To już drugie takie wydarzenie organizowane przez międzynarodową firmę zarządzającą oraz doradzającą w sektorze nieruchomości Knight Frank i kancelarię prawną Kuczek Maruta Kancelarię Radców Prawnych. Poprzednie spotkanie poświęcone było najemcom powierzchni biurowych.
Tegoroczne seminarium miało na celu przedstawienie inwestorom zagadnień związanych z praktycznym zarządzaniem obiektami biurowymi oraz zwrócenie uwagi na konstruowanie przez wynajmujących poprawnych z punktu widzenia prawa umów najmu.
Pierwszy blok zajęć prowadzony przez Grażynę Czerwonkę z Knight Frank przybliżył uczestnikom ogólne pojęcia związane z kosztami eksploatacyjnymi. Prelegentka, w odpowiedzi na pytania uczestników, przedstawiła ogólną definicję opłat, różnice pomiędzy zaliczkami wnoszonymi przez najemców a kosztami poniesionymi na eksploatację budynku. W kolejnej części wykładu została poruszona tematyka rozliczeń kosztów eksploatacyjnych przez zarządcę budynku oraz sposobu ich przedstawienia najemcom. Elementem, na który prowadząca zwróciła szczególną uwagę, była opłata z tytułu użytkowania wieczystego, która wchodzi w składowe kosztów eksploatacyjnych. W związku z faktem, że po aktualizacji wartości nieruchomości opłaty z tytułu użytkowania wieczystego gwałtownie wzrastają, pozycja ta jest często dokładnie omawiana z najemcami podczas prezentacji rozliczenia rocznego. Właśnie dlatego, według Grażyny Czerwonki, warto, zamiast ryczałtu, rozliczać najemców z faktycznie poniesionych kosztów. W końcowej części bloku, omówiono tematy optymalizacji kosztów w budynku oraz zapisów w umowach najmu z punktu widzenia zarządcy, które również wzbudziły spore poruszenie wśród uczestników spotkania.
Temat zapisu umów był dobrym wprowadzeniem do części, która została poprowadzona przez radcę prawnego Beatę Kuczek Maruta, z Kuczek Maruta Kancelarii Radców Prawnych – "Rozliczanie kosztów utrzymania kompleksu biurowego”. Tematyka bloku również dotyczyła kosztów eksploatacyjnych, jednak tym razem z punktu widzenia prawnika. Prowadząca przedstawiła najważniejsze czynniki, na które powinien zwrócić uwagę wynajmujący w momencie podpisania umowy najmu. Właściciel biurowca w momencie konstruowania umowy najmu powinien zwrócić uwagę na 5 podstawowych punktów, które są istotne z punktu widzenia prawa – powiedziała Beata Kuczek Maruta. Przykładowo, jednym z punktów wchodzących w skład „przykazań dla wynajmującego", jest ścisłe określenie udziału najemcy w kosztach eksploatacji, innym – precyzyjne zasady corocznych rozliczeń. Dzięki odpowiedniemu zapisowi, warunki będą zrozumiałe dla obu stron, bez niepotrzebnych niedomówień w przyszłości.
Jako przedostatni wystąpili Magdalena Oksańska, Key Account Manager oraz Bartłomiej Łepkowski, Head of Property Management z Knight Frank. Prelegenci omówili rolę zarządcy w obiekcie biurowym oraz w kontakcie na linii właściciel–najemca. Główne czynniki, na których skupione były wystąpienia, to precyzyjne określenie świadczonych przez zarządców usług. Według prowadzących do podstawowych obowiązków zarządcy należą usługi związane z przejęciem nieruchomości do zarządzania, usługi finansowe, czynności techniczne, logistyczne, standardowe codzienne obowiązki oraz przygotowanie budynku do ewentualnej sprzedaży. Profesjonalny zarządca musi dokładnie raportować właścicielowi jak wyglądają kwestie związane z kosztami budynku oraz czy obiekt jest w całości skomercjalizowany. Najemcy natomiast, którzy na co dzień przebywają w zarządzanym budynku, muszą wiedzieć na co wydawane są ich pieniądze z opłat eksploatacyjnych. Ciekawym rozwiązaniem dla zarówno właścicieli biurowców, najemców, jak i zarządców okazała się zaprezentowana platforma help desk Signu FM, która umożliwia bezpośredni i szybki kontakt najemcy z zarządcą, np. w celu zgłoszenia usterki.
Spotkanie zakończyła Katarzyna Pabian, radca prawny z Kuczek Maruta Kancelarii Radców Prawnych. Prelegentka skupiła się na praktycznym podejściu do zabezpieczania płatności czynszu w umowie najmu. Omówiła zagadnienia związane z depozytem (kaucją), gwarancją bankową, podkreślała jak istotny jest poprawny zapis w umowach dotyczących np. waluty, w której najemca ma wpłacić kaucję, bądź wynajmujący ją zwrócić. Przedstawiła także zasady, na których wynajmującemu przysługuje zastaw ustawowy na rzeczach najemcy.
Warsztaty „Właściciel biurowca – zyski, dylematy, ryzyko” były skierowane nie tylko do osób, które chciałyby usystematyzować swoją wiedzę, ale przede wszystkim do uczestników rynku, pragnących odnieść maksymalną korzyść z komercjalizacji nieruchomości.
Specjaliści z dziedziny zarządzania oraz prawa podzielili się swoim wieloletnim doświadczeniem i przeprowadzili analizę na konkretnych przypadkach. Uczestnicy natomiast dowiedzieli się, jak skutecznie zabezpieczyć swoje interesy i poznali praktyczne zarządzanie obiektem biurowym.