Zadaniem office managera jest takie rozplanowanie wnętrz, aby były komfortowe zarówno dla pracowników, jak i dla klientów. W pandemicznych czasach doszło kolejne wyzwanie, jakim jest troska o utrzymanie dystansu czy rozmieszczenie i prawidłowe oznakowanie stacji dezynfekujących. Zobacz, czym kierować się przy podziale biurowej przestrzeni.
Zasady bezpieczeństwa, które poprawiają też wydajność
Powrót do biur po wielu miesiącach pracy zdalnej jest procesem dość powolnym i odbywa się etapami. Konieczność utrzymania odstępów między pracownikami wymusza zmniejszenie zespołów – w jednym pomieszczeniu może przebywać mniej osób niż wcześniej.
To dobra wiadomość, bo w kameralnym zespole komunikacja odbywa się bez zakłóceń. Jest też miejsce na aranżację stref ciszy przeznaczonych do relaksu oraz rozmów. Wielu zatrudnionych deklaruje, że większa prywatność i mniej decybeli pozytywnie wpływa na ich efektywność.
Podział na strefy – jak zrobić to estetycznie, w miły dla oka sposób?
Kiedy trzeba utrzymywać odległości między pracownikami, zachodzi konieczność podziału przestrzeni biurowej na strefy. Open space w swoim pierwotnym rozumieniu (wiele osób na jednej, nieograniczonej powierzchni) to (przynajmniej na razie) przeżytek. Tak samo jak małe i ciasne biura, ze stłoczonymi biurkami.
Jak wydzielić bezpieczne strefy bez wszechobecnych ścianek z pleksi czy strzałek naklejonych na posadzkę? Stosując bardziej naturalne i przyjazne dla oka punkty graniczne w tym rośliny, które nie tylko dekorują, ale też oddzielają od siebie biura. Mogą być ustawiane na regałach albo wiszące, najlepiej pnące, tworzące w powietrzu kaskadę. W niektórych sytuacjach trzeba postawić na bardziej elastyczne i mobilne rozwiązanie, które będzie się dostosowywać do zmieniających się potrzeb. Wówczas najlepiej sprawdzi się ruchoma ścianka z wypełnieniem kwiatowym lub wciąż modnym mchem. Ich postawienie pozytywnie wpłynie nie tylko na wystrój wnętrza i bezpieczeństwo użytkujących je osób, ale też poprawi samopoczucie i jakość powietrza.
Social distancing – w trosce o wygodę pracowników
Zatłoczone biura nie sprzyjają koncentracji, a wysoki poziom decybeli to wróg pracy twórczej. Praca w domu ma ten plus, że odbywa się w ciszy, dlaczego więc nie wykreować takiego klimatu w biurze? Mniejsza liczba pracowników przebywających w jednym pomieszczeniu to większa szansa na zyskanie tak potrzebnej prywatności. Jak można jeszcze bardziej zatroszczyć się o komfort pracowników i ich efektywność?
- Zachęcając do konsultowania pomysłów, zadawania pytań i prowadzenia rozmów telefonicznie, przez wideokonferencje lub komunikatory zamiast osobiście,
- opracowaniem harmonogramu korzystania z kuchni, sal konferencyjnych i rekreacyjnych, aby w tym samym czasie nie przebywało w nich zbyt dużo osób,
- wdrażając system pracy hybrydowej, tj. dzieląc pracowników na zespoły, które mogą w tym samym czasie zjawiać się w biurze, bo np. zajmują inne piętra w budynku,
- zwiększenia odległości między biurkami,
- oddzielenie od siebie biurek czy gabinetów, np. przy pomocy ścianek ze szkła lub paneli drewnianych lub akustycznych.
Czystość wpływa na przyjemny mikroklimat
W biurze zawsze musi być czysto, bo jest ono wizytówką firmy. Jednak obecnie jeszcze więcej uwagi poświęca się zarówno samym porządkom, jak i procedurom dezynfekcji. Standardy BHP zostały zaktualizowane (czyt. zaostrzone) dlatego przedsiębiorstwa, które do tej pory nie współpracowały z firmami sprzątającymi, teraz zdecydowały się je zatrudnić.
Sprzątanie biur to tylko jeden z kroków, kolejnym jest uświadomienie pracownikom, że sami też mają wpływ na to, jak wygląda przestrzeń biurowa. Jeśli dobrze czują się oni w towarzystwie roślin, to można zorganizować akcję przynoszenia własnych kwiatków do biura i pielęgnowanie ich. Takie akcje mocno integrują! Nadal ważne jest uczulanie na segregację śmieci czy wyłączanie monitorów po zakończonej pracy.
Ilość prac porządkowych i organizacyjnych Cię przytłacza? Dobrym pomysłem jest przygotowanie listy kontrolnej dla każdego z pomieszczeń znajdujących się na terenie biura. Z takich „ściągawek” korzystają pracownicy firm porządkowych. To dobry wzór do naśladowania.
Odświeżenie biura przed powrotem pracowników
Masz jeszcze czas, zanim Twoi pracownicy wrócą z urlopów i zmienią pracę zdalną na stacjonarną w biurze. Wykorzystaj go dobrze na:
- wdrożenie covidowych procedur, m.in. dotyczących dezynfekcji,
- odświeżenie wnętrz – pomalowanie ścian, wymianę rolet, doposażenie kuchni,
- wymianę i/lub naprawę sprzętów biurowych – drukarek, komputerów, skanerów,
- aktualizację systemu kontroli dostępu, uprawnień, haseł (niektóre mogły wygasnąć),
- zakupienie nowych mebli, ułożenie ich w pewnych odległościach od siebie, oddzielenie ściankami lub w inny sposób,
- gruntowne porządki, łącznie z praniem wykładzin i myciem okien.
Zadbaj o to, aby Twoje biuro było wygodne, bezpieczne, ale nadal pozostawało przyjazne. „Koronawirusowy terror” na pewno nie wpłynie pozytywnie na nastroje ani efektywność pracowników. Lepiej, żeby miejsce, w którym pracują, zapewniało im przestrzeń do realizacji zadań, dawało poczucie prywatności, a także umożliwiało swobodne działania kreatywne.