Kwestię dofinansowania urlopu pracownika można rozpatrywać pod kątem mniejszych i większych firm. W przypadku tych pierwszych – w których na pełen etat zatrudnionych jest mniej niż 20 osób - pracodawca może albo stworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), z którego dopłaci do wypoczynku pracowników, albo zrobić to z budżetu firmy. W większych przedsiębiorstwach pracownik może uzyskać wsparcie urlopowe jedynie poprzez ZFŚS.
Główna różnica między dofinansowaniem z środków własnych firmy a Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych polega na tym, że w tym pierwszym przypadku wsparcie może otrzymać każdy pracownik po spełnieniu określonych przesłanek. Natomiast dopłata z ZFŚS (tzw. wczasy pod gruszą) obejmuje tylko niektórych i jest różnej wysokości. Warto przyjrzeć się bliżej tym dwóm rodzajom dopłat.
Świadczenie urlopowe wypłacane z budżetu firmy przysługuje wszystkim zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, również tym pracownikom, którzy urlop wykorzystują w okresie wypowiedzenia (nie ma znaczenia sytuacja socjalna i rodzinna zatrudnionego). W takiej sytuacji pracownik otrzymuje świadczenie raz w roku, przy czym musi iść na urlop nie krótszy niż 14 dni kalendarzowych (do tego okresy wlicza się również święta i dni wolne, wynikające z rozkładu pracy pracownika). Świadczenia nie przyznaje się, jeśli pracownik wykorzystuje 14-dniowy urlop na przełomie roku. Jaka jest wysokość dofinansowania? Prawo ustala górną granicę wypłaty, którą jest wartość odpisu na fundusz świadczeń socjalnych właściwie do rodzaju zatrudnienia pracownika. Pracodawca może ustalić niższą kwotę, lecz musi poinformować o tym pracowników najpóźniej przed końcem stycznia tego roku, w którym wypłacane mają być świadczenia.
Zarówno w przypadku dofinansowania z budżetu firmy, jak i ZFŚS, to pracodawca podejmuje decyzję o wysokości i zasadach wypłaty, bazując na ogólnych warunkach zawartych w Ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Przy wczasach pod gruszą pracodawca ma obowiązek brać pod uwagę zarówno sytuację życiową, warunki socjalne, materialne, jak i rodzinne pracownika. Nie wszyscy pracownicy są uprawnieni do tego, żeby uzyskać takie świadczenia. Są sytuacje, że w danym roku niektórzy pracownicy ich nie otrzymują, ponieważ mają np. za wysokie dochody, za dobrą sytuację materialną i życiową. Wysokość dofinansowania zależy również od sytuacji pracownika i zasadniczo w odniesieniu do poszczególnych pracowników powinna się różnić – wyjaśnia Marta Kosakowska, aplikant adwokacki TGC Corporate Lawyers.
W każdej spółce powinien obowiązywać regulamin wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Powinny być w nim zawarte zapisy, które stanowią o tym, które osoby są uprawnione do uzyskiwania takiego świadczenia, jakie należy spełnić formalności, jakie przedłożyć dokumenty, jaka jest wysokość tego typu świadczenia i co się dzieje, kiedy na przykład pracownik przerwie urlop bądź wykorzysta dofinansowanie na cele niezwiązane z wypoczynkiem – tłumaczy Marta Kosakowska.
Pracodawca ma prawo, w obu przypadkach, zażądać od zatrudnionego przedłożenia rachunków za wakacje, w celu rozliczenia świadczeń. Jeżeli chodzi o świadczenia urlopowe, to zgodnie z ustawą pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi świadczenie urlopowe najpóźniej ostatniego dnia przed rozpoczęciem urlopu. Natomiast w przypadku wczasów pod gruszą nie ma takich ustaleń, ale normalne jest, że środki te są po to, by wykorzystać je na urlop, więc powinny być wypłacone na chwilę przed rozpoczęciem urlopu bądź niedługo po jego zakończeniu – informuje Marta Kosakowska.
Należy pamiętać, że świadczenia urlopowe, w przeciwieństwie do wczasów pod gruszą (finansowanych z ZFŚS), są opodatkowane. Pracodawca może jednak wypłacić więcej niż 380 zł i dopiero powyżej tej kwoty odprowadza się podatek – dodaje ekspertka z TGC Corporate Lawyers. Co więcej, jeśli świadczenie urlopowe przekracza 1093,93 zł, należy od niego zapłacić składkę na ZUS. W przypadku wczasów pod gruszą nie odprowadza się składek.