Do niedawna problem ten w ogóle nie istniał. Wielu przedsiębiorców, których działalność nie wymaga stałej stacjonarnej siedziby, decydowało się na prowadzenie działalności gospodarczej podpisując umowę na wirtualne biuro i zgłaszając taki adres w urzędach. Niestety ostatnio organy skarbowe zaczęły walkę z takimi przedsiębiorcami, odmawiając im nadania numeru NIP czy rejestracji na potrzeby VAT.
Biuro coworkingowe
Wirtualne biuro czy biuro coworkingowe to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej w miarę potrzeb danego klienta. Usługa ta zazwyczaj umożliwia przedsiębiorcy korzystanie z konkretnego adresu korespondencyjnego, numeru telefonu czy faxu, a często także rozbudowana jest o kolejne moduły, takie jak możliwość wynajmowania biurek lub sal konferencyjnych na godziny, a także prowadzenie księgowości dla danego podmiotu. Klient wirtualnego biura informowany jest o kierowanej do niego korespondencji (zwykle otrzymuje ją w formie skanów) i ma zapewniony do niej dostęp.
Takie rozwiązanie pozwala na znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu, wyposażeniem go w meble i urządzenia biurowe, korzystaniem z mediów i zatrudnieniem pracowników. Podstawowe pakiety usług biur coworkingowych mieszczą się bowiem zwykle w kwocie kilkudziesięciu czy kilkuset złotych, a zatem są kuszącym rozwiązaniem dla nowopowstałych spółek lub podmiotów, których działalność operacyjna nie wymaga korzystania ze stałego biura.
Skarbówka mówi „NIE”
Formuła wirtualnych biur mimo, iż znana od dawna urzędom skarbowym, w coraz liczniejszych przypadkach spotyka się z utrudnieniami z ich strony. Zdaniem Ministerstwa Finansów, działalność przedsiębiorców zarejestrowanych w takich miejscach jest szkodliwa dla budżetu państwa, gdyż uniemożliwia organom skarbowym dotarcie do właścicieli firm. Resort wskazał również, że podmioty korzystające z „virtual office” często zajmują się handlem paliwami, złomem, robotami budowlanymi bądź pośrednictwem finansowym i dopuszczają się w tym zakresie przestępstw karnoskarbowych.
Przepisy prawne nakładają na przedsiębiorców obowiązek dołączenia do wniosku o rejestrację danego podmiotu dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jego siedziba. I jeśli takim dokumentem jest właśnie umowa na wirtualne biuro, urzędy skarbowe coraz częściej odmawiają nadania numeru NIP. Uzasadniając swoje decyzje, organy podatkowe wskazują zazwyczaj, że biuro jest za małe (brak jest pomieszczeń na spotkania z klientami), zarząd nie obraduje pod wskazanym adresem albo że nie ma w nim miejsca na przechowywanie dokumentacji korporacyjnej.
Czy stanowisko organów skarbowych jest słuszne?
Przepisy ustawy z dnia 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zasadniczo nakazują nadać numer NIP podmiotowi, który wystąpił ze stosownym wnioskiem. Jedynie art. 8c ust. 1 wskazanej ustawy przewiduje, że naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP w przypadku: (i) braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu, (ii) stwierdzenia, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia, (iii) gdy podmiotowi został nadany NIP albo (iv) wystąpienia o nadanie NIP przez podatnika będącego osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL nieprowadzącą działalności gospodarczej lub niebędącą zarejestrowanym podatnikiem VAT. Tylko wskazane powyżej cztery przypadki uzasadniają wydanie decyzji odmownej. Jak zatem widać, organy skarbowe nie mają oczywistej podstawy prawnej do odmowy nadania numeru NIP podmiotowi korzystającemu z coworkingowego biura, gdyż umowa coworkingowa potwierdza prawo przedsiębiorcy do korzystania z wirtualnego biura, choć w zakresie nieco innym i węższym niż umowa najmu.
Problem nie do rozwiązania?
Problem faktycznego uniemożliwienia przez urzędy skarbowe podjęcia działalności gospodarczej licznej grupie przedsiębiorców może okazać się trudny do rozwiązania. Wytyczne resortu finansów mają na celu zapobieganie przestępstwom, a tymczasem skutkują blokowaniem rejestracji podatkowej przedsiębiorców jedynie ze względu na samą możliwości popełniania przestępstw, a nie ich faktycznego popełnienia czy choćby usiłowania. Korzystanie z outsourcingu obsługi biurowej nie jest przecież zachowaniem przestępczym i nie powinno skutkować utrudnieniami rejestracji podatkowej. Prowadzi to bowiem do naruszenia zasady swobody gospodarczej w biznesie.
Ze względu na powstałą sytuację, obecnie część wirtualnych biur oprócz udostępniania usługi „virtual office” zdecydowała się wynajmować klientom także część powierzchni biurowej. Takie rozwiązania są chętniej przyjmowane przez urzędy skarbowe, jednak są one złamaniem idei biur coworkingowych, a dodatkowo obniżają ich atrakcyjność dla klientów przez wyższe opłaty związane z poszerzeniem zakresu usług o najem. Co więcej, nie rozwiązują one problemu z przestępczością skarbową, któremu chce zapobiec Ministerstwo Finansów, gdyż wynajęcie jednego czy dwóch metrów kwadratowych biura nie daje przecież przedsiębiorcy realnej możliwości prowadzenia na tej powierzchni działalności gospodarczej, za to nadal pozwala na działania przestępcze. Z tego względu opisany problem pozostaje aktualny i wymaga zmiany podejścia organów podatkowych do przedsiębiorców.