Optymalizacja czasu i sposobu pracy nie jest wcale skomplikowana. Zastosowanie 5S pozwoli na sprawną reorganizacji pracy w biurze. Sortowanie i systematyka to pierwsze dwa kroki do lepszej jakości pracy (pisaliśmy o nich tutaj). Poniżej kolejne kroki do tego, aby w pełni zoptymalizować pracę w biurze.
Krok 3 - sprzątanie
Aby zaoszczędzić czas poszukiwania dokumentów na biurku i w systemach informatycznych, warto zadbać o porządek. Sprzątanie jest trzecim krokiem 5S. Polega jednak nie tylko na fizycznym wyczyszczeniu biurka i komputera, ale również na uporządkowaniu stanowiska pracy. Porządek i segregacja materiałów znajdujących się na stanowisku pracy ułatwią szybką wzrokową identyfikację ewentualnych awarii czy problemów.
Ułatwieniem we wprowadzeniu trzeciego kroku 5S może być zupełne odnowienie stanowiska pracy. Poza tym warto pamiętać o podziale przestrzeni biurowej i dyskowej na strefy własności. W przypadku wspólnych elementów wyposażenia biura (np. szaf z dokumentami, materiałów biurowych, dysków twardych) można wyznaczyć harmonogram porządków. Dzięki temu pracownicy będą mieli czynny udział w usprawnianiu swoich stanowisk pracy.
Zachowany porządek nie tylko pozwoli na komfortową pracę, ale przede wszystkim wyeliminuje sytuacje związane z zagubieniem dokumentów i danych. Ponadto wzbudzenie w pracowniku poczucia własności i odpowiedzialności za własny obszar może skutecznie zwiększyć jego zaangażowanie w zawodowe obowiązki.
Krok 4 - standaryzacja
Zaangażowanie pracowników w zachodzące w przedsiębiorstwie zmiany ma szczególne znaczenie w przypadku kolejnego kroku – standaryzacji. Każde przedsiębiorstwo, chcąc zoptymalizować zasady swojej działalności, powinno wyznaczyć określone standardy działania. Najlepiej, aby dotyczyły one każdego istotnego szczegółu – nie tylko strategicznych procesów. Jasno określone obowiązki i zakresy odpowiedzialności pracowników sprawią, że będą oni realnie angażować się w działalność firmy.
Standaryzacja ma swój udział w czasie potrzebnym na wdrożenie pracownika w obowiązki. To, czy coś jest proste, łatwo dostępne, przejrzyste i zrozumiałe wpływa na okres adaptacji i osiąganie zadowalających poziomów efektywności – podkreśla Mariusz Szymocha. Środowiska pracy, w tym szczególnie biurowe, pozbawione elementów ułatwiających wdrożenie pracownika mają niższą przeciętną efektywność pracy. Wdrażanie i przestrzeganie standardów czyni pracę łatwiejszą. Ogólnie znane procedury pozwalają zaś na zwiększenie elastyczności i rozsądne cykliczne usprawnianie. Warto o tym pomyśleć w kontekście absencji kluczowych pracowników, którzy tylko w sobie znany sposób segregowali, analizowali i archiwizowali dokumenty czy pliki – dodaje.
Ponadto, tworząc standardy, warto zwrócić uwagę również na opinie pracowników. Uwzględnienie ich potrzeb i sugestii ułatwi stworzenie optymalnego miejsca pracy nie tylko ze względu na efektywność, ale również komfort ich pracy.
Częstym zarzutem wobec zamiarów wprowadzenia standaryzacji w strukturach biurowych jest pogląd, że praca biurowa nie należy do zajęć standardowych. Zróżnicowanie rozwiązywanych problemów, różnorodne podejścia pracowników do poszczególnych zagadnień, a także zmienność klientów i ich potrzeb nie stanowią żadnej przeszkody w realizacji czwartego kroku 5S. Podobnie jak w przypadku zakładów produkcyjnych, 5S jest narzędziem wspierającym optymalizację czasu pracy. Zarządzania procesami w biurze i w produkcji nie różnią się, a więc wprowadzone dzięki 5S usprawnienia przyniosą wymierne rezultaty w obu środowiskach.
Krok 5 - samodyscyplina
Wdrożenie systemu 5S będzie miało sens tylko wtedy, kiedy w zmiany będzie angażował się cały zespół. Czynnik ludzki jest zbyt ważny w przedsiębiorstwie, aby go pominąć. Wzbudzenie w pracownikach odpowiedzialności za własne stanowisko pracy ułatwi zachowanie wprowadzonych zmian. W tym kroku muszą zajść zasadnicze zmiany w organizacji kultury przedsiębiorstwa. Właściwe przeszkolenie pracowników z zakresu 5S, organizacja zespołów wdrożeniowych, bezpośredni udział kierownictwa w warsztatach oraz postawa będąca przykładem dla podwładnych są fundamentem w osiągnięciu zamierzonych efektów.
Czy w biurze warto?
5S pozwala na optymalizację procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Jednak ze względu na powiązanie tej strategii z działalnością produkcyjną, kwestionuje się słuszność wprowadzania 5S w strukturze biurowej. Organizacja pracy biura i działu produkcji nie różnią się wiele z punktu widzenia strategii 5S. W obu przypadkach mamy do czynienia z procesami oraz ryzykiem związanym z marnotrawstwem czasu i materiałów. W obu przypadkach, dzięki reorganizacji sposobu pracy, możliwa jest optymalizacja realizowanych działań.
Procesy biurowe są interesujące, ponieważ skrywają wiele nietypowych schematów działania, które w odróżnieniu od produkcji nie są zauważalne bez przeprowadzenia analizy w danym obszarze. Zdarzenia-procesy biurowe, których nie widać, najczęściej nie są poddawane optymalizacjom. Powszechnie uważa się je za niestandardowe i trudne do opomiarowania i rutynowego zarządzania – mówi Mariusz Szymocha. Tymczasem dzięki 5S wszystko to, co było trudne do weryfikacji, staje się proste i przejrzyste. Warto zauważyć, że w odróżnieniu od produkcji, w biurze łatwiej o zmianę: nie trzeba przenosić maszyn albo zmieniać rozkładu fabryki. Rezultaty za to są podobne – krótszy czas wykonywania zadań wynikający z ergonomii, prostoty i przejrzystości. W takiej sytuacji o korzyści finansowe i pozafinansowe nie jest trudno.
Co więcej, współczesne przedsiębiorstwa składają się coraz częściej z rozbudowanych struktur biurowych. Brak jednoznacznych standardów pracy, jasno określonych procedur archiwizowania dokumentów, czy problem z zachowaniem porządku na stanowiskach pracy może stanowić realne zagrożenie dla opłacalności prowadzenia biznesu. Warto pamiętać, że opóźnienie, błędy i każdy zagubiony dokument może być równoznaczny ze stratą klienta. A przecież wystarczy wprowadzić 5S, aby zwiększyć kontrolę zarówno nad każdym procesem, jak również nad firmą jako całością. Czy w biurze warto? Warto, byle rozsądnie oraz ze świadomością, że 5S jest zaledwie jednym ze sprawdzonych i użytecznych narzędzi stosowanych w szczupłym zarządzaniu przedsiębiorstwem – Lean Management.