Jak efektywnie wykorzystać czas pracy?

Przykazanie 1: nie marnuj!

Przeprowadzony przez portal praca.wp.pl sondaż dotyczący wykorzystywania czasu pracy dostarcza niepokojących wyników. Wprawdzie ponad połowa ankietowanych przyznała, że w czasie pracy nie ma możliwości załatwiania jakichkolwiek prywatnych spraw. Jednak aż 25 proc. przyznało również, że w godzinach ma w zwyczaju przeglądać internetowe serwisy bądź nawet grać w komputerowe gry. Spora część ankietowanych przyznała się również do częstszych przerw (ok. 7proc.) czy przedłużających się wyjść na lunch (ok. 2 proc.).

Wbrew pozorom marnowanie czasu pracy na załatwianie prywatnych spraw jest dużym zaniedbaniem ze strony pracownika. Nawiązanie stosunku pracy z pracodawcą – zgodnie z art.22 § 1 Kodeksu Pracy - zobowiązuje pracownika do wykonywania powierzonej pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Wykorzystywanie czasu pracy na zajęcia niezwiązane ze służbowymi obowiązkami narażają pracodawcę na poważne straty.

Straty pracodawcy możemy postrzegać przez pryzmat utraconego przychodu finansowego, ale także w formie niefinansowej - obniżonej efektywności psychologicznej pracownika lub uszczerbku w wizerunku firmy – podkreśla Agata Jakuszko, trener umiejętności interpersonalnych, agata-jakuszko.pl - Zaznaczam, że w przypadku, gdy pracownik wywiązuje się ze swoich zadań, nie widzę powodu dla którego nie miałby przejrzeć ulubionego portalu społecznościowego. Jednak załatwianie spraw osobistych (a nawet rozmyślanie o nich) podczas pracy wymusza nieustanne przełączanie uwagi między jedną czynnością a drugą. W konsekwencji pracownik może być zdekoncentrowany, co przekłada się na jego efektywność osobistą – dodaje.

Zaniedbanie obowiązków zawodowych może być poważną przyczyną do rozwiązania stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia (zgodnie z art. 52 § 1 pkt. 1 Kodeksu Pracy). Dlatego czasem warto się zastanowić, czy wysłanie prywatnego SMS czy odwiedzenie portalu społecznościowego jest warte ryzyka związanego z utratą pracy.

Pozbądź się „pożeraczy czasu”

Paradoksalnie nieefektywnemu wykorzystywaniu czasu pracy sprzyjają nowe technologie. Stały dostęp do internetu, smartfony posiadające zaawansowane funkcje czy inne elektroniczne gadżety dostępne w miejscu pracy mogą być skutecznym rozpraszaczem w trakcie realizowania zawodowych obowiązków. Włączony internetowy komunikator, regularne sprawdzanie prywatnej poczty czy nawet wykonywanie prywatnych przelewów bankowych w miejscu pracy skutecznie odwraca uwagę pracownika od zawodowych obowiązków.

Jak zatem poradzić sobie z technologicznymi „pożeraczami czasu”? Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim samodyscyplina. Jedynie konsekwencja w eliminowaniu zbędnych sytuacji w czasie pracy pozwoli na efektywne wykorzystanie czasu spędzanego w siedzibie firmy.

Dzięki podjęciu decyzji (np. dotyczącej utrzymywania porządku w najbliższym otoczeniu - czyli oszczędzeniu czasu na poszukiwania) i wytrwaniu w niej, nie tylko skuteczniej stawiamy czoła naszym obowiązkom – mówi Agata Jakuszko. Dobre zarządzanie czasem redukuje stres i wpływa na podniesienie ogólnego poczucia zadowolenia. Pozwala nam na pełniejsze wykorzystanie dnia – znajdujemy czas nie tylko na te rzeczy, które mamy zrobić, ale również na te, które sprawiają nam przyjemność.

Efektywne wykorzystanie czasu pracy leży również w interesie pracodawcy. W związku z tym on również może podjąć konkretne działania mające na celu ograniczenie możliwości zajmowania się przez pracownika sprawami niezwiązanymi z pracą zawodową.

Coraz częściej pracodawcy sięgają po rozwiązania technologiczne mające na celu zabezpieczenie chociażby dostępu do internetu. Specjalistyczne blokady stron internetowych i skrzynek pocztowych, do których dostęp nie jest konieczny do wykonywania zawodowych obowiązków, jest skutecznym sposobem na walkę z marnowaniem czasu pracy przez pracowników. Bardziej podejrzliwi pracodawcy mogą posunąć się również do zainstalowania oprogramowania umożliwiającego stałe monitorowanie efektywności pracowników. W skrajnych przypadkach mogą być również stosowane narzędzia namierzające – np. GPS w służbowym aucie, rejestrator rozmów telefonicznych.

Powyższe rozwiązania z pewnością są skuteczne, jednak z drugiej strony są dosyć restrykcyjne. W zależności od charakteru pracy, jak również stosunku pracownika wobec zawodowych obowiązków, w niektórych przypadkach do walki z marnowaniem czasu pracy przez podwładnych wystarczą przemyślane reguły zarządzania.

Bardzo skutecznym sposobem jest tworzenie list zadań do wykonania na dany dzień. Taka check-lista jest przedstawiana pracownikowi na początku dnia pracy. Jasne wymagania i określony deadline są pomocne zwłaszcza na stanowiskach, gdzie obowiązki są określone w dość ogólny sposób - podpowiada Agata Jakuszko.

Zacznij efektywnie zarządzać czasem

Mimo największych starań pracodawcy walka z nieefektywnym wykorzystywaniem czasu pracy przez pracownika może okazać się fiaskiem, jeśli sam podwładny nie wykaże inicjatywy w tej kwestii. Jeśli taka inicjatywa się nie pojawia, jest to również jasny sygnał dla przełożonego, że zasady organizacji pracy w przedsiębiorstwie mogę być niesatysfakcjonujące dla podwładnych.

Bardzo wiele zależy od kultury organizacji - zaznacza Agata Jakuszko. Należy wziąć pod uwagę, że jeżeli wśród pracowników nie będzie jasnego przekonania, że ich praca jest ważna i nie należy załatwiać prywatnych spraw w czasie pracy, żadne represje nie będą skuteczne. Warto uwzględnić kulturę i atmosferę w pracy oraz pomóc zrozumieć pracownikom rolę wywiązywania się z ich obowiązków.

Kiedy jednak kultura organizacyjna przedsiębiorstwa nie budzi żadnych zastrzeżeń, sukces w efektywnym zarządzaniu czasem pracy jest w pełni zależny od woli pracownika.

Sposobów na efektywne zarządzanie czasem jest wiele, a ich realizacja nie jest wcale trudna. Pierwszym z nich jest chociażby wypracowanie niewielkich, codziennych rytuałów. Tak jak dotychczas pracownik w pierwszej kolejności sprawdzał prywatną pocztę i wiadomości na portalach społecznościowych, tak teraz pierwszym działaniem może być zapoznanie się z planem działania w danym dniu i wysyłanie odpowiedzi na zaległe wiadomości służbowe. Wyznaczenie sobie kilku nawyków i rzetelne ich realizowanie jest znacznym ułatwieniem w efektywnym gospodarowaniu czasem.

Planując dzień, warto również skorzystać z tzw. reguły ABC. Pozwoli ona na pogrupowanie zawodowych zadań wg ich ważności. Dzięki temu oczywiste będzie, którym zadaniom należy poświęcić najwięcej uwagi, a które z nich są mniej ważne.

Chcąc zarządzać efektywnie czasem pracy, warto również pamiętać o właściwym rozplanowaniu dnia. Człowiek jest tylko człowiekiem i nie jest w stanie pracować w ciągu ośmiu godzin nieprzerwanie na 100 proc. Ponadto trzeba pamiętać, że w ciągu dnia mogą pojawić się sytuacje nieprzewidziane, które w przypadku pełnego rozplanowania dnia mogą zupełnie zburzyć jego rytm. Dlatego też organizując sobie dzień pracy, dobrze jest kierować się zasadą 60/40. Plany na dany dzień powinny dotyczyć 60 proc. czasu pracy. Pozostałe 40 proc. to czas zarezerwowany na sytuacje nieprzewidziane. W zależności od charakteru pracy i gospodarności pracownika powyższe proporcje mogą być indywidualnie zmodyfikowane (np. 80/20).

Efektywne zarządzaniem czasem nie jest trudne. Wymaga jednak uświadomienia sobie strat, jakie niesie zajmowanie się nieistotnymi kwestiami w miejscu pracy. Powyższa świadomość w połączeniu z samodyscypliną pozwoli na wypracowanie efektywnego harmonogramu pracy, który przyniesie wymierne korzyści zarówno dla pracodawcy, jak również – a może przede wszystkim – dla pracownika.