O tym, czy warto wdrażać systemy workflow opowiadają:
Renata Trębicka-Gałęza, Ekspert ds. Wsparcia Operacji w zespole monitorowania i analiz usług
Renata Trębicka-Gałęza, Ekspert ds. Wsparcia Operacji w zespole monitorowania i analiz usług oraz Przemysław Sołdacki, Wiceprezesem Zarządu AstraFox.
Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo często odwlekana przez firmy. Dlaczego tak się dzieje?
R.T.: Uważam, iż istnieje duża obawa przed zinformatyzowaniem, które może skutkować optymalizacją zasobów ludzkich. Dodatkowo, elektroniczny obieg dokumentów wymaga zmiany w układzie organizacyjnym danej firmy, czyli pójścia w kierunku zarządzania procesowego, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
P.S.: Z punktu widzenia Zarządu ciężko jest oszacować finansowe korzyści z wdrożenia takiego systemu, gdyż dotyczą one de facto zwiększenia wydajności pracy oraz ograniczenia negatywnych zjawisk typu "afera", np. niezłożenie na czas oferty, zapłata kar umownych itp. Ale te kwestie są mierzalne. Warto pomyśleć jaka będzie korzyść ze wzrostu wydajności pracy o 5-10 proc. czy likwidacji nawet jednej "afery" kwartalnie czy rocznie.
Wdrożenie obiegu elektronicznego powoduje czasem niechęć i obawy wśród pracowników, szczególnie tych, którzy są przyzwyczajeni do dokumentów papierowych. Jak można zachęcić zespół do tego rozwiązania?
R.T.: Uważam, iż najprostszą metodą będzie zaprezentowanie na przykładach jak działa system, jaki jest cel wdrożenia oraz przede wszystkim - jakie będą korzyści dla samego użytkownika i firmy.
P.S.: Wdrażanie każdej nowej technologii wiąże się z oporem psychologicznym przed zmianą. Optymalizacja pracy może ograniczać pracochłonność czynności, co rodzi obawy o redukcję zatrudnienia. Jednak w praktyce zwiększenie wydajności pracy pozwala ludziom się rozwijać i zajmować ciekawszymi tematami. Duży opór budzi również lęk przed skomplikowaniem pracy, dlatego nowe technologie muszą być jak najprostsze w obsłudze.
Jakie można wyróżnić korzyści związane z elektronicznym obiegiem dokumentów?
R.T.: Do takich zauważalnych korzyści mogę zaliczyć wyższy i efektywniejszy stopień współpracy wewnątrz przedsiębiorstwa, a także zminimalizowanie błędów popełnianych przez personel.
P.S.: Pomyłki ludzkie lub „zagubienie się” sprawy może rodzić olbrzymie problemy i koszty. Co będzie gdy nie przygotujemy umowy na czas? Za jakiś czas praca bez takiego systemu będzie trudna do wyobrażenia, tak jak obecnie ciężko sobie wyobrazić pracę bez e-maila czy bez komputerów.
Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę dokonując wyboru odpowiedniego programu? O czym warto pomyśleć jeszcze przed rozpoczęciem wdrażania?
R.T.: Myślę, iż ważnymi kryteriami wyboru powinny być między innymi: wielkość przedsiębiorstwa, rodzaje wykonywanych operacji i ich ilość oraz estymowane ilości w przyszłości, za tydzień, miesiąc czy rok.
P.S.: Warto też wziąć pod uwagę koszty i czas potrzebne na wdrożenie rozwiązania i jego dalszego dostosowywania do zmian organizacyjnych.
Na rynku istnieje wiele firm oferujących tego typu programy. Jakimi cechami powinien wyróżniać się dobry program workflow?
R.T.: Na pewno dobry program to program czytelny, intuicyjny i mierzalny, czyli dający możliwość raportowania ilości zdarzeń.
P.S. W pełni się zgadzam. Prostota obsługi to podstawa. Obecnie wszyscy używają e-maili, bo to bardzo łatwe. Obieg dokumentów powinien być równie łatwy w obsłudze. To ma być ułatwienie, a nie komplikacja.
Dlaczego czasem zdarza się, że wdrożenia systemów workflow nie kończą się sukcesem? Co zrobić by nie dopuścić do niepowodzenia?
R.T.: Aby uniknąć niepowodzenia na etapie wdrażania systemu należy przetestować jego wydajność, pomyśleć zawczasu o niezbędnych szkoleniach użytkowników, zabezpieczyć budżet w zakresie projektu na ewentualne poprawki systemowe, uspójnić procesy obiegu dokumentów, a także wprowadzić skuteczny monitoring każdej akcji, jaka dzieje się w systemie.
P.S.: I właśnie dlatego warto przeprowadzić pilotaż na małej liczbie procesów i użytkowników, aby upewnić się, że rozwiązanie sprawdzi się w naszej organizacji.