I spotkanie top managerów odpowiedzialnych za całość procesów administracyjnych i zarządzanie biurem w największych firmach w Polsce odbyło się 5-6 czerwca w hotelu Courtyard by Marriott Warsaw Airport. Organizatorem wydarzenia była firma Blue Business Media. Patronat medialny objął portal e-biurowce.pl.
Administrative Directors Summit miało charakter forum, podczas którego doświadczeni praktycy mieli okazję wymienić się swoimi doświadczeniami związanymi z optymalizacją procesu najmu, a także możliwościami obniżenia kosztów i podniesienia efektywności zarządzania biurem. Sprzyjały temu prelekcje przedstawicieli największych spółek, interaktywne sesje pytań i odpowiedzi oraz mini-warsztaty skupione wokół wybranych problemów.
Pierwszy dzień wydarzenia poświęcony był w znacznej części zagadnieniom związanym z budowaniem skutecznej strategii lokalowej firmy. Analizowano najnowsze trendy i zmiany na rynku nieruchomości komercyjnych, przeprowadzono analizę opłacalności zakupu oraz najmu powierzchni biurowej, a także zastanawiano się, w jaki sposób zapewnić przyjazne warunki pracy z orientacją na wydajność oraz lojalność pracowników. Dyskusje na wymienione tematy poprzedzone były prelekcjami, w trakcie których praktycy omawiali case studies ze swoich doświadczeń.
Jednym z prelegentów pierwszego dnia wydarzenia był Rafał Marcyniuk – dyrektor Departamentu Projektów i Nadzoru Właścicielskiego w Meritum Bank. Na podstawie swojego doświadczenia przedstawił, co warto negocjować poza wysokością czynszu, który jest tylko jednym z wielu składników kosztu najmu. Podkreślił, że chociaż zmienna ta jest przedstawiana jako główny wyróżnik oferty to w rzeczywistości ma ona wiele „gwiazdek”, na które warto zwracać uwagę negocjując umowę najmu. Jako najważniejsze z nich, poza czynszem, przedstawiciel Meritum Bank wymienił: wakacje czynszowe, powierzchnie wspólne piętra i budynku wliczane do przedmiotu najmu, zasady indeksacji czynszów, przelutowywanie, reklamę na elewacji czy sposób dzielenia kosztów utrzymania obiektu pośród najemców. Ten ostatni może przebiegać według modelu full gross - oznaczającego, że najemca płaci tylko czynsz, single net – w przypadku którego najemca obciążany jest podatkiem od nieruchomości, double net – gdzie oprócz podatku od nieruchomości najemcę obciąża się ubezpieczeniem, oraz tripple net – według którego wszystkie koszty dzielone są na najemców, najczęściej w formie ryczałtu.
Pierwszego dnia forum odbyły się również mini-warsztaty skupiające zainteresowanych wokół trzech zasadniczych tematyk. Jedne z nich odnosiły się do najważniejszych aspektów prawnych oraz obszarów ryzyka przy negocjowaniu umowy najmu. Równolegle odbywały się warsztaty dotyczące praktycznych możliwości podniesienia efektywności zarządzania zasobami energetycznymi oraz nowoczesnych rozwiązań w kształtowaniu powierzchni biurowej. Każdy z uczestników forum miał możliwość uczestniczenia w dwóch wybranych przez siebie grupach tematycznych, a nad merytoryczną stroną warsztatów czuwali prawnicy z międzynarodowej kancelarii Linklaters, eksperci z zakresu audytu energetycznego 3-E Energy Efficiency Engineering oraz architekci reprezentujący partnera wydarzenia – firmę Arcco.
Drugi dzień forum w znacznej części poświęcony był problemom związanym z „zielonymi” rozwiązaniami w biurze. Omówiono m.in. sposoby uzyskania oszczędności dzięki systematycznym i rzetelnym pomiarom poziomu zużycia energii na przykładzie Systemu Zarządzania Energią wprowadzonego przez bank City Handlowy, który jako pierwsza instytucja usługowa w kraju w lutym tego roku otrzymał certyfikat ISO 50001:2011. Poruszono również obszary związane z przepływem informacji oraz dokumentacji w biurze. Swoją wiedzą w tych kwestiach podzielili się: Adnrzej Dmochowski – dyrektor ds. administracyjno-finansowych w fimie Xella Polska oraz Jarosław Kamiński – dyrektor biura administracji PZU.
Liczne ożywione dyskusje zarówno pierwszego, jak i drugiego dnia Administrative Directors Summit dowiodły, że inicjatywa spotkała się z uznaniem środowisk top managerów odpowiedzialnych za procesy administracyjne i zarządzanie biurem. Organizator nie wykluczył, że w przyszłości, oprócz planowanych corocznych spotkań Administrative Directors Summit, prowadzone będą dodatkowe spotkania osób zainteresowanych konkretnymi zagadnieniami w węższych gronach tematycznych.