Jak wybrać firmę sprzątającą na biurowiec? 9 wskazówek dla Property Managera

W tym artykule postaram się opisać aspekty, na które powinien zwrócić uwagę Property Manager, który poszukuje firmy sprzątającej na biurowiec.  

Zanim przejdę do wskazówek, to prześledźmy sytuacje, w których zarządca musi lub powinien rozpocząć poszukiwanie firmy sprzątającej. Zwykle, ma to miejsce w trzech przypadkach: 

• przejęcie pod zarządzanie całkiem nowego budynku, na którym nie ma jeszcze serwisu sprzątającego 

• przejęcie pod zarządzanie już istniejącego budynku, na którym jest firma sprzątająca, ale zarządca chce sprawdzić rynek 

• property manager nie jest zadowolony z jakości wykonanej usługi na zarządzanym obiekcie 

Czwartym powodem poszukiwania nowej firmy sprzątającej, który w mojej opinii jest zbyt rzadko brany pod uwagę, jest sytuacja, w której firma sprzątająca jest na budynku już sporo czasu, wykonuje swoje prace poprawnie, ale wpadła w rutynę. To trudny do wyłapania moment, bo nikt z nas nie lubi zmian. A skoro coś działa poprawnie to po co zmieniać? Warto co jakiś czas (2-3 lata) zebrać oferty z rynku i zobaczyć, co proponują inne firmy sprzątające — nie tylko pod kątem ceny, ale też zakresu, technologii sprzątania, użycia maszyn itd. 

Na co w takim razie powinien zwrócić swoją uwagę zarządca nieruchomości, który szuka profesjonalnej firmy sprzątającej? 

1. Zaproponowanie szczegółowego zakresu usług 

Profesjonalna firma zajmująca się utrzymaniem czystości powinna potrafić stworzyć szczegółowy zakres usługi dedykowany dla danego budynku. Wymaga to oczywiście zaangażowania ze strony osób składających ofertę, ale jest to wstępny etap weryfikacji na ile firmie zależy na obsłudze danego obiektu. Co ważne zarządcy często posiadają już stworzone zakresy prac, które spełniają ich oczekiwania. Mimo to Property Manager powinien poprosić potencjalnego wykonawcę usługi sprzątania o propozycję z jego strony. 

2. Doświadczenie i elastyczność w działaniu 

Doświadczenie w działaniu to aspekt niezbędny przy wyborze firmy sprzątającej. Dobrze, żeby zarządca nieruchomości popatrzył na niego z różnych perspektyw. Po pierwsze z perspektywy obsługi innych podobnych obiektów. Po drugie pod kątem różnorodności w doświadczeniu sprzątania innych typów obiektów np. placówek medycznych, firm produkcyjnych czy prywatnych placówek edukacyjnych. Każdy typ obiektu uczy czegoś innego, a te doświadczenia można później przenieść na utrzymanie czystości biurowca. 

Ogromnie ważne jest też elastyczność w działaniu, czyli otwartość firmy sprzątającej na dodanie dodatkowego personelu na doczyszczenie jakieś powierzchni czy zorganizowanie akcji przesadzania kwiatów. Jak sprawdzić doświadczenie i elastyczność? Oprócz referencji warto poprosić potencjalnego usługodawcę o kontakt do 2-3 klientów i zapytać ich jak współpraca wygląda w praktyce. 

3. Doświadczony i regularnie szkolony personel sprzątający 

Pracownicy sprzątający to trzon każdej firmy zajmującej się utrzymaniem czystości. To oni realnie wykonują usługę i to oni są kluczowi do jej profesjonalnego wykonania. Rzetelny dostawca usług czystościowych powinien swoich pracowników regularnie szkolić. Ważny jest też proces selekcji takich osób, ponieważ zdarzają się firmy, które na obiekty wysyłają świeżo zrekrutowane i niezweryfikowane osoby. Kolejnym ważnym aspektem., który warto, żeby zweryfikował zarządca biurowca to komunikatywność w języku polskim, przynajmniej na podstawowym poziomie. 

W kontekście personelu sprzątającego ważna jest też skala osób, jaką dysponuje firma sprzątająca. Wybierając firmę na biurowiec, warto sprawdzić, czy firma posiada na tyle rozbudowaną siatkę pracowników, żeby nie tylko zapewnić bieżące zastępstwa, ale też zorganizować większy zespół na akcje specjalne np. osuszanie zalanego piętra. 

4. Profesjonalne środki czystości i technolog 

Fachowa firma sprzątająca powinna składając ofertę zarekomendować użycie środków czystości, z których korzysta i które uznaje za najbardziej efektywne do danego obiektu. Jeżeli tego nie zrobi, to Property Manager powinien o to poprosić. Najlepiej, jeżeli firma sprzątająca zaproponuje środki do bieżącego mycia oraz do doczyszczania specjalistycznego. A jeszcze lepiej, jeżeli zaproponuje doczyszczenie konkretnymi środkami newralgicznych miejsc, o ile takie występują na danym obiekcie. Bardzo rzadkie i trudne w usunięciu zabrudzenia często wymagają interwencji technologia. Profesjonalna firma utrzymująca czystość powinna dysponować taką osobą. Pomaga ona w dobraniu środków na start obiektu oraz właśnie w przypadku wystąpienia trudnych zabrudzeń. Dodatkowo warto, aby dany usługodawca miał też możliwość zaoferowania ekologicznych środków czystości, jeżeli zarządcy na tym zależy. 

5. Sprzęt usprawniający pracę personelu 

W branży czystości jak w wielu innych z roku na rok powstają coraz to nowe rozwiązania i maszyny usprawniające pracę ludzką. Jeżeli zarządca obiektu zbiera oferty od firm sprzątających, powinien poprosić o zaproponowanie użycia konkretnych maszyn na danym budynku. Nie warto pytać o listę dostępnych maszyn, jakimi dysponuje firma, ponieważ obecnie dostęp do wynajmu, dzierżawy czy leasingu powoduje, że każda firma może mieć dowolną maszynę w ciągu kilku dni. 

O wiele ważniejsze jest czy firma zajmująca się czystością ma pomysł na użycie konkretnych maszyn, a dzięki temu wzrost jakości i skrócenie pracy ludzkiej. 

6. Dwustopniowy nadzór 

Oprócz rzetelnych i przeszkolonych pracowników sprzątających ogromnie ważny jest też pion odpowiedzialny za kontrolę i koordynację pracy. Podstawową osobą, która zarządza usługą na danym obiekcie, jest koordynator lub kierownik obiektu. To osoba pierwszego kontaktu dla Property Managera. Jednak na jej nadzorze nie powinno się kończyć, ważne, żeby usługodawca zapewniał weryfikację pracy na obiekcie przez minimum jeszcze jedną osobę — Managera, Dyrektora lub właściciela w przypadku mniejszych firm. Taki układ powoduje, że nawet gdy koordynator coś przeoczy lub zaniedba obiekt, to jego przełożony na pewno to wyłapie. 

7. Zdobywanie wiedzy technologicznej i śledzenie nowości 

Wspomniałem już w punkcie 3, że szkolenia personelu sprzątającego są ogromnie ważne. Nie jest ono jednak gwarantem wykonania jakościowej usługi na obiekcie. To może być zapewnione, jeżeli pion zarządzający, czyli koordynatorzy stale podnoszą swoją wiedzę nt. technologii sprzątania, materiałoznawstwa, czy użycia nowych maszyn pojawiających się na rynku. Warto, aby zarządca przed wyborem firmy sprzątającej zweryfikował, kiedy ostatnio osoba, która będzie miała obsługiwać jego budynek,  zdobyła nową wiedzę. 

8. Bezpieczeństwo i stabilność firmy 

Mimo, że sprzątanie to nie jedyna usługa dzięki, której obiekt funkcjonuje, to wymiernie wpływa na to, jak jest postrzegany przez użytkowników. W związku z tym warto, aby firma, której szuka zarządca, miał solidne fundamenty. Co może o nich świadczyć? Ilość obsługiwanych klientów, czas działania na rynku, portfolio klientów z różnych branż, referencje, opinie w internecie — to tylko niektóre z czynników. Oczywiście każdy z tych czynników trzeba rozpatrywać indywidualnie i nie skreślać firmy, jeżeli nie jest na rynku od 20 lat, bo może się okazać, że młodsza firma jest w stanie wykonać lepszą usługę niż „stary wyjadacz” z branży. 

Warto też zwrócić uwagę na wysokość polisy OC. Oczywiście nikt nie planuje wyrządzać szkód, ale jednak mogą się one zdarzyć więc lepiej nie musieć się martwić czy suma ubezpieczenia pokryje daną szkodę.
 

9. Wachlarz usług dodatkowych 

Biurowiec to typ obiektu, w którym kilka razy w roku należy wykonać czynności dodatkowe zwykle niezawarte w zakresie bieżącego sprzątania. Są to m.in. pranie wykładzin, sprzątanie generalne, polimeryzacja, zabezpieczenie kamienia naturalnego, wysokościowe mycie okien, sadzenie krzewów. Dobrze, żeby firma utrzymująca czystość była w stanie zrobić większość z nich, a w przypadku pozostałych, żeby miała sprawdzonych partnerów, których może polecić zarządcy. Dzięki temu cały proces przebiegnie o wiele sprawniej. 

Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu każdy zarządca biurowca czy Facility Manager będzie o wiele świadomiej analizował oferty firm sprzątających i zwróci uwagę na większą liczbę aspektów, a nie tylko na samą cenę usługi. Oczywiście zapraszam do zapoznania się z naszą ofertą sprzątania biurowców, mogę zapewnić, że powyższe 9 punktów mamy wdrożone :) 

Autor: Michał Zawada, Dyrektor Zarządzający Fresh Facility