Przed wyborem partnera inwestor powinien poznać jego płynność finansową, zasady udzielanych gwarancji, a także transparentność kosztów. Nic w tym dziwnego, ponieważ to wykonawca często musi z góry opłacić podwykonawców i znaczną część materiałów.
W ubiegłym roku Tétris zaprojektował i zbudował pierwszą część nowego biura firmy Sage, a niedawno zakończył aranżacje kolejnych dwóch pięter. Analizując ten przykład realizacji, można odpowiedzieć sobie na pytanie: na jakie aspekty warto zwrócić szczególną uwagę wybierając wykonawcę.
Prefinansowanie
Dla inwestora duże znaczenie ma czas, bowiem każdy dzień zwłoki może generować dodatkowe koszty (np. utratę dochodu związaną z opóźnieniem w rozpoczęciu działalności). Wykonawca otrzymuje zapłatę wynagrodzenia w określonych częściach w ramach realizacji. Na początku (ze względu na długie terminy dostaw) powinien on zamówić większość materiałów. Niestety, jeszcze na długo przed wystawieniem pierwszej faktury inwestorowi wykonawca musi zapłacić producentom materiałów z góry nawet do 40-50 proc. ceny, a tym samym prefinansować część przedsięwzięcia.
Fakt, że możemy w ciągu miesiąca założyć kwotę rzędu 5-6 mln zł to dla klienta ogromny plus. Jeśli nie bylibyśmy w stanie tego zrobić, projekt czekałby z realizacją dwa lub trzy miesiące, aż do czasu wygospodarowania środków. Działając na zlecenie dużych firm, musimy się liczyć z korporacyjnymi zasadami fakturowania. Normą są tu 60 czy 90-dniowe terminy płatności – tłumaczy Paweł Brodzik, dyrektor zarządzający Tétris.
Gdy na realizację jakiegoś projektu przewidziane są 2-3 miesiące koniecznością jest szybkie sfinansowanie kosztów podwykonawców. Później pozostaje już jedynie oczekiwanie na opłacenie faktur przez klienta. Co więcej, w wielu korporacjach długie terminy płatności są normalną praktyką. Niestety dla wielu firm fit-out, które zmagają się z płynnością finansową, wydanie jednorazowo dużej kwoty stanowi często problem.
Jedna gwarancja
Prefinansowanie to nie jedyne wyzwanie stawiane przed wykonawcami. Często muszą się oni zmierzyć także z wymogiem przedstawienia gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, która stanowi zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy. W projekcie Sage kwoty te kształtowały się na poziomie kilkudziesięciu milionów złotych. Tétris, obok środków własnych, polega na zabezpieczeniu JLL w zakresie utrzymania płynności finansowej. Łącznie te dwie firmy mają potencjał, pozwalający zabezpieczyć praktycznie dowolnej wielkości realizację z zakresu aranżacji i budowy wnętrz – tłumaczy Paweł Brodzik.
Znaczenie ma też rodzaj i ilość gwarancji. Praktyką rynkową jest dostarczanie przez wykonawcę inwestorowi dwóch gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych. Jedna z nich obejmuje okres realizacji prac, zaś druga okres gwarancji jakości i rękojmi. W przypadku Sage firma Tétris zastosowała formułę jednej gwarancji bankowej. Zabezpiecza ona od razu oba okresy, a jej wartość jest automatycznie redukowana po zakończeniu budowy do ustalonego poziomu.
Jeden dokument to komfort dla inwestora, bo sprawia, że nie ma ryzyka wystąpienia luki w okresie zabezpieczenia gwarancją. Inwestor ma pewność, że otrzymując zabezpieczenie na poczet umowy od razu uzyskuje też ochronę na okres rękojmi i gwarancji jakości. Nie ma konieczności pilnowania, aby druga gwarancja dotarła na czas – tłumaczy adwokat Anna Wąsiewska z kancelarii Wawer Wąsiewska. Adwokaci. Spółka partnerska.
Niestety, inwestorzy powinni zwracać uwagę na to, że w przypadku wykonawców z gorszą płynnością finansową, banki nie zgadzają się na okresy gwarancji dłuższe niż 12 miesięcy. Wiąże się to z koniecznością odnawiania zabezpieczenia.
Standaryzacja
Inwestor, który planuje realizować swoje projekty w kilku krajach, powinien sprawdzić, w których z nich działa wykonawca lub spółki z jednej grupy. Jeśli zamierza on prowadzić podobne projekty w kilku krajach unijnych to umowy dotyczące wykończenia wnętrz mogą być procedowane w wielu państwach w bardzo podobnej formie. Pozwala to na oszczędność czasu i kosztów. Wynika to z faktu, że raz wynegocjowana umowa jest już dostosowana do korporacyjnych wytycznych oraz specyfiki danego klienta. Jedyne zmiany muszą być wówczas dokonywane w obszarze zakresu prac lub konieczności dostosowania do lokalnych regulacji prawnych – komentuje Anna Wąsiewska.
Jeśli inwestor angażuje tego samego wykonawcę do realizacji różnych projektów to może liczyć na lepsze zrozumienie dla jego stylu i potrzeb. W przypadku Sage mieliśmy do czynienia z dwoma odrębnymi realizacjami, które łączył ten sam design, wartości, a także wytyczne co do funkcjonalności nowych wnętrz – mówi Paweł Brodzik z Tétris.