Czym powinno się charakteryzować pomieszczenie, które będzie pełnić funkcję sali konferencyjnej?
Agnieszka Król-Montoya: Sala konferencyjna jest wydzielonym z przestrzeni biurowej miejscem spotkań zarówno użytkowników biura, jak i osób spoza firmy, wspólnych dyskusji, wymiany zdań, a nawet podejmowania kolektywnie decyzji o znaczeniu strategicznym dla danej spółki. Funkcja, jaką pełni to pomieszczenie w „życiu” firmy, jest więc bardzo istotna i powinna być ściśle powiązana z profilem działalności danego podmiotu. To właśnie sprecyzowanie przeznaczenia tego pomieszczenia w danej przestrzeni biurowej determinuje jego wielkość, rodzaj i ustawienie wyposażenia meblowego, zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technicznych w postaci systemów audiowizualnych i wykorzystanie dedykowanych materiałów np. w ściankach, sufitach i na posadzkach.
Sala konferencyjna jest też często, o czym należy pamiętać, drugim po recepcji miejscem reprezentacyjnym, do którego udaję się Klient, czyli osoba z zewnątrz. W związku z tym przy wystroju wnętrz tego pomieszczenia powinno kłaść się nacisk na to, aby sala konferencyjna, obok swojej funkcjonalności, była też wizualną wizytówką firmy.
Cechą łączącą pomieszczenia o charakterze sal konferencyjnych powinno być przede wszystkim zapewnienie odpowiedniego komfortu pracy w taki sposób, aby forma przekazywania treści słownych i wizualnych była jak najlepszej jakości. Służyć mają temu nowoczesne rozwiązania techniczne (systemy nagłośnienia, dyskusji, projekcji) i materiałowe. Z drugiej strony istotny jest też aspekt odizolowania się użytkowników sali od hałasów zewnętrznych, poprzez np. zastosowanie odpowietrzanych przegród ściennych i przeszkleń o wysokiej izolacyjności akustycznej.
Co zrobić w sytuacji kiedy na wynajmowanej powierzchni nie ma odpowiedniej przestrzeni, która może zostać przeznaczona na salę konferencyjną?
W małych biurach, gdzie nie ma możliwości wydzielenia osobnego pomieszczenia, funkcję miejsca spotkań może pełnić sam stół, z ustawionymi wokół niego krzesłami, który w naturalny sposób pozwoli na konfrontację „twarzą w twarz” użytkowników i wymianę między nimi pomysłów i idei. Takie miejsce można dodatkowo optyczne wydzielić za pomocą mobilnych, lekkich ścianek, które są dostępne w ofercie firm meblarskich. W tych systemach często stosuje się rozwiązania materiałowe absorbujące dźwięk, co powala choć w minimalnym stopniu podwyższyć komfort pracy w danym pomieszczeniu i stłumić odgłosy prowadzonych rozmów.
Innym rozwiązaniem przy biurze jednoprzestrzennym, gdzie nie ma miejsca na stałe wydzielenie pokoju konferencyjnego, które jednak jest bardziej kosztowne, jest zastosowanie ruchomych systemów ścian i przeszkleń. Te mobilne przegrody pozwalają na tymczasowy podział pomieszczenia jednoprzestrzennego na mniejsze pokoje oraz dodatkowo zapewniają wydzielenie akustyczne. Także i w tym przypadku firmy meblarskie wychodzą naprzeciw potrzebom klienta, zapewniając w swojej ofercie m.in. systemy mebli składanych i ruchomych na kółkach, np. stołów. Z kolei przy wyborze krzeseł warto zdecydować się np. na krzesła konferencyjne sztablowane, które można ustawić jedno na drugim, przez co nie zajmują dużo miejsca przy magazynowaniu, albo siedziska wielofunkcyjne mogące pełnić również funkcję foteli pracowniczych.
Sala konferencyjna to miejsce prowadzenia dyskusji i negocjacji. Jaki wystrój i kolorystyka powinny być zastosowana w tego typu pomieszczeniach, a jakie raczej unikane?
Wystrój sali konferencyjnej oraz jej kolorystyka powinna być zgodna przede wszystkim z profilem działalności firmy. Należy przy tym dodać, iż elementy te nie mogą także rozpraszać osób uczestniczących w spotkaniu. Ogólnie obwiązuje zasada, aby wnętrza sal konferencyjnych były bardziej reprezentacyjne od pozostałych pomieszczeń. Można to osiągnąć m.in. poprzez zastosowanie mebli i materiałów z „wyższej półki”, np. okładzin drewnopodobnych. Z kolei kolorystyka ścian powinna być bardziej stonowana i monochromatyczna – barwy raczej z palety jasnej, np. popularna ostatnio przełamana biel. Chodzi o to, by kolory nie rozpraszały prelegentów i nie stanowiły konkurencji dla treści przekazywanych drogą wizualna i ustną.
Trochę inna tendencja obowiązuje w firmach, gdzie duży nacisk kładzie się na kreatywne dyskusje w zespole. Do wnętrz sal konferencyjnych podmiotów o mniej zhierarchizowanej strukturze często, wprowadza się, np. w postaci fototapet, bardziej różnorodną, czasem nawet krzykliwą kolorystykę.
Czym, obok funkcjonalności, powinny wyróżniać się meble zastosowane w pokoju konferencyjnym?
Wyposażenie meblowe w sali konferencyjne powinno być funkcjonalne, ale jednocześnie na tyle mobilne, aby można było w szybki sposób przearanżować pomieszczenie, zmieniając przykładowo układ stołów. Coraz bardziej istotną cechą mebli jest także zintegrowane wyposażenia meblowego z infrastrukturą techniczną typową dla sal konferencyjnych, np. wyposażenie stołów w tzw. media porty, gdzie można zainstalować gniazdka, do których podłącza się laptopy, smartfony i inne urządzenia elektroniczne. Ogólnie obowiązuje tendencja, aby same meble w salach konferencyjnych były bardziej reprezentacyjne oraz cechowały się elegancką linią i ciekawym designem. Pochodzą więc zazwyczaj z wyższej półki cenowej w asortymencie firm meblarskich.
Coraz częściej w wyposażeniu sal konferencyjnych wprowadza się jednak niestandardowe meble, znane z innych, bardziej nieformalnych przestrzeni, np. fotele, ławy czy pufy. Wtedy sala pełni funkcje raczej dyskusyjnego forum, miejsca wymiany idei i pomysłów w sposób mniej formalny.
Podstawowe wyposażenie pokoju konferencyjnego to projektor, system nagłaśniający, tablica i ekran projekcyjny. Jakie inne rozwiązania mogą się znaleźć w tym pomieszczeniu?
Istotną kwestią, już także na etapie projektowania przy udziale architekta, ale i specjalistycznej firmy, jest określenie wymogów i potrzeb użytkowników, co do infrastruktury technicznej i wyposażenia multimedialnego sali konferencyjnej. Obok już znanych systemów nagłaśniających w postaci mikrofonów, wzmacniaczy, głośników ściennych, sufitowych sprawdzających się w spotkaniach o charakterze prelekcji i wykładu, coraz częściej pojawiają się systemy dyskusyjne pozwalające na uczestniczenie w rozmowie wszystkim osobom znajdującym się przy stole. Standardowym rozwiązaniem jest też zestaw urządzeń typu projektor-ekran lub TV, ale ze względu na szeroką ofertę w tym zakresie w doborze tego typu zestawu powinien doradzać specjalista.
Obecnie w wyposażeniu takich sal są także bezprzewodowe extendery HDMI umożliwiające przesył sygnału ze źródła sygnału, np. laptopa do projektora, monitora czy telewizora na dystansie nawet do 30 m. Pilot pozwala na swobodne przełączanie się między tymi źródłami.
Standardowo w salach konferencyjnych spotyka się stoły z wbudowanymi w blat media portami pozwalającymi na doprowadzenie przyłączy do biurka, dzięki czemu unika się sieci kabli od laptopów, smartfonów i innych urządzeń pod i na stole.
Wszytkami tymi urządzeniami, czyli systemem nagłośnienia, systemem prezentacji wizualnej i dodatkowo zaciemniania (zasłaniania rolet) czy oświetleniem może zarządzać system centralnego sterowania w postaci ekranu dotykowego, jednostki centralnej oraz urządzenia wykonawczego. Dzięki temu jedna osoba jest w stanie szybko sterować całą infrastrukturą techniczną z poziomu małego urządzenia z ekranem dotykowym.
W salach konferencyjnych istotnym aspektem jest również oświetlenie. W jaki sposób powinno być ono zaaranżowane w tego typu pomieszczeniach?
Zgodnie z zapisami obowiązującej normy natężenie światła w pomieszczeniach typu sale konferencyjne powinno być takie same jak dla stanowisk pracy, czyli 500 lux. Zaleca się, aby stosować źródła światła o białej barwie zbliżonej do naturalnego światła dziennego, działającego pobudzająco oraz zapobiegającego zmęczeniu. Oświetlenie sal konferencyjnych powinno także umożliwiać regulację natężenia światła, poprzez zastosowanie elektronicznych systemów sterowania, dostosowując się do niezmieniających się warunków oświetleniowych i użytkowanych mediów.
Jakie jeszcze inne czynniki i rozwiązania techniczne, oprócz np. ciekawego wnętrza, wygodnych mebli, odpowiedniego oświetlenia, wypływają na komfort pracy i przebywania użytkowników sali konferencyjnej?
Kwestią, o której nie należy zapominać już na etapie projektowania, jest fakt, że sale konferencyjne są często przeznaczone do jednoczesnego przebywania w nich wielu osób, dlatego tak istotna jest właściwa jakość powietrza. Należy więc odpowiednio dobrać system wentylacji i klimatyzacji poprzez kalkulacje wymian powietrza, ponieważ dzięki temu zapewnimy nawet, przy maksymalnym „zapełnieniu” sali, odpowiedni komfort pracy jej użytkownikom. Na jakość powietrza wpływają także zastosowane materiały, np. w przypadku sufitów czy wykładzin zaleca się stosowanie materiałów niskoemisyjnych, a nawet oczyszczających powietrze.
Drugim bardzo istotnym czynnikiem technicznym, który trzeba mieć na uwadze już na wczesnym etapie projektowania wnętrz sal konferencyjnych, jest odpowiednia akustyka w pomieszczeniach i dobór właściwej izolacyjności ich przegród zewnętrznych. Tutaj z pomocą przychodzi wprowadzona niedawno nowa norma PN-B-02151-4:2015-06, zawierająca zbiór wytycznych m.in. do projektowania tego typu pomieszczeń. Samo zagadnienie jest bardzo szerokie. Obejmuje m.in. aspekty związane z zapewnieniem właściwej jakości przekazu wewnątrz sali konferencyjnej poprzez odpowiednie dobranie i rozmieszczenie materiałów dźwiękochłonnych i odbijających dźwięk. Przykładowo przy salach typu wykładowego istotne jest takie rozlokowanie materiałów, aby te dźwiękochłonne znajdowały się na końcu sali, a przy osobie wygłaszającej należy umieścić materiały odbijające dźwięk.
Nie mniej ważna jest też odpowiednia izolacyjność przegród ściennych i przeszkleń, tak aby uniemożliwić na tyle, na ile jest to realne, przedostawanie się dźwięków z sali konferencyjnej na zewnątrz i odwrotnie. Przyjmuje się, że ściany powinny mieć izolacyjność akustyczną nie mniejszą niż 45dB. Problem pojawia się w przypadku przeszkleń. Z jednej strony zależy nam na wizualnym efekcie jak najmniejszego wydzielenia tego pomieszczenia od pozostałej części biura, a z drugiej strony chcemy zapewnić jak najlepszy komfort pracy użytkownikom takiej sali i pozostałym pracownikom pod względem przedostawania się hałasów między tymi przestrzeniami. Tutaj firmy zajmujące się dostarczaniem przeszkleń proponują różne rozwiązania techniczne. Jednak przy tym zagadnieniu jest to kompromis między estetyką wymaganą przez Inwestora a możliwościami materiałowymi i kosztami zastosowania tego typu rozwiązań. Jeżeli dochodzą do tego kwestie związane z zapewnieniem odpowiedniej izolacyjności przegród, określonych w przepisach p.poż, sprawy się bardzo komplikują, a koszty takich rozwiązań technicznych znacznie rosną.