Według tego samego raportu aż 90 proc. kosztów związanych z operowaniem przedsiębiorstwa generują pracownicy. Z tego wynika, że każda niedyspozycja może mieć wpływ na sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz podnosić koszty, wobec czego stworzenie komfortowych warunków do pracy jest niezwykle istotne.
Komfort termiczny
Jednym z kluczowych aspektów wpływającym na dobre samopoczucie i produktywność są warunki termiczne, na które składają się odpowiednia temperatura czy wentylacja. Budynki izolują nas od otoczenia, dlatego większość czasu spędzamy w ich wnętrzu. Temperatura wewnątrz powinna wahać się między 20 a 23 stopniami Celsjusza, aby zwiększyć wydajność pracowników nawet o 10 proc.
Rozwiązaniem problemów osób przebywających w klimatyzowanych pomieszczeniach, którymi najczęściej są zmęczenie i podrażnienie oczu, nosa i gardła, może być zastosowanie wentylacji hybrydowej. Polega ona na naprzemiennym działaniu obydwu systemów klimatyzacji pomieszczeń - naturalnego oraz mechanicznego – oraz ich wzajemnym uzupełnianiu się. W sposób naturalny działa w przypadku, gdy sprzyjają temu warunki wewnętrzne i zewnętrzne, a kiedy stają się one niewystarczające do skutecznej cyrkulacji powietrza, pracę przejmuje tryb mechaniczny. Działa to również w odwrotnym kierunku – kiedy tryb mechaniczny nie jest wymagany, zostaje on zastąpiony naturalnym. Celem jest uzyskanie odpowiedniej wymiany powietrza w pomieszczeniach, przy jednoczesnym maksymalnym ograniczeniu zużycia energii potrzebnej do pracy instalacji. Naturalna wentylacja może być stosowana np. poprzez ręczne otwieranie okien zautomatyzowanie czynności tego typu, a mechaniczna przy użyciu urządzeń do tego przeznaczonych.
Innym aspektem wentylacji pomieszczeń jest również prędkość ruchu powietrza. Według badań PLGBC na temat komfortu termicznego w biurach w strefie przebywania ludzi nie powinna ona przekraczać 0,2 m/s, ponieważ powinna być na tyle niska, aby pracownicy jej nie odczuwali.
Według wyników tych samych badań, wilgotność powietrza również ma wpływ na zdrowie i dobre samopoczucie. Nie jest to jednak jedyny aspekt – odgrywa ona również rolę w żywotności materiałów budowlanych. O ile względna wilgotność nie ma wpływu na nasz komfort pracy, o tyle należy jednak zapobiec występowaniu wartości skrajnie wysokich oraz skrajnie niskich w pomieszczeniach, na co jesteśmy narażeni zwłaszcza, kiedy temperatura powietrza na zewnątrz jest niska, a biura ogrzewane. Wysychają wówczas błony śluzowe, czego następstwem są pieczenie oczu, drapanie w nosie i gardle, a nawet infekcje górnych dróg oddechowych. System wentylacji powinien wówczas odpowiednio nawilżać suche powietrze, a w przypadku wystąpienia wartości skrajnie wysokich zapewniać możliwość osuszenia powietrza, aby nie rozwijały się grzyby oraz drobnoustroje.
Odpowiednie oświetlenie wspomaga produktywność
Wiele badań wykazało również, że pracownicy uważają, iż dobra dla ich stanu zdrowia, wzroku i produktywności istotnym elementem jest też światło dzienne. Według badania YouGov z 2018 r. aż 63 proc. badanych osób wykazało, że jego obecność wpływa na ich produktywność. Ankietowani raportu technicznego kalifornijskiej komisji ds. energii z 2003 r., przeprowadzonego wśród pracowników centrum obsługi telefonicznej i innych środowisk biurowych, uznali, że dostęp do przestrzeni z widokiem, która poprawia warunki oświetlenia w ciągu dnia stymuluje ich wydajność. Personel wykonujący połączenia realizował je od 6 do 12 proc. szybciej, jeśli w pomieszczeniach znajdowały się okna. Pracownicy innych szczebli osiągali wyniki lepsze o 10-25 proc. w zakresie sprawności psychicznej i wydajności pamięci, gdy mieli dostęp do naturalnego źródła światła. Badania wykazały, że przebywanie w pobliżu okien zapewnia o 173 proc. więcej światła dziennego w godzinach roboczych, a kadra, która miała dostęp do tego naturalnego źródła oświetlenia, śpi średnio o 46 min. więcej w nocy.
Nie zawsze jednak mamy możliwość korzystania jedynie ze światła dziennego, ponieważ godziny pracy stają się coraz bardziej elastyczne, a ze względu na zmieniający się czas pracy, jesteśmy nieraz zmuszeni do wykorzystywania oświetlenia sztucznego. Gwarantem uzyskania optymalnych warunków prawidłowego funkcjonowania organizmu człowieka w pracy może okazać się koncept Human centric lighting (HCL). Polega on na dopasowaniu światła do indywidualnych potrzeb użytkowników. Rozwiązania tego typu mogą silnie wspierać naturalny cykl dobowy ludzkiego organizmu poprzez regulowane natężenie i temperaturę barwową, dzięki czemu zużycie energii elektrycznej jest niewielkie.
Hałas morduje wydajność
Znaczący wpływ na produktywność ma również hałas. Jest to element rozpraszający i wpływający na koncentrację, ale również negatywnie oddziałujący na zdrowie. Wywołuje bowiem stres i rozdrażnienie, powoduje bóle głowy i może negatywnie wpływać na sen. Harvard Business Reviev potwierdził w 2012 r., że średnia utrata wydajności wywołana przez drażniące dźwięki dochodzi nawet do 70 minut w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy.
Już podczas procesu projektowania biura warto zadbać o podstawy, takie jak np. odpowiednia podłoga wygłuszająca, o czym pisaliśmy w artykule Wykładziny a akustyka. Kolejnym elementem może być również zastosowanie paneli akustycznych, które zapobiegną tworzeniu się pogłosu i odbijaniu fal dźwiękowych. Największy dyskomfort mogą odczuwać pracownicy przestrzeni wspólnych typu open space, ponieważ w otoczeniu wielu osób są oni narażeni na wiele negatywnych czynników. Według raportu Zespołu Analiz i Opracowań Tematycznych z Biura Analiz i Dokumentacji aż 46 proc. pracowników narzeka na rozpraszające dźwięki. Badani narażeni są na uciążliwy hałas związany z działaniem maszyn i sprzętu biurowego (37 proc. zatrudnionych), a także hałas uliczny i drogowy (21 proc.). Najrzadziej dokucza im głośne zachowanie współpracowników (12 proc.).
Wbrew pozorom nie powinno się jednak dążyć do całkowitego wyeliminowania hałasu - powinien on jednak być tłem i jedynie rozpraszać niechciane dźwięki. Badania z 2005 r. na temat hałasu w biurze, a koncentracji pracowników, wykazały że poziom decybeli dla dźwięków występujących w tle w przestrzeni wspólnej nie powinien przekroczyć ok. 45 dBA, a w pokojach biurowych, gdzie nie występuje konieczność maskowania większej ilości dźwięków, wskazany poziom to 40 dBA.
Wygląd nie jest fanaberią
Również wygląd nie jest tylko kwestią gustu. Dobór odpowiednich barw, dodatków i kształtów wpływa na poczucie komfortu i pomaga wykonywać pewne zadania. Odpowiednie odcienie, np. naturalne barwy, kolory ziemi, będą wspomagały koncentrację. W przypadku powiększenia wysokości pomieszczeń zwiększy się również poczucie przestrzeni, dostępu światła i poprawi cyrkulacja powietrza. Ważnym elementem są także odległości. Spojrzenie w dal zmniejszy zmęczenie oczu i bóle głowy. Patrzenie na odległość większą niż 6 m, zwłaszcza w pracy przed ekranem komputera, stanowić będzie relaks dla oczu, ponieważ wyostrza spojrzenie i koncentruje wzrok.
Jeśli biuro ma służyć użytkownikom przez długie lata, jego design powinien pozostać raczej ponadczasowy. Dobrze jest wówczas postawić na dodatki i udogodnienia, które będą łatwe do rearanżacji.
Jeśli chcemy zadbać o komfort pracowników, warto przeprowadzić wśród nich ankietę w jakim typie przestrzeni będą czuć się najlepiej. Każda profesja będzie też miała swoje potrzeby. Pracownicy indywidualni, pragnąc skupienia, będą oczekiwali ciszy. Zatem osoby, które pracują w zespołach opartych na ciągłej komunikacji, powinny być od nich odseparowane. W przestrzeniach otwartych typu open space warto również zastosować budki telefoniczne, gdzie będzie można wykonywać rozmowy prywatne i służbowe, nie przeszkadzając przy tym innym. Designerzy wciąż prześcigają się w tworzeniu wyposażenia, które będzie miało uprzyjemnić życie codzienne każdego pracownika, warto więc podążać za trendami, zachowując przy tym rozwagę i pamiętać od dbaniu o komfortowe warunki do pracy.