Odpowiednie zarządzanie pracą firmy, dbanie o bezpieczeństwo pracowników oraz ich dobrostan i wydajność stało się ważniejsze niż kiedykolwiek przedtem. Właściwe wykorzystanie potencjału administratorów i zarządców biur może okazać się kluczowe w kontekście skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstw.

Typowy dzień pracy. Ludzie przychodzą do biura, włączają komputery, ogrzewanie lub klimatyzację, idą do kuchni po kawę, po czym zasiadają do swoich obowiązków. Nikt nie zastanawia się, kto zadbał o to, by mieli wszelkie niezbędne narzędzia do pracy, sprawne toalety czy odpowiednią temperaturę w pokoju.

Z administracją jest trochę jak z ochroną. Dopóki nic się nie dzieje, ludzie nie zwracają na nią szczególnej uwagi - mówi Paweł Piotrowski, dyrektor administracyjny Grupy RMF.

Tymczasem to właśnie administracja lub osoby zarządzające biurem dbają o to, by praca całej firmy przebiegała sprawnie i w komfortowych warunkach - niezależnie od czynników zewnętrznych. Tak było zawsze, choć nie każdy zwracał na to uwagę. Sytuacja zmieniła się znacząco, gdy przeszło dwa lata temu, a konkretnie w marcu 2020 roku, świat stanął przed jednym z największych wyzwań XXI wieku.

Pandemia koronawirusa sprawiła, że liczba obowiązków administracji, do tej pory wcale nie mała, znacząco się powiększyła - ocenia Paweł Łagoda, head of Group Administration & ESHA w firmie Allegro. - Przede wszystkim musieliśmy zadbać o bezpieczeństwo naszych pracowników. Do tego doszła także koordynacja pracy całej firmy podczas pandemii, a później organizacja powrotu ludzi do biur.

To ostatnie, jak sam przyznaje, nie było wcale takie proste.

Część osób nie chciała wracać do pracy stacjonarnej i trzeba było to zrozumieć. W związku z tym wiele firm stwierdziło, że jednak nie chce wykorzystywać pełnej przestrzeni biurowej. Potrzebna była nowa strategia dotycząca zagospodarowania jej. Jedną z możliwości, którą zaczęło realizować wiele przedsiębiorstw, było podnajmowanie biur podmiotom zewnętrznym - wyjaśnia Łagoda.

Bezpieczeństwo to podstawa zdrowej firmy

Marek Andruchów, dyrektor biura administracji BNP Paribas Bank Polska zwraca uwagę na inną kwestię, która w ostatnich latach nabrała ogromnego znaczenia, a mianowicie - zapewnienie zatrudnionym bezpiecznego miejsca pracy.

Rola zarządcy, który rozlicza i kontroluje wydatki lub organizuje remonty, została rozszerzona o kwestie związane z poczuciem bezpieczeństwa pracowników - przekonuje. Wcześniej nieco mniej uwagi zwracano na to, jak pracownik czuje się w biurze i jak je postrzega.

Co według eksperta kryje się pod pojęciem bezpiecznego miejsca pracy?

 Jego definicja, w związku z pandemią, została mocno zmodyfikowana. To już nie tylko kwestie BHP, ale przede wszystkim związane ze społeczną odpowiedzialnością i środkami ochrony osobistej oraz szeroko rozumianą komunikacją - tłumaczy Andruchów. - Dziś “bezpieczne miejsce pracy” to przestrzeń, w której zapewnione są wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa, takie jak rękawiczki, żele do dezynfekcji rąk czy częste wizyty serwisu sprzątającego. To także przestrzeń, wobec której są precyzyjnie ustalone i jasno zakomunikowane zasady użytkowania, tak aby każdy wiedział, jak się zachowywać, aby czuć się bezpiecznie.

Tomasz Zieliński, dyrektor administracji holdingu w Wirtualnej Polsce dodaje:

Dla nas było ważne, aby przekaz wychodzący do naszych pracowników w czasie pandemii był jasny i klarowny. Staraliśmy się na bieżąco informować ich o tym, w jaki sposób biuro jest przygotowywane na ich powrót. To była prawdziwa praca zespołowa: nasza, działu komunikacji, działu HR oraz zarządu. Dzięki temu ludzie, wracając do biur mieli pewność, że są one bezpieczne i odpowiednio przygotowane.

Dobry administrator - kto to taki?

Jak widać, sprawowanie funkcji administratora lub zarządcy biura wymaga coraz szerszego wachlarza umiejętności, który w dodatku stale się powiększa.

Taka osoba musi być przede wszystkim wszechstronna, być dobrym planistą, rozważać rozmaite scenariusze i analizować potencjalne możliwości. Istotna jest również umiejętność rozmawiania z ludźmi, wychodzenia naprzeciw ich potrzebom i wątpliwościom - wylicza Paweł Łagoda.

Paweł Piotrowski z grupy RMF nie do końca zgadza się ze stwierdzeniem, że rola administratora uległa znaczącej zmianie w ciągu ostatnich kilku lat. Jak tłumaczy, jej istota pozostaje niezmienna: jest nią zapewnienie pracy niezakłócanej przez czynniki zewnętrzne. Jednocześnie przyznaje jednak, że lista obowiązków znacząco się wydłużyła.

Zaczęliśmy się na przykład martwić o rzeczy, które wcześniej naszej troski nie wymagały, jak choćby dostęp do energii. Można powiedzieć, że w tej kwestii działamy trochę na ślepo, nikt nie wie, co się będzie działo. Czy energia będzie dostępna dla wszystkich, czy będą jakieś cięcia? A co z cenami? Firma musi mieć przecież przygotowany budżet na takie wydatki.

Praca zdalna - wyzwanie nowego świata

Jak przyznaje Paweł Piotrowski, w wyniku pandemii doszło także do zacieśnienia relacji i współpracy między administracją a działem IT. Było to spowodowane koniecznością zapewnienia pracownikom możliwości pracy zdalnej.

Radio to bardzo specyficzna działalność, trudno przenieść warsztat pracy do domu. Nam się to na szczęście udało i część programów była nagrywana przez prezenterów w ich domach.

Jak wiele innych czynników i wydarzeń, także przejście na pracę zdalną wymusiło na administratorach i zarządcach biur wzmożony wysiłek i konieczność poszukiwania nowych rozwiązań.

Przed dwa tysiące dwudziestym rokiem nikt nie wyobrażał sobie takiego rodzaju pracy na tak szeroką skalę - tłumaczy Tomasz Zieliński z Wirtualnej Polski. - Pierwszym wyzwaniem było przygotowanie narzędzi dla pracowników, które pozwoliłyby im pracować zdalnie. Całe biuro wymagało reorganizacji i zastanowienia się, jak będzie wyglądała firmowa rzeczywistość po powrocie z pracy zdalnej. Jednocześnie nie wiedzieliśmy, kiedy ten powrót mógłby nastąpić, wszystko się przeciągało, nadchodziły kolejne fale koronawirusa.

Jak dodaje, firma uważnie obserwowała rynek i zachowanie innych przedsiębiorstw. Jednocześnie, jak wiele innych, próbowała zredukować wynajmowaną powierzchnię.

Szukaliśmy możliwości podnajmu. Miejsce pracy w wymiarze fizycznym przestało być tak znaczące, jak przed pandemią. Ważniejsze stało się zapewnienie pracownikom narzędzi, dzięki którym mogliby wykonywać swoje obowiązki z domu.

Czy praca zdalna spełniła swoje zadanie i ma szansę zakorzenić się na polskim rynku pracy na stałe?

Większość naszych pracowników jest zadowolona z modelu hybrydowego - przyznaje Marek Andruchów. - W każdym kwartale przeprowadzamy badania organizacji (Pulse Check), podczas których mogą się wypowiedzieć na różne kwestie związane z pracą w naszym banku. Zdecydowana większość z nich opowiada się za pracą hybrydową. Oczywiście nie w każdym dziale jest to możliwe, jednak to menedżer jednostki elastycznie ustala tryb pracy zespołu w odniesieniu do planów i możliwości.

Wyzwania przyszłości

Człowiek, który potrafiłby potrząsnąć szklaną kulą i bezbłędnie przewidzieć, jak będzie wyglądała przyszłość, zapewne z miejsca stałby się miliarderem. Niestety, taka osoba albo nie istnieje albo bardzo dobrze maskuje swoją obecność. Przyszłość wciąż stanowi dla nas jedną, wielką zagadkę.

Administratorzy i zarządcy biur nie mają jednak czasu na zabawę we wróżenie z fusów i muszą przygotowywać się na rozmaite scenariusze.

Obecnie czekamy na zimę i na to, co się wydarzy. Czy będziemy w stanie ogrzać i oświetlić biura. Jeśli nie, to musimy być przygotowani na przejście w tryb zarządzania awaryjnego. Koszt energii elektrycznej i ogrzewania rośnie w dramatycznym tempie i jak na razie nie widać końca tych wzrostów - mówi Paweł Łagoda.

Według Doroty Wiśniewskiej, dyrektor biura administracji PKP Energetyka, najbliższe lata będą dla administracji walką ze stale rosnącymi kosztami.

Widzimy, jak wygląda rynek nieruchomości, wkrótce zacznie się bezlitosna walka o każdy grosz. Musimy wskazywać firmom miejsca i możliwości optymalizacji w strukturze biznesowej, strukturalnej czy nawet właśnie administracyjnej. Trzeba mieć pomysł na Administrację – to czas na działanie.

Więcej o pracy administratorów i zarządców biur będzie można usłyszeć na Forum Biuro i Administracja, które odbędzie się w dniach 16-17 listopada 2022 w Warszawie.

Serdecznie zachęcamy do udziału w tym wydarzeniu!