Moment pożegnania pracownika zawsze wiąże się z nieprzyjemną konieczność przekazania informacji o zwolnieniu z pracy. Mimo iż szef czasem zrzuca ten obowiązek na kierownika ds. kadr, eksperci twierdzą, iż rozmowa przełożonego z pracownikiem stanowi w takiej sytuacji konieczność. Radzą również podzielić rozmowę na dwa etapy.
Pierwsza rozmowa w takiej sytuacji powinna dotyczyć podania pracownikowi powodów rozstania. Ta rozmowa o powodach rozstania powinna się odbyć przed rozmową końcową. Trzeba się przygotować na to, że pracownik może wtedy zareagować różnie: może zacząć płakać, może wyjść i trzasnąć drzwiami. Jeśli w grę wchodzi agresja pracownika, trzeba ją stanowczym tonem przerwać – mówi Izabela Kielczyk, psycholog biznesu.
Gdy emocje opadną, przychodzi czas na drugą rozmowę. W jej ramach należy pracownikowi podziękować za dotychczasową współpracę.
Podczas rozmowy końcowej (exit interview) możemy tylko przypomnieć, że to jest nasze ostatnie spotkanie. Trzeba podziękować za współpracę, docenić sukcesy, powiedzieć, że być może będzie szansa się spotkać na gruncie zawodowym. Bo może kiedyś będziemy razem współpracować. Warto w tym momencie posłuchać pracownika. On też może nam coś ważnego powiedzieć – zauważa Izabela Kielczyk.
Istotne jest, aby w trakcie rozmowy końcowej nie skupiać się na wadach, które spowodowały zwolnienie pracownika. Jest bardzo ważne, aby szef w tym momencie nie mówił, z czego był niezadowolony, co ten pracownik przez lata pracy robił nie tak, dlaczego go w tej chwili wyrzuca. Ostateczna rozmowa nie jest miejscem na te negatywne emocje, kiedy pracownik odchodzi z pracy. Na to jest miejsce wcześniej – radzi Izabela Kielczyk.
Należy przy tym podkreślić, iż zwolnienie pracownika, który się się nie sprawdza, powinno stanowić rozwiązanie ostateczne. Istnieje szereg możliwości zmotywowania zatrudnionego do bardziej efektywnej, lepszej pracy. Nie ma sensu rozstawać się z pracownikiem, gdy ten "nawalił" raz, na zasadzie "wyrzucam cię z roboty, są inni na twoje miejsce". Szef zawsze może zastosować cały wachlarz środków dyscyplinujących pracownika: upomnienie, karę, naganę, czy zalecenie naprawienia błędu. Pozwala to na ocenę, czy pracownik naprawia błędy i na podjęcie ostatecznej decyzji o zwolnieniu z pracy – mówi Izabela Kielczyk.