Problem archiwizacji dokumentów nie dotyczy tylko i jedynie wielkich korporacji, w których przepastne archiwa zajmują długie na kilometry pomieszczenia, a półki ugniatają się od segregatorów i grubych teczek nawet sprzed dziesiątków lat. To kwestia ważna w codziennej działalności każdego biura, niezależnie od jego wielkości.
Porządek przede wszystkim
Systematyczność oraz dokładność w archiwizowaniu to jedna z podstaw prawidłowo prowadzonej firmy. Czyli takiej, która zawsze trzyma „porządek w papierach” i nie pozwala, aby żaden z ważnych dokumentów czy faktur zginął w stosie porzuconych niedbale na biurku kartek. Podstawowe funkcje organizacyjne spełnią odpowiednio oznakowane segregatory, teczki i separatory. Pamiętajmy jednak, że wraz z rozwojem firmy czy po prostu po dłuższym czasie jej działalności dokumentów wymagających archiwizacji będzie coraz więcej i więcej. Teczki i pudła na dłuższą metę nie zdadzą egzaminu. Przed zainstalowaniem systemu archiwizacji w firmie dokumenty przechowywaliśmy w pudłach, które piętrzyły się w niewielkim pomieszczeniu magazynowym – opowiada Monika Kapuścińska, Compliance Officer w warszawskim biurze Rothschild. Oczywiście, dotarcie do konkretnych dokumentów w razie potrzeby było mocno utrudnione. Najpierw przekopywaliśmy się przez górę ciężkich, ułożonych jedno na drugim pudeł, a następnie wyjmowaliśmy z nich segregatory i wtedy dopiero szukaliśmy konkretnych dokumentów. Nie było to wygodne, do tego dochodziła ciężka praca fizyczna połączona ze żmudnym przeglądaniem pudła po pudle.
Sceptyków uważających tego typu rozwiązania za zbędną inwestycję z pewnością przekona fakt generowania innego rodzaju oszczędności: oszczędności czasu potrzebnego do dotarcia do danych informacji, znacznego usprawnienia pracy w biurze, a także – znacznej oszczędności powierzchni w porównaniu do tradycyjnych, czyli najczęściej chaotycznych i przypadkowych systemów. Planując efektywny system archiwizacji dokumentów, niejednokrotnie boimy się także, że przyniesie to uszczerbek na dostępnej w biurze powierzchni. Tymczasem o wiele więcej miejsca zajmują wspomniane wypełnione dokumentami pudła czy zapełnione segregatorami kolejne półki niż przeznaczone specjalnie do tego celu meble.
A może szafa obrotowa?
Jak tłumaczy Marcin Czekała, kierownik sprzedaży firmy DynaTech, szafy obrotowe (czyli rodzaj „dwóch szaf w jednej”) stanowią jeden z najprostszych sposobów na maksymalne wykorzystanie przestrzeni biurowej. To idealne rozwiązanie dla projektanta przestrzeni: możemy wykorzystać wnęki, tworzyć z szaf ścianki działowe z dostępem do nich z dwóch stron lub wykorzystać najbardziej „ustawną ścianę” i przenieść całą dokumentację w jedno miejsce w przestrzeni biura. Z jednego korytarza dostępu mamy możliwość wglądu do całej zawartości szafy - jest to wartość nie do przecenienia – podpowiada. System szaf do archiwizacji dokumentów pozwala zaoszczędzić nawet do 50 % powierzchni w porównaniu do tradycyjnie stosowanych mebli biurowych. Niektóre z dostępnych na rynku mebli tworzą tzw. systemu modułowe. Oznacza to możliwość rozbudowy systemu wraz ze zmieniającymi się potrzebami użytkownika, montowania go w różnych, wybranych konfiguracjach oraz przenoszenia.
Działanie
Jak działają szafy obrotowe? Systemy zbudowane są z dwóch połączonych ze sobą regałów obracających się na wspólnie pionowej osi. Boki regałów są jednocześnie ich drzwiami – obracając półki o 90 st., w kilka sekund zamykamy szafę lub uzyskujemy dostęp do segregatorów. Dobrej jakości łożyska pozwolą na korzystanie nawet ze znacznie obciążonego regału. Szafy obrotowe są zazwyczaj wyposażone w półki o regulowanej wysokości, co pozwala na dostosowanie ich wymiarów do rozmiarów dokumentów stojących lub podwieszanych teczek. W wyposażeniu można również znaleźć przegrody dzielące półkę i zapobiegające przewracaniu się kartek czy teczek, teleskopowy stelaż na podwieszane akta oraz wysuwany stolik, na którym przejrzymy dokumenty. Przy ilości dokumentów, jakie musimy przechowywać bez systemu szaf obrotowych lub innego tego typu w ogóle nie wyobrażam sobie archiwizowania dokumentów – mówi Monika Kapuścińska. Należy jednak podkreślić, że to tylko narzędzie. Bardzo sprawne i dające możliwości, ale to dopiero pierwszy krok do zorganizowania efektywnego systemu archiwizacji dokumentów w firmie.
Nie bójmy się również, że system archiwizacji negatywnie wpłynie na starannie aranżowany wystrój biura – producenci szaf mogą dostosować wykończenie mebli do stylu wnętrza, idealnie dobrać kolory lub zastosować okleiny drewnopodobne. Meble wyposaża się też w ścieralne tablice. Znajdą one zastosowanie szczególnie w przypadku agencji reklamowych czy sal konferencyjnych.
Bezpieczeństwo
Na jakie jeszcze kwestie warto zwrócić uwagę, zastanawiając się nad zakupem szaf obrotowych? Przede wszystkim: na bezpieczeństwo. Nie chodzi już nawet o to, że tradycyjne regały niebezpiecznie chwiały się pod ciężarem kolejnych segregatorów, a raczej o ograniczenie dostępu nieupoważnionym osobom. Obecnie niemal wszystkie nowoczesne modele wyposażane są w zamki centralne. Należy wspomnieć również o ochronie przeciwogniowej – w szafach można zastosować systemy suchego gaszenia lub zabezpieczenia przeciwko rozprzestrzenianiu się ognia, dzięki czemu nie grozi nam utrata całej dokumentacji naszej firmy.
Kiedy?
Najlepszym momentem na podjęcie decyzji o wdrożeniu nowego systemu archiwizacji, jak np. szafy obrotowe, jest etap projektowania nowego biurowca (biorąc pod uwagę indywidualne potrzeby powstającego biura) lub modernizacji funkcjonującej już powierzchni. Pozwoli to na zaplanowanie optymalnego umiejscowienia biurowego archiwum lub efektywne wykorzystanie zastanej architektury budynku. Szafy obrotowe można montować przy ścianach, we wnękach lub tworzyć za ich pomocą ścianki działowe – umożliwiając w ten sposób dostęp do ich zawartości z dwóch stron. Zbudowanie ścianek działowych pozwala dodatkowo na zaaranżowanie przestrzeni biura, chociażby poprzez wydzielenie w ten sposób stanowisk pracy.
Nawet najefektywniejsze elementy wyposażenia czy technologie nie zastąpią pracownika oraz nie przejmą jego roli w procesie archiwizacji. Pamiętajmy jednak, że systemy archiwizacji znacznie pomogą w uporządkowaniu dokumentacji biura – piętrzących się stosów umów, faktur i wniosków.