Jedną z możliwości jest wdrożenie dedykowanego systemu zarządzania drukiem. Z tego artykułu dowiesz się, czym on jest i jakie korzyści wiążą się z jego stosowaniem.
System zarządzania drukiem – co to takiego?
W dużym skrócie jest to system informatyczny, dzięki któremu można zwiększyć kontrolę nad tym, co, kiedy i w jakich ilościach drukowane jest na urządzeniach w organizacji (np. na kserokopiarkach). System zarządzania drukiem dopasowywany jest do potrzeb danej organizacji, w tym poziomu jej rozbudowania. W ramach niego pracownicy otrzymują indywidualne dostępy do urządzeń, dzięki czemu można dokładnie monitorować to, ile wydruków wykonują. To tylko jedna z wielu korzyści tego systemu.
Kluczowe korzyści używania systemu zarządzania drukiem
Oczywiście umiejętne wykorzystywanie systemu zarządzania drukiem w firmie przekłada się na wiele korzyści. Poniżej w kilku zdaniach opisano najważniejsze z nich.
Poprawa bezpieczeństwa dokumentów
Jednym z kluczowych założeń systemu zarządzania drukiem jest poprawa bezpieczeństwa dokumentów stosowanych wewnątrz organizacji. Narzucane jest to m.in. przez przepisy unijne. Dedykowany moduł autoryzacji w systemie sprawi, że zyskasz kontrolę nad tym, jakie dostępy mają poszczególni pracownicy. Ponadto ogranicza się ryzyko wyprowadzenia ważnych danych na zewnątrz firmy.
Kontrola stanu technicznego urządzeń
System zarządzania drukiem to rozwiązanie IT, dzięki któremu można kontrolować stan techniczny kserokopiarek. Można w czasie rzeczywistym sprawdzać poziom zużycia materiałów eksploatacyjnych, ewentualne usterki czy też zbliżający się termin przeglądu okresowego. W ten sposób łatwiej zarządzać mieniem firmy.
Wyeliminowanie używania urządzeń do celów prywatnych
Zmorą wielu przedsiębiorców jest to, że pracownicy wykonują wydruki przeznaczone do celów prywatnych. W ten sposób pracują mniej wydajnie oraz narażają organizację na dodatkowe koszty. Odpowiednie wdrożenie systemu zarządzania drukiem pozwoli to wyeliminować. Wszystko dlatego, że zyskasz kontrolę nad tym, kto, co i w jakiej ilości drukuje, kseruje bądź skanuje.
Optymalizacja kosztów
Oczywiście nie bez znaczenia jest też optymalizacja kosztów związanych z obsługą biura. Redukcja użytkowania urządzeń do celów prywatnych sprawi, że materiały eksploatacyjne będą zużywane wolniej. Wbrew pozorom w skali może dać to znaczne oszczędności. Warto po nie sięgnąć.
Skorzystaj z oferty firmy Corrado
Zależy Ci na poprawie efektywności finansowej firmy lub instytucji oraz jeszcze lepszej kontroli nad tym, do czego wykorzystywany jest sprzęt organizacji? Odpowiedzią na Twoje potrzeby może być system zarządzania drukiem. W jego wdrażaniu specjalizuje się firma Corrado z Lublina. Od lat obsługuje ona firmy ze stolicy województwa lubelskiego i okolic. Pomoże Ci w realizacji postanowień dyrektywy NIS2 i innych przepisów związanych z cyberbezpieczeństwem. Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z przedstawicielem Corrado.