Firmy działające w sektorze technologicznym kładą duży nacisk na jakość usług sprzątających. Dlaczego? Bo według wielu biurka, z których korzystają ich pracownicy, są nawet 400 razy brudniejsze niż deski klozetowe i 100 razy brudniejsze niż stoły kuchenne. Szokujące? I to bardzo. Jednak wyjaśnia, dlaczego w pracy tak łatwo można się zarazić przeziębieniem, grypą czy koronawirusem. Meble, sprzęty elektroniczne, artykuły piśmiennicze – znajduje się na nich nawet 10 milionów bakterii, które zwalczyć można tylko poprzez regularne sprzątanie i dezynfekcję.
Zakres czynności porządkowych – czyszczenie elektroniki
W biurach zajmowanych przez firmy technologiczne wyzwania są inne niż w laboratoriach chemicznych czy ośrodkach zdrowia. Jednak ze względu na rodzaj wyposażenia stawiają wysokie wymagania, co do zaangażowania personelu oraz dostarczanych przez nich efektów. Oto oczekiwania office managerów firm technologicznych w zakresie usług sprzątających – lista kontrolna czynności obejmuje:
- czyszczenie przewodów z kurzu,
- czyszczenie klawiatur za pomocą szczoteczek, sprzężonego powietrza,
- usuwanie brudu z okolic przycisków,
- przecieranie monitorów, ale bez pozostawiania smug,
- dezynfekowanie powierzchni przycisków na urządzeniach wielofunkcyjnych i telefonach.
Dlaczego to wszystko jest takie ważne? Na klawiaturach zarazki namnażają się w ekspresowym tempie, bo ciepłe środowisko sprzyja ich rozwojowi. Wszystko, czego dotkniesz, w międzyczasie roznosi się między ludźmi i sprzętami. Dotyczy to takich bakterii jak E. coli czy patogenów wirusa wywołującego Covid-19. To zrozumiałe zatem, że eksperci zalecają mycie i odkażania urządzeń przynajmniej raz dziennie. Dzisiaj, chcąc pracować z biur stacjonarnie lub przynajmniej hybrydowo nikt nie podważa ich rekomendacji. W przeciwnym razie powrót do pracy zdalnej okaże się przesądzony.
Zatrudnianie firm sprzątających biura
O tym, że do sprzątania biura lepiej zatrudnić firmę, wie każdy przedsiębiorca, który woli skupić się na działalności biznesowej niż na wyborze płynu do mycia podłóg. Na temat tego, jakie są wymagania względem firm sprzątających rozmawialiśmy z managerem Fresh Facility, który wskazał, że w przestrzeni technologicznej konieczne jest:
- przeszkolenie pracowników w zakresie sprzątania sprzętu elektrycznego - personel musi wiedzieć o dodatkowych zagrożeniach takich jak ryzyko porażenia prądem elektrycznym,
- zwrócenie szczególnej uwagi na etykiety umieszczone na sprzętach, które mogą zostać usunięte lub zatarte podczas czynności czyszczących lub dezynfekujących,
- stosowanie profesjonalnych środków czyszczących - sprężone powietrze, płyny/pianki do plastików, płyny do monitorów plus ściereczki z mikrofibry,
- dokładnie sprzątanie z uwzględnieniem szczegółów - czyszczenie drobnych urządzeń, które zbierają kurz i zarazki musi być bardzo precyzyjne.
Nie każda firma, która oferuje usługi porządkowe dla biur, jest w stanie sprostać tym wymogom, a lista oczekiwań jest jeszcze dłuższa.
Sprzątanie biur wyposażonych w sprzęty elektroniczne?
– Praca programisty wymaga dużego skupienia, a sprzęt, na którym pracuje zazwyczaj, jest dużo warty. Dlatego też, sprzątanie biura powinno uwzględniać indywidualny charakter firm technologicznych oraz ich codzienne ograniczenia oraz potrzeby – wyjaśnia Anna Gałowicz Koordynator Operacyjny Fresh Facility.
Co zalicza się do tych potrzeb? Przede wszystkim:
- mycie podłóg, odkurzanie wykładzin,
- czyszczenie komputerów – monitorów, klawiatur, myszek, obudów, przewodów, kabli,
- sprzątanie biurek i dezynfekowanie ich powierzchni,
- mycie krzeseł biurowych,
- sprzątanie serwerowni.
Na każdym z tych etapów należy zachować szczególną ostrożność. Po pierwsze dlatego, że nie da się uniknąć bezpośredniego dostępu serwisu sprzątającego do wrażliwych danych wyświetlanych na ekranach komputerów.
Po drugie – każdy pracownik przystosowuje swoje stanowisko pracy do indywidualnych potrzeb. Oznacza to ustawienie wysokości krzesła na odpowiednią wysokość czy skierowanie ekranu pod właściwym kątem.
– Chodzi zatem o to, aby osoba sprzątająca nie ingerowała w te ustawienia, o co bardzo dbają koordynatorzy zespołów Fresh Facility – wyjaśnia nasz rozmówca.
Usługi sprzątające dla biur – co obejmują?
Zapytaliśmy, co jest ważne przed rozpoczęciem współpracy z firmą sprzątającą?
– Przede wszystkim ustalenie dokładnie tego, jaki będzie zakres usług sprzątających dla konkretnego biura technologicznego – sugeruje Pani Anna z Fresh Facility. – Określenie precyzyjnie, jakich zadań pracownicy mają nie wykonywać i gdzie nie mogą się przemieszczać.
Oczywistą zasadą jest, że nie wolno wyrzucać nic, co znajduje się na biurkach pracowników, wyłączać uruchomionych komputerów czy wyciągać wydrukowanych dokumentów z drukarki. Jeżeli serwis porządkowy tego nie zrobi, nie jest to kwestia zaniedbania, lecz poszanowania zasad panujących w biurze.
Przestrzenie technologicznie, podobnie jak wszystkie inne biura, mają też podstawowe wymogi co do sprzątania. Zalicza się do nich:
- odkurzanie, mycie posadzek,
- mycie okien, luster, gablot,
- wycieranie kurzu ze stołów, szaf, regałów,
- sprzątanie pomieszczeń socjalnych, łazienek, szatni,
- wyrzucanie śmieci, zakładanie nowych worków,
- uzupełnianie środków higienicznych do mycia i dezynfekcji.
Oprócz podstawowych czynności porządkowych, które są wykonywane codziennie, niezbędne jest kompleksowe sprzątanie biura. Co ono obejmuje? To już zależy od indywidualnych ustaleń, ale zazwyczaj mycie listew przypodłogowych, kratek wentylacyjnych, balustrad, pranie tapicerek. Popularną usługą jest pielęgnacja terenów zielonych – latem plewienie chwastów i koszenie trawy, jesienne grabienie liści, a zimą odśnieżanie.
Dopasowanie chemii czyszczącej i mechaniki sprzątania
Inną ważną kwestią jest staranne wykończenie powierzchni, która została umyta. Na ekranie nie mogą pozostać smugi, a klawiatura nie może być myta na mokro, co doprowadziłoby do jej zalania. Tutaj kluczowe jest dobranie odpowiednich środków czyszczących do tworzyw sztucznych, drewna, wykładzin, glazury, sanitariatów, a następnie ich aplikacja w niewielkich ilościach.
– Pracujemy tak, aby biuro było czyste, a w powietrzu unosił się przyjemny zapach. Elektronika będzie działała bez zarzutu – widoczność na ekranie będzie doskonała, a dłonie nie będą się kleiły do klawiatury – dodaje nasz rozmówca z firmy sprzątającej Fresh Facility zajmującej się utrzymywaniem porządku w biurach technologicznych w dużych miastach na terenie całej Polski. W tym celu stosuje się zwłaszcza sprężone powietrze - świetnie usuwa ono okruszki i kurz poprzez odpylenie. Dzięki sprayowi dozowanie jest precyzyjne, a powietrze pod wysokim ciśnieniem celnie trafia w drobinki i rozbija je.
Firma sprzątająca w biurze – bezpieczeństwo przedmiotów i danych
Nie da się wysprzątać biura zdalnie, dlatego personel podejmujący się tego zadania musi uzyskać dostęp do pomieszczeń, z których na co dzień korzystają pracownicy i klienci. Jednak tutaj pojawia się kwestia ochrony danych, które są największą wartością intelektualną firmy. Współpraca z firmą Fresh Facility daje pewność ochrony danych zgodnie z przepisami. Gwarantem tego jest:
- pracujący legalnie personel – każda osoba sprzątająca biuro jest zarejestrowana i zweryfikowana,
- polisa OC – wykupione ubezpieczenia na wysokie kwoty, nawet o równowartości 1 miliona złotych, z których pokrywane są ewentualne zniszczenia,
- umowa NDA – podpisana przez koordynatora z firmy sprzątającej.
Firmy technologiczne mają własne oczekiwania oraz potrzeby, jeżeli chodzi o sprzątanie biura. Liczy się profesjonalizm ekipy sprzątającej, która jest dyskretna, fachowa i ma umiejętności oraz sprzęt do mycia także elektroniki.