Wykorzystanie stanowisk pracy w tradycyjnie zaaranżowanych biurach w ciągu tygodnia zazwyczaj nie przekracza 70 proc., jak wynika z danych CBRE. Oczywiście, w zależności od branży i specjalizacji firmy współczynnik ten podlega wahaniom, jednak oznacza to, że statystycznie trzy na dziesięć stanowisk nie jest wykorzystywanych. Największą frekwencję odnotowuje się we wtorki po południu, natomiast w piątki po przerwie obiadowej spada ona nawet do 30 – 35 proc. Dlaczego tak wiele biurek pozostaje pustych? W dobie rozwoju technologii internetowych i mobilnych pracować można właściwie wszędzie i o każdej porze. Mimo, iż pracownicy nadal przychodzą do biura na spotkania, konsultacje czy też w celu wykonania rutynowych czynności, w wielu sektorach codzienna obecność w miejscu pracy nie jest już wymagana.
Zjawiska te pociągają za sobą istotne konsekwencje z punktu widzenia najemców powierzchni biurowych – mówi Jonathan Steer, dyrektor, Dział Doradztwa Budowlanego, CBRE w Polsce. Coraz częściej szukają oni biur pozwalających na elastyczne aranżacje umożliwiające znaczne oszczędności. Najemcy biorą też pod uwagę łatwość dojazdu komunikacją miejską, jak i prywatnym samochodem. Coraz więcej firm, zwłaszcza międzynarodowych korporacji, zaczyna doceniać korzyści związane ze zmniejszeniem powierzchni najmu i obniżeniem kosztów, które można osiągnąć dzięki zastosowaniu innowacyjnej strategii miejsca pracy uwzględniającej nowy styl pracy. Obniżenie kosztów najmu może sięgać 20proc. - wyjaśnia.
Wiele firm decyduje się na łączenie jednostek operacyjnych oraz oszczędności związane z kosztami nieruchomości. Przekłada się to na lepsze wyniki finansowe. Stąd rosnąca popularność nowych strategii biznesowych, związanych z ograniczaniem zajmowanych powierzchni. Mówiąc najprościej: mniejsze biuro oznacza niższe koszty. Dodatkowo, właśnie teraz renegocjacji poddawanych jest wiele umów najmu, które podpisywane były pięć lat temu, podczas tzw. „górki” na rynku. Stwarza to idealne warunki, aby firmy przemyślały swoją strategię w zakresie rozplanowania miejsc pracy oraz zapotrzebowaniem na powierzchnię biurową – tłumaczy Jonathan Steer.
Innovative office – czyli co?
Nowoczesne biura mają być przede wszystkim elastyczne i pozwalać na szybkie zmiany w zależności od potrzeb. Aranżacja typu „innovative office” ma na celu poprawę komunikacji między działami i pracownikami. Stawia na bardziej nieformalną atmosferę i nowoczesny design. Jest również związana z kreowaniem wizerunku firmy, gdyż biuro stanowi jej wizytówkę zarówno na zewnątrz, jak i wśród pracowników.
W kreowaniu nowoczesnego biura pomóc mogą zewnętrzni specjaliści. Firma CBRE zapewnia konsulting i doradztwo w tym zakresie. Budowanie aranżacji w stylu innovative office rozpoczyna się od szczegółowej analizy sytuacji danej firmy. Podczas serii wywiadów poruszana jest kwestia kultury organizacyjnej, procesów biznesowych, wizji przyszłości oraz mobilności. Następnie przeprowadzana jest obserwacja zachowań pracowniczych, np. o jakich godzinach do biura przychodzi najwięcej i najmniej osób, jakie są zasady współpracy między działami oraz jak wyglądają spotkania, zebrania czy przerwy. Kolejnym etapem jest budowa założeń określających między innymi: kto pracuje w nienormowanych godzinach pracy i jakie departamenty najlepiej działałyby w określonych strefach biura.
Zazwyczaj wdrożenie nowego systemu aranżacji biura wiąże się ze zmniejszeniem liczby stanowisk pracy nawet o 30 proc. Wykorzystywane jest między innymi współdzielenie biurek, praca projektowa czy też wyposażanie stanowisk w najnowsze technologie. W ramach biura urządza się więcej sal spotkań, co sprzyja budowaniu kontaktów i nieformalnym spotkaniomo w, a także przestrzenie przeznaczone do cichej pracy oraz strefy relaksu.
Coraz bardziej popularnym obecnie rozwiązaniem są tzw. „gorące” biurka (ang. hot desks). Pracownicy przychodząc do pracy siadają przy stanowisku, które jest akurat wolne. Jeśli nie został przy tym wprowadzony podział na poszczególne działy, może się to przełożyć na chaos związany z pomieszaniem pracowników różnych departamentów, przez co tworzy się bariera w komunikacji. Strategia ta sprawdza się w firmach, w których zatrudnieni często wychodzą na spotkania lub pracują w domu. W ramach takiego rozwiązania w biurach znajdują się szafki, w których pracownicy trzymają swoje rzeczy.
Czy warto?
Początkowo zmiana aranżacji biura prowadzi do zaburzenia codziennej rutyny pracy. Może przełożyć się również na napięcia między pracownikami. Jak jednak twierdzą eksperci, w dłuższym czasie wprowadza ona większy dynamizm, a także lepszą komunikację i współpracę. Wśród pracowników częściej dochodzi do wymiany pomysłów i wiedzy. Mogą oni również czuć się bardziej swobodnie i samodzielnie.
Warunkiem powodzenia przy wprowadzenia nowej strategii miejsca pracy jest umiejętne zarządzanie zmianą. Zarówno kierownictwu firmy, jak i szeregowym pracownikom trzeba poświęcić czas i uwagę. Muszą oni wiedzieć, dlaczego została podjęta taka decyzja, jakie zmiany są planowane oraz jak wpłyną na osobistą sytuację każdego pracownika. Taki proces wymaga czasu i wysiłku, ale jest niezbędny. Trzeba precyzyjnie zaprojektować komunikację, jasno zaprezentować cele oraz przeprowadzić we właściwym czasie odpowiednie szkolenia – komentuje Wouter Oosting, starszy dyrektor, Dział Strategii Środowiska Pracy i Projektowania w CBRE w Holandii.
Biura typu „innovative office” stają się coraz bardziej popularnym trendem na rynku nowoczesnych powierzchni biurowych. Powodem tego zjawiska jest przede wszystkim presja na obniżanie czynszów i większe oszczędności. Mimo, iż koszt aranżacji jednego metra kwadratowego w tym systemie jest droższy niż tradycyjnego, przekłada się on na obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem biura i ewentualnymi przeprowadzkami.
Nawet jeżeli dana organizacja nie jest przekonana, że przyjęcie nowej strategii miejsca pracy jest jej potrzebne, może wykorzystać pewne elementy i rozwiązania, które przyczynią się do wzrostu efektywności – mówi Ireneusz Gawędziński, zastępca dyrektora, Dział Doradztwa Budowlanego, CBRE w Polsce. Wystarczy np. wprowadzenie w biurze większej ilości otwartych przestrzeni, zaaranżowanie atrakcyjnych przestrzeni wspólnych lub zainstalowanie większej ilości nowocześnie zaprojektowanych punktów, w których można sobie zrobić kawę. Nawet takie proste zabiegi mogą przyczynić się do zwiększenia interakcji w biurze oraz wzmożonej wymiany wiedzy i pomysłów. Także eksponowanie w budynku nawiązań do kultury korporacyjnej oraz wykorzystanie elementów identyfikacji korporacyjnej może wywołać w pracownikach poczucie dumy i przynależności. Dzięki temu będą mniej skłonni do odchodzenia do konkurencji, a także bardziej efektywni w pracy – radzi.