Biuro w życiu firmy pełni szereg funkcji. To nie tylko fizyczna przestrzeń, w której stoją biurka pracownicze i gabinety z całą swoją infrastrukturą, lecz także przestrzeń do różnorodnych spotkań, wymiany informacji, myśli, planowania kolejnych działań a przede wszystkim…. wytężonej pracy umysłowej. Ta ostatnia funkcja wydaje się najbardziej oczywistą, lecz czy rzeczywiście jest teraz dobrze realizowana?
…o pracownika
Tak jak rewolucja przemysłowa zrewolucjonizowała ówczesny świat, zmieniając sposób produkcji, ale także podejście do pracy i pracownika, tak szybki i silny rozwój technologii w II połowie XX wieku pociągnął za sobą zmiany, których efekty widać w każdej dziedzinie życia. Socjolodzy mówią wręcz o wyłonieniu się nowego społeczeństwa. To społeczeństwo informacyjne, które swój byt zawdzięcza szeroko pojętemu przekształcaniu i wytwarzaniu informacji. Wiedza stała się przedmiotem i podmiotem wszelkich umów handlowych, oraz jednym z filarów gospodarek nowoczesnych państw. Posiadanie lub nieposiadanie danej informacji też już jest w nich zasobem! Co więcej, wiadomość ma charakter autoreproduktywny i dzięki nowoczesnym technologiom potrafi w bardzo szybkim tempie pokonać setki kilometrów. To wszystko stało się możliwe, dzięki rozwojowi komputerów, jak również sieci komputerowej, na której oparta jest większość nowoczesnego przemysłu.
Dlatego też już w latach 60. XX wieku P. Drucker w swojej książce The Landmarks of Tomorrow zwrócił uwagę na powstanie nowej grupy pracowników, nazwanych pracownikami wiedzy. Początkowo były to głównie osoby wysoko wykształcone, mające ukończone dwa fakultety, posiadające nie tylko wiedzę "miękką", ale też z zakresu technologii, aby od początku móc ocenić praktyczność nowego rozwiązania, nowego produktu1. Jednakże wraz z rozwojem branży oraz tworzeniem się nowych zawodów, grupa ta zaczęła się coraz bardziej rozszerzać w zasobach, stając się mniej ekskluzywną. Obecnie większość pracowników biurowych to właśnie pracownicy wiedzy, którzy w zależności od branży oraz stanowiska przechowują, przetwarzają, udostępniają wiedzę2. Ich naturalnym rytmem pracy jest balans pomiędzy pracą indywidualną, a pracą zespołową. Pracą cichą i głośną. Niestety, ten balans zamienia się niekiedy w nieustanną walkę ze sobą oraz z innymi. A to z pewnością obniża efektywność działań i ma realny wpływ na finalny efekt zadania. Dlatego też miejsce pracy powinno zapewniać pracownikom odpowiednie rozwiązania przestrzenne, które będą wspomagać wypełnianie swoich obowiązków. Biurko jako stacjonarne stanowisko pracy w przestrzeni działu, przestało być już najlepszym rozwiązaniem do tego.
… o ciszę
Dlaczego więc pomimo tak rewolucyjnych zmian w życiu społecznym, gospodarczym, kulturalnym nasze biura wciąż wyglądają jak z początku XX wieku, nie różniąc się niczym od wielkich hal fabrycznych z pracą taśmową?
Każdy z nas pewnie niejednokrotnie doświadczył negatywnego wpływu pracy lub obecności współpracowników na efektywność swojego dnia. Pomimo tego, iż człowiek potrzebuje grupy, społeczeństwa, niekiedy izolacja jest dla niego najlepszy rozwiązaniem, by dobrze wypełnić swoje zadania. I pewnie wielu nieobca jest sytuacja, w której zjawił się w biurze z samego rana, by zrobić jak najwięcej zanim przyjdą inni. Albo zostawanie po godzinach pracy, tylko dlatego, że są wtedy najlepsze warunki do pracy w ciszy. Albo praca nieustannie na słuchawkach, by choć trochę stworzyć sobie iluzję spokoju w gwarnym biurze. Ale czy tak rzeczywiście wygląda efektywna praca?
Jak pokazują nasze badania, prowadzone wśród różnorodnych firm:
Dla 74% badanych dostęp do miejsca pracy w ciszy i skupieniu jest ważny w biurze.
Dane Grupy Nowy Styl na podstawie analizy odpowiedzi 874 pracowników różnych firm (2017).
Wynika to głównie ze specyfiki codziennej pracy, jak również podyktowane jest jednym z największych problemów biur, jakim jest hałas. Znaczna większość biur to typowy open space, który sprzyja integracji firmy, ale niesie za sobą wiele wad, które na co dzień wrastają w pracownicze problemy. A jeśli dałoby się pogodzić rozbudowane życie biurowe z potrzebą pracy w skupieniu, izolując się od innych?
Idealnym rozwiązaniem na to jest odpowiednie strefowanie biura, które w sposób intuicyjny będzie pomagało pracownikowi w jego codziennej pracy, oddzielając strefy głośne od cichy, miejsca koncentracji od komunikacji, przestrzenie regeneracji od wytężonej pracy. Brzmi dość zawile, ale to nic innego jak odpowiednie przygotowanie konkretnych przestrzeni biura do różnorodnych aktywności. Tak jak w domu!
… o efektywność
W trosce o efektywność działań warto zapewnić pracownikom 4 różnorodne strefy do pracy, w których będą mogli w spokoju wypełniać swoje obowiązki, nie przeszkadzając w tym innym. To bardzo ważne, żeby pracodawca wymagając pewnych zadań od pracowników, zapewniał im także odpowiednie narzędzia do pracy. Dobrze zaprojektowane biuro, korespondujące ze specyfiką pracy działów, może być właśnie jednym z takich narzędzi.
Stworzenie cichej, zamkniętej i wyizolowanej przestrzeni koncentracji, która pozwoli oderwać się od typowego biurowego gwaru z pewnością wpłynie na efektywność pracy. Zarówno pracownik skupiający się na trudnym zadaniem, jak i ten który prowadzi godzinne negocjacje przez telefon, potrzebuje odpowiedniego miejsca, by nie słyszeć bodźców zewnętrznych, jak i też nie przeszkadzać innym. Choć obie te aktywności są skrajnie różne od siebie, od każdego wymagają maksymalnej atencji. Dlatego też rekomendujemy w biurach tworzenie budek telefonicznych, focus roomów, silence roomów, tak by każdy w zależności od potrzeb mógł znaleźć dla siebie dogodną przestrzeń do pracy.
Warto również w odpowiedni sposób zaprojektować „zwyczajną” i codzienną strefę biurową, jakim jest strefa biurek pracowniczych. Dobrze zaprojektowany i dostosowany do obowiązków obszar administracji, w której pracownik spędza przecież najwięcej czasu, może przyczynić się do większej satysfakcji z pracy. A już na pewno ułatwi wykonywanie codziennych zadań. Różnorodność rozwiązań meblowych i akustycznych z pewnością pomoże najbardziej wymagającym.
------
Oczywiście biuro pracownika XXI to nie tylko biurko i budka telefonicza. Urządzając biura należy pamiętać o 4 obszarach, urządzając je wedle potrzeb firmy i pracowników, gdyż to oni najlepiej wiedzą, co jest im potrzebne w codziennej pracy. I wcale nie musi to być biuro najdroższe, z bogatym designem, naszpikowane technologiami. Idealnie jeśli będzie intuicyjne i funkcjonalne dla jego pracowników, bo to oni są jego głównymi beneficjentami. Oto przepis na idealne biuro!
1 Grudzewski, W.M. Hejduk, I. (2000). Zarządzanie technologiczne wyzwaniem XXI wieku. Przegląd Organizacji 2000, nr 11, s. 7.
2 Tamże.