Być może zastanawiasz się, gdzie ją znaleźć i jak komunikować się z podwykonawcami. Czy obowiązek koordynowania ich pracy, ustalania grafiku, kontrolowania efektów leży po Twojej stronie? Obawy o dodatkowe obowiązki mogłyby być uzasadnione, gdybyś nie zdecydował się na współpracę z nowoczesną firmą. Taką, która zatrudnia koordynatora, wspierającego Cię w codziennych działaniach. Zobacz, jakich korzyści możesz oczekiwać.
Współczesne firmy sprzątające mają rozbudowane struktury, w których ważne miejsce zajmuje koordynator, nazywany też kierownikiem regionu bądź kierownikiem kontraktu. Co jego obecność oznacza dla Ciebie? Że z jego strony otrzymasz potrzebne wsparcie w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Z Twoich barków zostanie zdjęty obowiązek delegowania zadań i kontrolowania ich rezultatów.
Dowiedz się:
- kim jest koordynator i jaką funkcję pełni w firmie sprzątającej,
- jakie są wymagania względem koordynatorów w firmach sprzątających,
- kto może zostać koordynatorem w firmie sprzątającej.
Przekonasz się, że osoba zatrudniona na takim stanowisku jest kompetentna i rzetelna, dlatego faktycznie okaże Ci potrzebne wsparcie w biurze.
Kim jest koordynator w firmie sprzątającej?
Koordynator w firmie sprzątającej to osoba nadzorująca pracę ekipy odpowiedzialnej za utrzymanie porządku. W zakresie jego kompetencji leży jednak znacznie więcej czynności.
Jak dowiedzieliśmy się od specjalisty HR w firmie Fresh Facility: – Nasi koordynatorzy przechodzą przez dość trudny i wymagający proces rekrutacji. Zanim zatrudnimy osobę na tak odpowiedzialne stanowisko, chcemy dowiedzieć się, czy będzie on odpowiednia do zarządzania ekipą sprzątającą i wspierania Office Managerów. Dobrze, jeśli posiada już w tym zakresie doświadczenie poparte referencjami od poprzednich pracodawców.
Im bardziej nowoczesna firma, tym większą uwagę zwraca się na postać samego koordynatora. Powinien on być nie tylko osobą do kontaktowania się, ale też wizytówką. Bardzo często osoby zatrudnione na tym stanowisku są odpowiedzialne nie tylko za podtrzymywanie dobrych relacji z klientami, lecz także za rekrutację pracowników. Lista obowiązków jest zazwyczaj długa.
Koordynator to:
- przełożony ekipy porządkowej,
- osoba, z którą kontaktujesz się w razie pytań lub uwag,
- Twoje wsparcie w zarządzaniu biurem,
- rekruter pracowników do sprzątania,
- nadzorca prac porządkowych,
- kontroler jakości,
- sprzedawca usług – osoba od organizacji usług dodatkowych.
Jak w praktyce wygląda współpraca na linii koordynator – Office Manager?
Koordynator to osoba wyznaczona do kontaktu, dlatego przekazuje on swoje dane Tobie, jako Office Managerowi. Wspólnie ustalacie harmonogram prac na cały miesiąc i analizujecie raporty - telefonicznie lub mailowo, tak jak Wam wygodniej. Na co dzień jednak koordynatora spotkasz też na żywo, bo sporo czasu spędza w obiekcie, który podlega jego opiece.
Oto, czym dokładnie zajmuje się koordynator:
- Koordynator zarządza pracą zespołu – ustala grafik, czyli godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. Zazwyczaj robi to z tygodniowym lub miesięcznym wyprzedzeniem. Dopasowuje się przy tym do Twoich uwag i potrzeb.
- Koordynator przygotowuje listę kontrolną – po rozpoznaniu potrzeb przedsiębiorstwa i ustaleniu, jakie prace będą wykonywane w biurze, przygotowuje dla swojego personelu listę zadań koniecznych do wykonania. Rozpisuje dokładnie, co, i z jaką częstotliwością muszą robić pracownicy. Lista kontrolna najczęściej odnosi się do wszystkich pomieszczeń – od recepcji, przez łazienki i kuchnie, aż po open space, gabinety i sale konferencyjne.
- Koordynator rozlicza zespół z wykonanych czynności – kontroluje, czy wszystkie prace zostały wykonane w założonym czasie, a także ocenia ich efekty. Dostarcza Ci opracowany raport.
- Koordynator dba o to, żeby nie zabrakło sprzętów do sprzątania i profesjonalnych preparatów czyszczących. Ich rodzaj konsultuje z Tobą.
Koordynator wsparciem Office Managera
Office Manager może w każdej chwili zwrócić się do koordynatora z prośbą o wprowadzenie zmian w grafiku czy stylu sprzątania. Masz wydzieloną osobę do kontaktu - opiekuna, który dobrze zna Ciebie i potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Wiesz, że zawsze zareaguje szybko i celnie.
Fresh Facility podaje konkretne przykłady, w których pomoc koordynatora okazała się niezwykle cenna dla Office Managera.
O jednej sytuacji opowiedziała nam Ania – doświadczony koordynator z ramienia firmy sprzątającej: – Zorganizowaliśmy “Usługę na już” – Kierownik biura zadzwoniła w godzinach wieczornych z prośbą o sprzątanie po imprezie firmowej. Nazajutrz mieli pojawić się ważni, zagraniczni goście. Nie wahając ani chwili, skontaktowałam się z Kasią – Panią sprzątającą, na której zawsze mogę polegać. W kilka minut udało się zorganizować sprzątanie. Pani Kasia zaczęła pracę o 4 rano, a po imprezie nie było śladu.
Koordynatorom możesz zgłosić awarię instalacji, a nawet pękniętą rurę w biurze. Szybki czas reakcji - także po standardowych godzinach pracy, to cenne wsparcie dla osób zarządzających firmami. Dobrze jest mieć na podorędziu kogoś, kto służy pomocą i wyśle “złotą rączkę”. Czasem to wsparcie to po prostu zwykła ludzka życzliwość, także w życiu prywatnym.
Dobry koordynator to gwarant udanej współpracy Twojej firmy z ekipą porządkową. Wspiera zarówno Office Managerów, jak również swoich współpracowników – motywuje i wspiera panie sprzątające, dbając o to, żeby miały komfortowe warunki pracy.
Kto może zostać koordynatorem?
Praca koordynatora jest odpowiedzialna i wymagająca zaangażowania. Z uwagi na powyższe wymagania, nie każdy może objąć to stanowisko. Oprócz konkretnych wymogów, jak np. rodzaj wykształcenia czy posiadane doświadczenie, w równie dużym stopniu liczą się kompetencje miękkie. Wśród nich jest umiejętność nawiązywania i podtrzymywania relacji z klientami, pracowania pod presją czasu, łagodzenia konfliktów w zespole, egzekwowania zadań, wysoka kultura osobista, rozwinięte umiejętności komunikacyjne.
Śmiało można powiedzieć, że stanowisko koordynatora to jedno z najmocniejszych ogniw w firmie sprzątającej. Jest mostem w komunikacji pomiędzy firmą, paniami sprzątającymi, a Tobą - Office Managerem, który wreszcie otrzymuje wsparcie przy zarządzaniu.
Sprawdź ofertę firmy sprzątające Fresh Facility www.freshfacility.pl