Nie można również zapominać o tym, że wzrost ich popularności jest proporcjonalny do wzrostu liczby korporacji działających w naszym kraju. To właśnie przede wszystkim dla organizacji tego typu charakterystyczna jest przestrzeń otwarta.
Nowoczesny umiar
Głównym założeniem aranżacji open space, której kolebką są Stany Zjednoczone, jest optymalne wykorzystanie powierzchni użytkowej oraz ułatwienie komunikacji między wszystkimi pracownikami. Dlatego rezygnuje się tu z szeregu zamkniętych pomieszczeń na rzecz dużych otwartych przestrzeni. Niebagatelne znaczenie odgrywają więc tu meble, sposób ich usytuowania względem siebie, a także kolorystyka. W systemach open space podstawę stanowią biurka, które można ze sobą łączyć w grona lub zespoły. Częstym przypadkiem jest używanie biurek na kółkach, dzięki czemu są bardziej mobilne – wyjaśnia Dariusz Michalski, właściciel firmy JARD Meble Biurowe.
Urządzenie powierzchni biurowej typu open space to doskonałe pole do popisu dla designerów i architektów wnętrz. Projektanci takich przestrzeni najczęściej stawiają na minimalizm, lekkość i nowoczesność. Jednolite kolory mebli przełamywane są akcentami o bardziej wyraźnych i odważnych kolorach, które ożywiają przestrzeń, ale jej nie przytłaczają.
Wiele zależy jednak od charakteru firmy, która zostanie w przyszłości najemcą powierzchni. Trzeba pamiętać, że inne oczekiwania odnośnie do swoich miejsc pracy będą mieć architekci, a inne osoby odpowiedzialne za telefoniczny kontakt z klientem. W tym drugim przypadku niezbędne będzie wykonanie np. ścianek wygłuszających pomiędzy poszczególnymi biurkami. Systemy open space sprawdzają się w biurach, gdzie zatrudnionych jest dużo osób na stanowiskach obsługi klientów np. call center lub wykonujących standardową, powielaną pracę biurową. Celem dla open space była możliwość wykonywania projektów, do realizacji których potrzebna była praca w zespołach składających się z kilku lub kilkunastu osób. W ramach powierzchni open space łatwo było te osoby usadzić obok siebie i umożliwić im pracę zespołową. Trudniej jednak było o warunki do pracy koncepcyjnej, ze względu na trudności ze znalezieniem miejsca do zebrania myśli – tłumaczy Dariusz Michalski, właściciel firmy JARD Meble Biurowe.
Tak, ale...
Wśród zalet powierzchni biurowych urządzonych z zachowaniem zasad open space wymienia się przede wszystkim integrację pracowników, ułatwienie komunikacji między nimi, a także stworzenie warunków do interakcji. To zatem doskonała podstawa do budowania tożsamości w firmie czy pobudzania kreatywności. Do niewątpliwych zalet powierzchni open space należy również możliwość kontroli pracowników oraz stworzenie zespołów pracowników obok siebie – zauważa Dariusz Michalski.
Nie można zapominać także o czynnikach praktycznych. Okazuje się bowiem, że open space pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie powierzchni użytkowej. Dodatkowo taka aranżacja wiąże się z niższymi kosztami w porównaniu do tradycyjnego sposobu urządzania biur.
Podczas gdy zwolennicy tego sposobu kreowania przestrzeni biurowej dostrzegają w nim szansę na integracje pracowników i zwiększenie skuteczności ich pracy, przeciwnicy zarzucają, że nie stwarza optymalnych warunków pracy. Hałas, brak prywatności czy zbyt duża ilość rozpraszających bodźców to zdaniem sceptyków te czynniki, które zmniejszają poczucie komfortu pracowników, nie pozostając bez wpływu na jakość wykonywanych przez nich zadań. Jako wady uznałbym także brak miejsca do pracy koncepcyjnej oraz brak możności znalezienia swojego miejsca w firmie. Z tego powodu często jako awans postrzegane jest migrowanie z open space do mniejszych pokoi – dodaje Dariusz Michalski.
Złoty środek
Niezdecydowanym pracodawcom, którzy cenią sobie zalety przestrzeni typu open space, ale jednocześnie chcą zapewnić swoim pracownikom więcej prywatności, bo tego wymaga np. charakter pracy, poleca się rozwiązania pośrednie. Mogą to być np. odrębne pokoje z dobrze rozwiniętą komunikacją. Innym rozwiązaniem jest open space przedzielony ścianami z możliwością kontaktu wzrokowego. Są to mobilne ściany szklane, pozwalające kształtować powierzchnię według grup zespołów pracowniczych, a jednocześnie oddzielające od hałasu, który towarzyszy standardowym open space. Tak podzielone pokoje sprzyjają pracy koncepcyjnej, jednocześnie pozwalając na kontakt wzrokowy pracownikom – mówi Dariusz Michalski.
Trudno nie zgodzić się z argumentami, zarówno zwolenników, jak i przeciwników systemów open space. Dlatego jednym z najważniejszych czynników, który powinien być brany pod uwagę przez pracodawców decydujących o sposobie aranżacji pomieszczeń, powinien być charakter wykonywanej pracy. Okazuje się bowiem, że to co będzie zaletą zwiększającą efektywność pracy jednej grupy zawodowej, dla drugiej może okazać się poważnym utrudnieniem w wykonywaniu obowiązków zawodowych.