyfikację przez klientów zewnętrznych najważniejszych osób w firmie.
Aranżacja biura w odniesieniu do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa powinna również uwzględniać dostosowanie poszczególnych stanowisk pracy do ich charakteru. Oczywiste jest, że w zupełnie inny sposób powinien być urządzony gabinet działu księgowego - zamknięta przestrzeń gwarantująca możliwość skupienia, liczne regały służące przechowywaniu dokumentów, specjalistyczne oprogramowanie komputerowe - niż chociażby stanowisko handlowe - otwarta przestrzeń umożliwiająca kontakt z klientem. Jedynie dostosowanie organizacji stanowiska w odniesieniu do charakteru wykonywanej pracy zagwarantuje stworzenie optymalnych warunków.
Inną kwestią, którą warto rozważyć podczas aranżacji biura, jest organizacja specjalistycznych stref przestrzennych. Należą do niej zarówno biura pracy wspólnej np. biura zespołów projektowych, ale również strefy dodatkowe w sposób pośredni związany z pracą. Specjalistycznymi pomieszczeniami coraz częściej spotykanymi w biurach są także tzw. telefoniczne budki, które gwarantują pracownikom prywatność podczas prowadzenia telefonicznych rozmów.
W miejscu pracy spędzamy coraz więcej czasu, dlatego coraz większy nacisk przy projektowaniu biur kładzie się na tworzenie stref niebędących miejscami pracy, a służących relaksowi - tzw. chill out, gdzie pracownik może nie tylko zjeść posiłek, napić się kawy, ale również popracować siedząc w wygodnej kanapie lub odbyć nieformalne spotkanie - zaznacza Marta Sobczak.
Oświetlenie i klimatyzacja w pierwszej kolejności
Aspektem, którego nie można pominąć w przypadku aranżacji biura, jest rozmieszczenie sieci teleinformatycznej, jak również zapewnienie właściwego oświetlenia i komfortu cieplnego w biurze. Rozmieszczenie poszczególnych gniazdek elektrycznych czy łączy internetowych należy rozplanować w taki sposób, aby żaden z przewodów nie zagradzał przejścia i nie stanowił zagrożenia dla bezpieczeństwa pracowników. Natomiast klimatyzacja pomieszczenia powinna zapewniać możliwość regulacji, a tym samym dostosowania do panujących na zewnątrz warunków atmosferycznych. Zbyt nagrzane bądź zbyt chłodne pomieszczenie negatywnie wpłynie na percepcję pracowników.
Istotną kwestią aranżacji każdego biura jest także zapewnienie właściwego poziomu oświetlenia. Jego rozplanowanie w początkowej fazie organizacji przestrzeni pozwoli uniknąć ewentualnego niedoświetlenia poszczególnych biur czy stanowisk. Warto również zwrócić uwagę na zastosowanie odpowiedniego natężenia światła w odniesieniu do charakteru stanowiska pracy.
Dobierając oświetlenie, należy również zwrócić uwagę na barwę źródeł światła zastosowanych w oprawach – mówi Marta Sobczak. Mają one bardzo duży wpływ na odbiór całej powierzchni. Im cieplejsza barwa (3000 K,) tym bardziej przytulny charakter pomieszczenia, im barwa światła chłodniejsza (4000 K), tym charakter powierzchni staje się bardziej industrialny, techniczny – dodaje.