Archiwizacja dokumentów kojarzyć się może z wielkimi firmami, których dokumentacja zajmuje odrębne pomieszczenia. Często przytaczanym obrazem jest pokój z mnóstwem akt, pudełek czy regałów, które pokrywają się kurzem wraz z postępującym czasem. Choć wielu z nas nie zdaje sobie z tego sprawy, to z procesem archiwizacji mamy do czynienia na co dzień - szczególnie w działalności biurowej.
Dodatkowa powierzchnia
Segregatory i teczki wypełnione dokumentami mogą zajmować sporo miejsca. Do tego dochodzą wszelkiego rodzaju szafki czy regały, na których archiwizowane są zbiory akt istotnych dla działalności danej firmy. Odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni może jednak pozwolić na zaoszczędzenie jak największej powierzchni. Służyć temu mogą nowoczesne szafy obrotowe czy regały elektryczne, które wykorzystują np. zautomatyzowane półki.
Wbrew pozorom tego typu meble znajdują zastosowanie nie tylko w magazynach czy wielkich archiwach, ale także w codziennej działalności biurowej, w której istotne jest składowanie dokumentów. Nowoczesne regały karuzelowe to systemy pionowej archiwizacji. Moduły tego typu umożliwiają szybki i wygodny dostęp do dokumentów, natomiast wykorzystanie ruchomych półek skutkuje zyskaniem dodatkowej powierzchni. Dzięki temu mebel o wielkości klasycznego regału staje się bardziej wydajny.
Porządek w biurze
Meble służące do archiwizacji mogą pomóc w utrzymaniu większego porządku w biurze. Inwestycja w tego typu nowoczesne systemy archiwizacji jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem od składowania ważnych papierów w prowizorycznych pudłach, czy nieprzystosowanych do tego szafach. Odpowiednio posegregowana dokumentacja zdecydowanie usprawnia pracę w biurze, poprzez skrócenie czasu, potrzebnego na zdobycie poszukiwanych informacji.
Regały i szafy służące do archiwizacji to także większa centralizacja. Wszystkie dokumenty biurowe znajdują się w jednym miejscu. Modele wyposażone w nowoczesne panele ułatwiają zarówno znalezienie potrzebnej informacji, jak i sam dostęp do niej. Systemy takie ograniczają do minimum sytuacje, w której by dostać się do danego dokumentu trzeba przebrnąć przez stosy innych papierów.
Nowoczesna technologia nie rozwiąże problemów i nie zastąpi braków w organizacji. Jednakże, poprzez dostarczenie odpowiednich narzędzi, może być niezastąpioną pomocą w utrzymywaniu porządku w biurze.
Bezpieczeństwo
Przy istotnej dla firmy dokumentacji najważniejszym czynnikiem, decydującym o wyborze danego mebla powinno być bezpieczeństwo. Kurzące się i mało stabilne regały wypierane są przez systemy archiwizacji, wyposażane nawet w centralne zamki. Zastosowanie takiej techniki nie tylko chroni dokumenty przed dostępem światła czy kurzu, ale także przed ingerencją osób do tego niepowołanych.
Prócz tego należy zwrócić uwagę na materiały, z których wykonywane są tego rodzaju systemy. Istnieje możliwość wyposażenia regałów czy szaf w systemy przeciwpożarowe oraz systemy tzw. suchego gaszenia. Dzięki temu, firma zabezpieczona jest przed utratą istotnej dla swojej działalności dokumentacji nawet w ekstremalnych warunkach.
Cyfrowe wsparcie
Archiwizacja to nie tylko szafy i regały. Bardzo ważnym wsparciem mogą okazać się programy komputerowe. Odpowiednie oprogramowanie usprawnia i automatyzuje proces składowania dokumentów. Takie systemy podpowiadają użytkownikowi miejsce, w którym należy umieścić dany plik - z uwzględnieniem m.in. rozmiarów dokumentu czy obecnego stanu archiwum. Obok tego typu wskazówek stanowią istotną pomoc w przypadku poszukiwania konkretnej informacji.
Inteligentne systemy archiwizacji, prócz pomocy przy wprowadzaniu czy usuwaniu dokumentów do archiwum, są bardzo użytecznym narzędziem w przypadku prowadzenia wszelkiego rodzaju statystyk związanych z aktami firmy.
Przyszłość archiwizacji?
Wydaje się, że archiwizacja dokumentów w klasycznym rozumieniu tego słowa będzie tracić na znaczeniu. Nietrudno zauważyć, że firmy zaczynają zmierzać w stronę jak największej cyfryzacji. Ma to wpływ również na składowanie dokumentów. Komputerowy dostęp do informacji jest nie tylko łatwiejszy, ale przede wszystkim, mniej szkodliwy dla środowiska.
Przeszkodą dla pełnej cyfryzacji zbiorów jest to, że tak naprawdę bardzo często przy załatwianiu wielu spraw wciąż wymagany jest dokument w formie materialnej. Dopóki nie zmienią się sposoby funkcjonowania wielu instytucji czy urzędów, firmy skazane będą na składowanie akt w tradycyjny sposób. Na szczęście nowoczesne systemy archiwizacji pozwalają maksymalnie usprawnić ten proces.