Eksperci z dziedziny planowania i projektowania środowisk biurowych, zarządzania zmianą i kultury organizacji zebrali się podczas debaty zorganizowanej przez Ecophon Saint-Gobain i podjęli tematykę kreowania nowoczesnych powierzchni biurowych.
Układ otwarty?
Popularny otwarty układ biura, czyli open space, nie przełoży się bezpośrednio na sukces firmy oraz jej zmiany organizacyjne i strukturalne.
Firmy coraz częściej decydują się na biura otwarte o elastycznym układzie nie tylko ze względu na obniżenie kosztów, ale również mając na uwadze optymalne warunki pracy zapewniające dużą efektywność - komentuje Diane Stegmeier, ekspert w obszarze zarządzania zmianą w środowisku pracy i autorka książki o strategiach środowisk pracy. Nie zawsze jednak taka decyzja przynosi oczekiwane korzyści. Pominięcie na etapie planowania biura kluczowych potrzeb pracowników jest jednym z najczęściej popełnianych błędów. Aby tego uniknąć, należy otwarcie określić cele, jakimi się kierujemy przy aranżacji biura oraz funkcje jakie ma ono spełniać biorąc pod uwagę specyfikę pracy jego użytkowników.
Jak twierdzi Henrik Persson z Copenhagen Institute for Future Studies, rozwój technologii wspierających pracę zdalną nie doprowadzi do zaniku biur. Mają one bowiem znaczny potencjał, związany głównie ze spotkaniami między ekspertami z rożnych dziedzin, którzy wspólnie mogą tworzyć nowe idee, wpływające pozytywnie na rozwój firmy. Jednak, aby doprowadzić do tej wartości dodanej, niezbędne jest interdyscyplinarne podejście do procesu planowania środowiska biurowego.
Najnowsze trendy w zarządzaniu środowiskiem pracy, nowoczesnych technologiach czy też w podejściu do formy i czasu pracy, muszą uwzględniać potrzeby pracowników. Bez względu na to, czy wybór pada na klasyczny podział z pokojami, open space czy nową elastyczną strukturę miejsca pracy, najważniejszy powinien być człowiek, który z tych przestrzeni będzie korzystać. Biuro powinno więc zapewniać przyjazną atmosferę oraz przestrzenie sprzyjające socjalizacji. Przy tym konieczne jest zapewnienie każdemu pracownikowi swobody i prywatności.
Interesujące w tym kontekście są badania Christiny Bodin Danielsson z Brunnberg & Forshed Architects Ltd, architekta i pracownika naukowego Stress Research Institute w Sztokholmie. Zauważyła ona, iż najbardziej zadowoleni ze swoich miejsc pracy są pracownicy w tradycyjnych biurach, z dużą liczbą pokoi. Taki typ przestrzenie nie sprzyja jednak socjalizacji oraz kontaktowi z pracownikami z innych działów, przez co ograniczana jest kreatywność i wymiana doświadczeń. Natomiast użytkownicy powierzchni open space mają nieograniczony dostęp do informacji, a także kontakt ze współpracownikami, lecz często skarżą się na brak prywatności i rozpraszający hałas.
W biurach typu open space spotykamy się zwykle z dwoma podstawowymi problemami: z wysokim poziomem hałasu i dużym zasięgiem dźwięku – zauważa Magda Szubert, Concept Developer, Ecophon Saint-Gobain. Wysoki poziom hałasu to głównie bolączka call center. Hałas, na który składają się zarówno rozmowy telefoniczne jak i praca wentylacji oraz sprzętu biurowego, jest potęgowany przez odbicia dźwięku od twardych powierzchni sufitów i ścian. Ponadto, w hałaśliwym otoczeniu ludzie mają tendencję do głośnego mówienia, co powoduje, że hałas jest jeszcze większy. Z kolei w open space, gdzie pracuje się w skupieniu, mocno odczuwalny jest zbyt duży zasięg dźwięku. W takich warunkach, przy nieodpowiednim wykończeniu i wyposażeniu biura, każda głośno prowadzona rozmowa telefoniczna, czy konwersacja współpracowników, będzie dobrze słyszana przez innych, nawet w dużej odległości. Tego rodzaju hałas „informacyjny” jest szczególnie uciążliwy w przypadku wykonywania pracy wymagającej dużej koncentracji. Jeśli pracodawca uwzględni akustykę na etapie planowania biura, jest w stanie wyeliminować te problemy – dodaje ekspert Ecophon Saint-Gobain.
Nowoczesne środowisko pracy
Jak mówi Frans Davidsson, concept developer Ecophon w Szwecji, odpowiedzialny za planowanie akustyki biur, brakuje certyfikatu, który określiłby standardy „dobrego środowiska pracy”. Po części omawiają to zagadnienie popularne certyfikaty środowiskowe, lecz na materiały budowlane warto spojrzeć z szerszej perspektywy. Wykorzystane rozwiązania powinny być ekologiczne, innowacyjne, funkcjonalne i zapewniające najwyższy komfort.
Natomiast Helen Scheithauer, Dyrektora Departamentu Zarządzania Zmianą i Komunikacją w RBSGROUP zwraca uwagę na inny aspekt środowiska pracy. Wskazuje ona, iż działy HR powinny lepiej przygotowywać menedżerów i pracowników do pracy w nowych warunkach. Innowacyjna aranżacja powinna poprawić komunikację, bez obniżenia efektywności pracy. Istotne jest, aby obie te grupy zrozumiały istotę zmian w środowisku pracy. Jeśli firma chce zachęcić pracowników do spontanicznej wymiany pomysłów oraz inicjowania nowych projektów to powinna, oprócz dobrej i przemyślanej aranżacji biura, zainwestować w innowacyjny system motywacyjny. Dobrze dobrany do charakteru pracy w przedsiębiorstwie, stymuluje pracowników do współdziałania i budzi w nich inicjatywę, co jest kluczowe w rozwoju każdego przedsiębiorstwa. Istotne jest, by zarówno pracownicy, jak i menedżerowie wiedzieli, jak pracować według nowych zasad – komentuje Diane Stegmeier.
Jak podsumowali eksperci obecni na debacie, istnieje pięć głównych czynników, które wpłyną na kształt przyszłego środowiska pracy i zdecydują, czy odpowiednia aranżacja biura przełoży się na sukces firmy. Czynniki te to: przywództwo i kultura korporacji; empowerment - większa inicjatywa i wpływ pracowników na zachodzące zmiany; elastyczność - zarówno pracy, zarządzania jak i aranżacji środowiska biurowego; nowe technologie, a także tożsamość firmy, w tym jej identyfikacja wizualna.
Pełna relacja z dyskusji: