W pogoni za technologią
W dobie powszechnej informatyzacji społeczeństwa trudno wyobrazić sobie współczesnego człowieka funkcjonującego bez komputera i dostępu do internetu. Za postępem technologicznym, siłą rzeczy podążają także przedsiębiorstwa. Odkąd nowoczesne rozwiązania informatyczne stały się ogólnodostępne, do osiągnięcia przewagi konkurencyjnej konieczne jest innowacyjne wykorzystanie technologii, wspierające procesy biznesowe. Coraz więcej firm przesuwa część operacji ze świata rzeczywistego do wirtualnego. Zatem, takie pojęcia jak: wirtualna firma, zespół czy biuro – nikogo już nie dziwią. Prężnie rozwijające się wirtualne biura robią imponującą karierę – także w Polsce. Mimo iż tego typu firmy funkcjonują na rynku od kilku lat, wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, jak duży potencjał rozwojowy posiadają.
Wirtualny start
Podstawą działania wirtualnego biura jest wynajęcie adresu na potrzeby siedziby przedsiębiorstwa. Nierzadko oferowane są w ten sposób bardzo atrakcyjne lokalizacje, np. biurowce w prestiżowych dzielnicach miast: Atrium Centrum, Prosta Tower, Blue Tower w Warszawie czy Delta House we Wrocławiu. Ważne jest to, że przedsiębiorca nie musi płacić pełnego czynszu za wynajmowane biuro, a dodatkowo wykorzystuje jego wirtualny odpowiednik do kontaktów z klientami. Usługi te wpływają na redukcję kosztów, nie wspominając o pozostałych korzyściach: wygodzie, oszczędności czasu i prestiżowym adresie biznesowym. Standardowo, wirtualne biura oferują prowadzenie korespondencji firmy, księgowości, czy też pomoc w załatwianiu spraw urzędowych, będąc niejako reprezentantem właściwej firmy. Zależnie od zakresu usług, a także lokalizacji i standardu lokalu, ceny wahają się między 100 a 500 zł miesięcznie – co stanowi atrakcyjną propozycję, biorąc pod uwagę fakt, iż koszt wynajmu normalnego biura może być dużo wyższy. Przedsiębiorca, wynajmując zwykłe biuro, zmuszony jest dodatkowo wyłożyć pieniądze na wynagrodzenie pracownika, który je obsługuje. Dzięki omawianej opcji alternatywnej, nie zajmuje się on czynnościami biurowymi, a skupia uwagę na rozwoju własnego biznesu.
Wirtualne biuro to nie tylko adres siedziby i usługi sekretarskie. Ze względu na coraz większe oczekiwania, oferta stale się poszerza i uatrakcyjnia. Wśród usług dodatkowych wymienić można m.in.: pomoc w rejestracji firmy, przechowywanie dokumentacji, pomoc prawną oraz informatyczną. Ciekawą propozycją stał się również wynajem sal konferencyjnych i pomieszczeń fizycznie istniejących biur na potrzeby kontaktu z klientem. Wirtualne biura, wychodząc naprzeciw wymaganiom, dodają do swoich ofert coraz to nowsze opcje. Niektóre z nich zajmują się projektowaniem stron internetowych, realizacją kampanii reklamowych bądź pomocą w uzyskaniu kredytu. Na współpracę z wirtualnym biurem bardzo często decydują się tzw. start-upy, ograniczając w ten sposób koszty wynajmu lokalu biurowego do minimum. Klientami są też małe i średnie firmy, zarówno polskie, jak i zagraniczne albo osoby fizyczne, które nie przebywają na stałe w kraju. Istnieją na rynku firmy, wynajmujące kilka adresów tylko po to, by zwiększyć prestiż swojej działalności poprzez posiadanie kilku oddziałów.
Przyszłość poza biurem?
Na polskim rynku funkcjonuje ponad 200 wirtualnych biur, działających głównie w największych miastach. W samej stolicy jest ich około 40. Przyszłość tego typu przedsiębiorstw rysuje się obiecująco. Zwłaszcza, że od pewnego czasu rozszerzają one swoją działalność o tzw. coworking – dynamicznie rozwijającą się opcję wynajęcia biurka dla freelancerów. Prowadzenie działalności gospodarczej nie zawsze obliguje do posiadania typowego lokalu biurowego. Decydując się na usługi wirtualnego biura, przedsiębiorcy oszczędzają nie tylko pieniądze, ale i czas. Nie ma wątpliwości, iż outsourcing usług biurowych podlegać będzie intensyfikacji w kolejnych latach. Firmy coraz chętniej wynajmują tzw. biura poza biurem. Jest to trend charakterystyczny szczególnie dla branży usług internetowych. W Polsce korzystanie z tej oferty może osiągnąć apogeum w okresie Euro 2012, ponieważ wtedy, na krótki okres, pojawią się inwestorzy, którym nie będzie opłacał się wynajem i utrzymanie drogiego lokalu biurowego. Istnieje więc duże prawdopodobieństwo, że na ich biznesowych wizytówkach widnieć będą polskie wirtualne adresy.