Od czego zacząć? Najlepiej od dokładnej analizy potrzeb, wymagań i możliwości swojego biznesu, a także określenia budżetu. To pozwoli zawęzić poszukiwania. Siedziba powinna być idealnie skrojona pod profil działalności. Inaczej sprawa wygląda w przypadku nowych przedsiębiorców i tych, którzy na rynku istnieją już dłużej oraz mają doskonale zidentyfikowane potrzeby. Ta druga grupa zazwyczaj decyduje się na zmianę lokalu, bo biznes z czasem się rozrasta i zatrudnianych jest więcej pracowników. Firmy poszukują też lepszej lokalizacji – biuro w centrum przyciągnie nie tylko tych klientów, do których dotrze dział sprzedaży czy marketingu, ale też takich, którzy wstąpią „z ulicy”.
Kupić czy wynająć?
Przepisy prawa cywilnego są dość liberalne, jeśli chodzi o adres wykonywania działalności. Tytułem prawnym może być własność, użytkowanie wieczyste, najem, użyczenie, dzierżawa, ale również inny stosunek zobowiązaniowy, np. umowny. Co więcej, w momencie rejestrowania firmy, czy też przy zmianie adresu, nie jest wymagane przedstawienie w urzędzie potwierdzenia posiadania tytułu prawnego do lokalu, w przepisach pojawia się bowiem domniemanie, że przedsiębiorca takim prawem dysponuje. Większość nowych przedsiębiorców, którzy decydują się na założenie jednoosobowej działalności, jako siedzibę firmy podaje miejsce zamieszkania. Nieważne, czy jest to mieszkanie własnościowe, wynajmowane, czy nawet pokój – ważne, że właścicielowi wystarczy i że nie stanowi dodatkowego kosztu, co znacznie ułatwia start firmy.
Wynajem biura czy zakup? Co się bardziej opłaca?
Inaczej ma się sprawa, gdy od początku zakładamy zatrudnienie pracowników – tu biuro będzie koniecznością. To rodzi kolejne pytanie: zainwestować w nieruchomość czy zostać najemcą? Najtańszą opcją na start jest wynajem lokalu, a rynek oferuje bardzo wiele możliwości. Zwykle przedsiębiorcy wynajmują wykończone biura, właściwie gotowe do wejścia, co zmniejsza koszty rozpoczęcia i prowadzenia działalności. Większe firmy i korporacje o sporych budżetach inwestują w najem nowoczesnych biurowców w business parkach oraz licznych lokalizacjach usytuowanych w centrum lub blisko centrum miasta, ułatwiając dojazd pracownikom.
Ceny wynajmu są bardzo zróżnicowane – największy wpływ ma oczywiście lokalizacja, a zaraz za nią powierzchnia i standard. Na obrzeżach dużych miast znajdziemy średniej wielkości lokale usługowe od 1500 zł miesięcznie, ale około 100-metrowy lokal w centrum Krakowa czy Warszawy w prestiżowej lokalizacji to już naprawdę spory wydatek.
Najemcom łatwiej będzie w przyszłości zmienić siedzibę. Gdy biznes zaczyna się kręcić, a szeregi pracowników się rozrastają, właściciel może po prostu wypowiedzieć umowę najmu i zmienić biuro na nowe. Więcej komplikacji będzie przy sprzedaży lokalu. Każdy kij ma jednak dwa końce. Zakup nieruchomości jest inwestycją, która po pewnym czasie zaczyna się zwracać, a właściciel czerpie z niej korzyści. Co prawda, kupno nieruchomości to rozwiązanie dużo bardziej wymagające, ale z finansowego punktu widzenia – bardziej optymalne. Stawki czynszu najmu rosną wraz z inflacją i kosztami mediów, dlatego przedsiębiorca musi liczyć się z coraz większymi opłatami. Kupując lokal finansowany z kredytu, trzeba liczyć się ze wzrostem stóp procentowych i w efekcie raty, ale dodatkowo rośnie wartość samej nieruchomości. Gdy przedsiębiorca zdecyduje się wziąć kredyt na swoją firmę, odsetki można rozliczyć jako koszty prowadzenia działalności, dzięki czemu koszt całkowity jest relatywnie niski.
Każdemu według potrzeb
Ale pieniądze to nie wszystko. Równie ważne będzie zidentyfikowanie niezbędnych wymagań, jakie spełniać muszą lokale przeznaczone na konkretną działalność. Najłatwiej pod tym względem mają przedsiębiorcy, którzy szukają zwykłego biura – proces jest dużo krótszy niż w przypadku lokali gastronomicznych. Szczegółowa kontrola sanepidu to wyzwanie dla każdego, kto planuje otworzyć np. restaurację. Na rynku nieruchomości można znaleźć gotowe lokale wykończone pod konkretną działalność, nierzadko również wyposażone w niezbędne sprzęty.
Wszyscy ci przedsiębiorcy, dla których lokalizacja jest kluczowa do osiągnięcia sukcesu, szukają lokalu jak najbliżej centrum miasta, a najlepiej w samym centrum. Wbrew pozorom, dysponując nawet całkiem sporym budżetem, można napotkać na trudności. Centra dużych miast, jako najbardziej atrakcyjne pod względem dostępu do klientów, są niezwykle przepełnione. Lokali użytkowych jest bardzo dużo – parter prawie każdego budynku został przekształcony w lokal z dużą witryną. Gorzej z ich dostępnością. Właściciele rzadko chcą się pozbyć intratnego biznesu w postaci posiadanej nieruchomości, a najemcy takich lokali równie rzadko decydują się na opuszczenie doskonałej lokalizacji.
Kreatywni przedsiębiorcy znaleźli i na to rozwiązanie. Wiele kawiarni, pubów i wszelkiego rodzaju innych działalności, po odpowiednim przekształceniu i przystosowaniu, jest otwieranych w lokalach mieszkalnych. Ceny najmu takich lokali są zazwyczaj około 15-35 proc. niższe niż tradycyjnych lokali użytkowych.
Kreatywni w natarciu
Popularność lokali użytkowych w mieszkaniach stale rośnie, szczególnie w dużych miastach i zdaje się być ciekawą alternatywą. Nie wszędzie jednak się da i można. Przy wynajmie powierzchni pod działalność biurową przekształcenie nie jest potrzebne, ale w przypadku gastronomii i wielu innych lokali usługowych taka zmiana będzie konieczna. Podstawę przy jakiejkolwiek zmianie przeznaczenia lokalu stanowi zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, którą reguluje art. 71 ust. 1 pkt 2 Prawa budowlanego. Przepisy określają także wszystkie kwestie związane z uzyskaniem wymaganych pozwoleń oraz precyzują, w jaki sposób mogą zostać zagospodarowane części wspólne budynku. Zgoda mieszkańców wymagana jest jedynie w przypadku chęci wykorzystania tych części do użytku firmy – mogą to być np. stoliki kawiarni ustawione na wspólnych tarasie czy tablica reklamująca działalność.
Jest jeszcze jeden sposób na biuro. Właściciele małych firm i mikroprzedsiębiorstw, szczególnie ci na początku swojej biznesowej drogi, decydują się na dzielenie przestrzeni z innymi niewielkimi działalnościami. Popularne są pracownie coworkingowe, a coraz więcej słyszy się również o przestrzeniach, na które można wykupić abonament i korzystać z biur na całym świecie. Niektórzy przedsiębiorcy spotykają się we wspólnie wynajętym mieszkaniu, którego koszty dzielone są pomiędzy wszystkich użytkujących.
I na koniec warto pamiętać o jednym: atrakcyjna dla firmy siedziba nie tylko przyciągnie nowych klientów, ale również jest elementem motywacyjnym dla pracowników. Ich dobre samopoczucie w miejscu pracy wpłynie na efektywność wykonywanych przez nich obowiązków.