Jakie zmiany zaszły w biurach w 2014 r. i co czeka nas w 2015?

Najważniejszą tendencją, która na stałe zadomowiła się w roku 2014 i zapewne wpłynie na kształt biur także w ciągu kolejnych miesięcy jest zmiana w postrzeganiu znaczenia odpowiedniej przestrzeni biurowej. Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega korelację między właściwie urządzonym biurem a sposobem funkcjonowania firmy i efektywnością pracy. W związku z tym rośnie też zapotrzebowanie na konsulting w zakresie urządzania biur, a firmy dostarczające rozwiązania biurowe stają się nie tylko dostawcami produktów, co kompleksowych usług zarządzania przestrzenią.

Wewnętrznie i mobilnie

Odejście od modelu, w którym pracownik ma przypisane sobie miejsce pracy na rzecz stref odpowiadających różnym formom aktywności wdraża coraz więcej wiodących organizacji, także w Polsce. W 2014 roku jedną z nich była Skanska Property Poland, która przeniosła się do nowej lokalizacji w Warszawie.

Zobacz także: Elastyczne biuro Skanska w Atrium 1

Założeniem takiego modelu, nazywanego shared deskingiem lub address-free office, jest optymalizacja miejsca pracy poprzez odejście od przypisanych na stałe biurek. W zamian za to powstają strefy dostosowane do różnego rodzaju aktywności i potrzeb konkretnego zespołu – strefy pracy cichej, miejsca do rozmów telefonicznych czy pracy zespołowej. Pracownicy codziennie wybierają takie stanowisko, które najlepiej odpowiada ich potrzebom i zaplanowanym aktywnościom. Przemieszczanie się pomiędzy różnymi stanowiskami pracy naturalnie sprzyja też redukcji obiegu papierowych dokumentów na rzecz wersji cyfrowych, co z kolei przekłada się na bardziej efektywne kosztowo, zielone biuro - komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki i Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Badania pokazują, że lepsze dopasowanie biura do zróżnicowanych potrzeb użytkownika pozytywnie wpływa na atmosferę w firmie i pozwala poprawić efektywność pracy.

Stand up!

Wielogodzinne pozostawanie w pozycji siedzącej obniża produktywność, ale też – co najważniejsze - negatywnie wpływa na zdrowie. Badanie opublikowane w 2014 roku pokazują, że długie siedzenie zwiększa ryzyko wystąpienia chorób serca i nowotworów^1. Inne badania dowodzą, że na dyskomfort fizyczny w biurze narzeka aż 70 proc. pracowników. Sprzyjające zdrowiu rozwiązania biurowe pozwalają na zmianę pozycji z siedzącej na stojącą, czy dopasowanie wysokości biurka do indywidualnych potrzeb.

Zobacz także: Aranżacja w służbie zdrowia

Wydaje się, że najważniejszym trendem, który zdominuje rynek także w nadchodzącym roku jest postawienie w centrum potrzeb użytkownika. Ergonomia i elastyczność stanowiska pracy jest podstawowym wymogiem, jaki muszą spełniać nowoczesne biura. Dlatego biurka wyposażone w regulację wysokości stały się niejako elementem obowiązkowym oferty producentów rozwiązań biurowych. Tendencja ta była doskonale widoczna podczas tegorocznej edycji targów Orgatec, jednym z najważniejszych wydarzeń dedykowanym rozwiązaniom biurowym – mówi Zuzanna Mikołajczyk.

Prywatność i komfort akustyczny

Obecnie mniej więcej 30 proc. pracowników na świecie pracuje w systemie open space. Model ten z jednej strony pozwala na efektywne wykorzystanie przestrzeni i sprzyja niektórym typom aktywności, z drugiej jednak wiążę się z podniesionym poziomem hałasu i brakiem prywatności, które wielu osobom znacząco utrudniają skupienie. Firma konsultingowa Sound Agency przekonuje, że hałas w biurze zmniejsza produktywność nawet o 66 proc., z kolei według ankiety przeprowadzanej przez badaczy z University of Sydney, hałas jest największą zmorą pracujących w otwartych przestrzeniach biurowych. Z tych względów ważnym i potrzebnym trendem biurowym jest rozwój rozwiązań poprawiających akustykę - niwelowania ogólnego poziomu hałasu w pomieszczeniu poprzez wykorzystanie podwieszanych sufitów czy odpowiednich wykładzin, a także tworzenie stref przeznaczonych wyłącznie do rozmów telefonicznych i spotkań, tak aby pracownicy zaangażowani w tego typu aktywności nie przeszkadzali tym pracującym w skupieniu. Dlatego coraz częściej w biurach pojawiają się dodatkowe pomieszczenia do spotkań w mniejszych grupach, budki do rozmów telefonicznych, czy kanapy i fotele z podwyższonymi ściankami zwiększającymi prywatność i zapewniającymi izolację akustyczną.

Co czeka biuro w roku 2015?

W roku 2014 rosła świadomość przedsiębiorców na temat znaczenia odpowiedniej przestrzeni biurowej dla efektywnego funkcjonowania organizacji. W rozpoczętym niedawno roku trend ten będzie się z pewnością umacniał. Biuro ma w końcu wpływ nie tylko na poziom produktywności, ale też zdrowie i dobre samopoczucie pracowników, które wpływają też na koszty ponoszone przez pracodawców - z danych firmy Citrix wynika, że nieodpowiednio urządzona organizacja to strata nawet 17 dni roboczych rocznie. Jednak w dziedzinie optymalizacji przestrzeni jest w polskich firmach jeszcze sporo do zrobienia. Przygotowany przez Mikomax Smart Office raport  badawczy  Biura centrów nowoczesnych usług w opinii pracowników pokazuje, że 84 proc. ankietowanych uważa, że biuro nie sprzyja efektywnemu wykonywaniu obowiązków.

Zobacz także: Źle urządzone biuro to strata aż 17 dni roboczych

W najbliższych miesiącach zmieniać się będzie także rola firm dostarczających rozwiązania biurowe. Największe z nich będą oferować kompleksowe usługi doradztwa i zarządzania procesem zmiany, w tym m.in. diagnozowanie potrzeb danej organizacji, wdrażanie rozwiązań i monitorowanie ich skuteczności.

¹